Раз-два и одобрено: как быстро пересмотреть вознаграждения сотрудников: Кейс PayLab и KTS

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Управление вознаграждением сотрудников — одна из самых сложных областей управления персоналом. От того, насколько эффективно выстроены процессы в этой области, зачастую зависит не только мотивация отдельных сотрудников, но и существенная часть расходов компании.

Задача: разработать сервис, который бы помог HR-специалистам и руководителям решать широкий круг задач:

• планировать расходы на персонал
• сравнивать вознаграждения в компании с рынком
• пересматривать вознаграждения сотрудников
• определять размеры премий

Сервис должен быть универсальным для разных компаний, быстрым в развертывании, а также удобным для пользователей.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Что учитывали при создании сервиса

• Руководители должны иметь доступ к данным только своих подчинённых;
• Сервис должен обладать всеми базовыми функциями работы с таблицами;
• В сервисе должна быть возможность удобно отправить предложения вверх по иерархии компании

Как сэкономили 80% стоимости вёрстки

Основные элементы сервиса — разные поля ввода и таблицы — типовые и часто повторялись в других продуктах. Рисовать их с нуля было бы нецелесообразно, так как есть библиотеки, откуда можно сразу брать готовые компоненты для дизайн макетов. Например, для Figma и для фронтенда. Мы остановились на наиболее полной библиотеке компонентов Ant Design.

Это было разумно и потому, что сервис только зарождается. Пока у PayLab нет определённых требований к стилю полей ввода, таблиц или выпадающих списков. Всё что важно на этом этапе — удобство в использовании и приемлемый внешний вид. Компоненты из библиотеки справляются с этими задачами. В итоге решение использовать готовые компоненты помогло заказчику сэкономить 80% стоимости вёрстки.

Что можно делать на платформе

В процессе общения с потенциальными клиентами Александр подтвердил гипотезу, что запрос есть не только на сервис для пересмотра вознаграждений. Клиентам нужна платформа для любых процессов массового изменения или сбора данных о сотрудниках, которые согласовываются по иерархии компании.

Мы решили разрабатывать сервис, куда можно загрузить excel-таблицу со всеми сотрудниками, выдать руководителям доступ только к своим подчинённым и отправить на согласование по иерархии.

Online-таблица получилась со всем базовым функционалом: онлайн-синхронизацией, разными типами данных и формулами. Для последних мы даже сделали собственный движок.

Загрузка данных

Очевидным решением ещё казалась и интеграция с учётными системами клиента. В ходе же CustDev мы выяснили, что выгружаемые данные, например, список сотрудников из 1С, всегда приходится дополнительно обрабатывать. Где-то есть ошибки, где-то нужно изменить ответственных. В итоге всё удобство от выгрузки данных в один клик нивелируется необходимостью серьёзно их дорабатывать.

К тому же стыковка с системой клиента замедляет внедрение сервиса. Поэтому мы остановились на загрузке excel-файлов «из коробки» и предложении кастомной интеграции для клиентов, которым будет недостаточно Excel.

Согласование в один клик

В отличие от систем согласования документов, в нашем сервисе нет привычных кнопок «согласовать» и «вернуть на доработку». Вместо них есть одна кнопка — «отправить руководителю». После нажатия которой у пользователя пропадает возможность редактирования. Это позволило создать сервис, который совмещает в себе и удобство совместной работы гугл-таблицы, и возможность согласования в один клик.

Конечно, для исключительных случаев в системе есть возможность заново открыть доступ нижестоящим руководителям, но продукт стремиться исключить бесконечное «перекидывание» таблицы.

Работа с сервисом на практике

Во-первых, пользователю необходимо настроить столбцы его таблицы — параметры сотрудников. Пользователь может настроить нужные ему параметры — например, рейтинг, зарплату, бюджет.

Во-вторых, HR загружает заполненную таблицу с данными сотрудников и рекомендациями в сервис, проверяет и отправляет руководителям.

В-третьих, руководители определяют сумму бонусов и компенсаций для своих подопечных и отправляют таблицу своему руководителю.

3. Результаты сотрудничества

Совместно с Александром Виноградовым, основателем сервиса PayLab, детально изучали тему под самыми разными углами, чтобы выбрать наиболее эффективный путь реализации. От идеи создать сервис с жёсткой структурой только для работы с пересмотром вознаграждений сотрудников, пришли к созданию конструктора для согласования самых разных процессов по иерархии компании.

В итоге на разработку макетов ушёл месяц, на MVP — два, тогда же у сервиса появились первые успешные пилоты.