Itfox Gant Система контроля и планирования рабочего времени сотрудников

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ItFox Gant — наше программное обеспечение для контроля загруженности сотрудников. Раньше мы использовали Excel, но это вызывало проблемы:

- забывали проставить занятость,

- перегружали сотрудников,

- не выделяли нужных специалистов на проекты.

Как результат — простои и дефицит разработчиков, что влияло на рентабельность и нервы.

Решение проблемы за 1 месяц

Не найдя подходящей системы на рынке, мы создали свою. Изучив варианты, поняли, что ничего не подходит: где-то сложно, где-то неинформативно, а где-то много ошибок.

Почему важно планировать рабочее время

Мы занимаемся ИТ-аутсорсингом и ведем несколько проектов одновременно. Каждый разработчик — дорогой актив, и его простой — удар по рентабельности. Нам важно знать загрузку на несколько месяцев вперед.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Идея собственной системы планирования зрела долго. Мы изучили рынок, но ничего не подошло, и оставались на Excel. Однако, человеческий фактор приводил к ошибкам.

Мы опросили менеджеров, провели собрания с разработчиками и создали прототип, который стал основой ItFox Gant.

С какими сложностями столкнулись?

Главная сложность — ограниченные сроки. Проект был рассчитан на месяц, после чего команда переходила к новому проекту. Мы отнеслись к нему как к коммерческому: сформировали команду из менеджера, разработчиков и тестировщика.

Менеджер ставил задачи в Shtab. Разработчики брали задачи из “To Do” и перемещали в “Test” после выполнения. Тестировщики сразу подключались. Вопросы решались с тимлидом или техдиректором. Такой подход обеспечил быстрый результат. Система разработана и протестирована в срок.

Как работает ItFox Gant?

Для планирования работы сотрудников используем:

График работы:

Отображает всех сотрудников, их специализацию и загрузку по спринтам. Спринты — это пятидневные периоды, в конце которых сдаем отчет. Загрузка отображается цветами: зеленый — полная, красный — перегрузка, серый и желтый — частичная.

Диаграмма загруженности:

Показывает все проекты и загрузку сотрудников. Это помогает избежать перегрузки и простоя.

3. Результаты сотрудничества

Избавились от проблем простоя и перегрузки. Теперь видим занятость сотрудников в реальном времени и можем оперативно реагировать. Система кроссплатформенная и обновляет данные мгновенно.

Планируем доработки:

- Анализ план/факт через интеграцию со Shtab.

- Разработка собственного счетчика с функцией скриншотов и индекса активности.

- Мониторинг дат выставления счетов и статусов оплат.