Внедрили корпоративный портал для 5000+ сотрудников РИВ ГОШ

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ЦЕЛИ ПРОЕКТА

• Повышение уровня информированности сотрудников.
• Предоставление всем сотрудникам удобного доступа к разнообразным внутренним сервисам.
• Сокращение временных затрат на поиск информации и получение нужной услуги.
• Повышение уровня вовлеченности и мотивации персонала.

О СИТУАЦИИ

РИВ ГОШ — это не только сеть парфюмерно-косметических магазинов по всей РФ, но и фабрика, имидж-студии и салоны красоты. Весь состав команды РИВ ГОШ заказчик разделяет на 4 категории:

• Офисные сотрудники (топ-менеджмент, бухгалтерия, кадровые службы и др.);
• Работники розничных магазинов и имидж-студий (продавцы-консультанты, администраторы, мастера и др.);
• Работники фабрики (технологи, контролеры, наладчики производственных линий и др.);
• Работники распределительного центра (товароведы, упаковщики, водители и др.).

Доля сотрудников офиса, где каждое рабочее место оснащено ПК, составляет всего 19%. Большая часть команды работает «в полях», где нет возможности обеспечить всех персональными компьютерами, — зачастую у сотрудников есть только смартфон, с помощью которого им приходится решать кадровые вопросы.

Заказчик зафиксировал следующие проблемы при взаимодействии внутри команды:

• Отсутствует канал связи, который позволил бы «говорить» напрямую с линейным персоналом и развивать нематериальную мотивацию. Вся коммуникация осуществляется через руководителя — из-за этого информация передается с задержкой или в неполном виде.
• Сложно найти информацию по актуальным для всех процессам: как оформить командировку, как зарегистрировать новый договор и т. д. Знания передаются «из уст в уста» — чтобы решить какую-то задачу, нужно просить помощи у других сотрудников, а такие консультации занимают время.
• Сотрудникам неудобно ориентироваться среди набора разрозненных сервисов и систем, необходимых для работы.
• Увеличились трудозатраты на отработку типовых кадровых вопросов: остаток дней отпуска, стаж, календарь отпусков, расчет заработной платы и пр.

К идее создания портала заказчик подходил три раза, пандемия стала решающим фактором для утверждения проекта: требовался модернизированный способ управления удаленными офисами и многочисленными сотрудниками в разных часовых поясах России.

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

• Создать единый канал коммуникации для регулярного информирования сотрудников и обмена обратной связью с руководством («внутренние СМИ»).
• Организовать пространство для структурного хранения корпоративной информации, к которой можно обратиться в любое время («база знаний»).
• Провести цифровую трансформацию HR-процессов и оптимизировать управление корпоративными услугами — как для их заказчика, так и для исполнителя.
• Предоставить доступ к цифровым ресурсам компании без ограничения для всех категорий сотрудников – пользователей ПК и смартфона.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ДОРОЖНАЯ КАРТА ПРОЕКТА

• 1 этап. Предпроектная аналитика. Октябрь 2021 — январь 2022.
• 2 этап. Техническое проектирование и реализация MVP. Ноябрь 2021 — февраль 2022.
• 3 этап. Ввод MVP в эксплуатацию. Март 2022.
• 4 этап. Развитие портала. Апрель 2022 — н. в.

АНАЛИТИКА

На старте мы провели предпроектное обследование и организовали серию встреч с заказчиком, где сформулировали бизнес-требования к порталу и зафиксировали их в техническом задании, а затем перешли к реализации интерфейсов.

Предпроектное обследование. Cо стороны Эм Си Арт в ППО приняли участие 10 человек, со стороны РИВ ГОШ – 17. Мы двигались в комплексном подходе, включающем несколько этапов:

• Анализ процессов управления человеческими ресурсами: текущие HR-практики, найм и подбор персонала, управление производительностью, оценка и развитие сотрудников, а также внутренние коммуникации и обучение.
• Анализ технической составляющей, включая информационные системы, используемые для управления HR-процессами. Такой анализ позволил определить преимущества и недостатки существующих решений и выявить потенциальные области для улучшения.
• Серия интервью с руководителями и сотрудниками различных подразделений компании для выявления потребностей и ожиданий от будущего портала. Специалисты по HR параллельно изучали отзывы и предложения своих сотрудников, чтобы учесть их мнение.

Формирование концепции. Разработка бизнес-требований к HR-порталу включала описание основных функциональностей, требования к пользовательскому интерфейсу, интеграцию с другими информационными системами и т. д.

Фиксация технического задания. По итогам мы составили подробный документ с описанием требований, функциональности и принципов работы новой системы, а также план ее внедрения.

Реализация интерфейсов. На этом этапе к разработчикам присоединилась команда дизайнеров, чтобы обеспечить техническую реализуемость созданных дизайн-концепций. Коллеги проработали технические ограничения, возможности и оптимальные решения для реализации задуманного интерфейса. Были проведены:

• Анализ требований пользователей и функционального задания. На его основе сформировали общую UI-концепцию.
• Итеративные процессы проектирования интерфейсов. UX-специалисты анализировали пользовательские потребности и создавали информационную архитектуру портала, определяя логику и структуру навигации.

На базе этих данных дизайнеры разрабатывали прототипы интерфейса, визуальные компоненты и элементы управления, учитывая принципы удобства использования и доступности.

Окончательные версии интерфейсов проходили тестирование с участием фокус-групп пользователей для оценки удобства, эффективности и соответствия поставленным требованиям. На основе полученной обратной связи мы проводили корректировки и доработки интерфейса до его финальной версии.

РАЗРАБОТКА ИНТЕРФЕЙСА

Для заказчика важна не только функциональность интранета, но и его визуальная составляющая — корпоративный портал должен соответствовать фирменному стилю РИВ ГОШ и учитывать пользовательское поведение.

Перед разработкой прототипов и макетов мы составили мудборд — подборку привлекательных сайтов о красоте и косметологии. Анализ лучших решений помог нам точнее понять ожидания заказчика к визуальной составляющей интранета.

На основе собранного мудборда и корпоративного брендбука мы разработали UI-kit, в котором регламентировали цвета, шрифты, отображение иконок и других элементов интерфейса портала. UI-kit постоянно дополнялся по мере развития проекта — впоследствии это ускорило создание новых страниц портала.

ФОКУС-ГРУППЫ И ЗАПУСК MVP

Совместно с заказчиком мы решили, что внедрять портал будем постепенно. На время пилотного внедрения заказчик выделил фокус-группу из 20 сотрудников, для которых организовал демонстрацию возможностей портала — впоследствии участники давали ценную обратную связь о разработанных сервисах и «отлавливали» неочевидные баги. Затем фокус-группу расширили до ста человек — в РИВ ГОШ этот состав прозвали «Золотой Сотней».

Чтобы завлечь пользователей из розницы на корпоративный портал, в MVP включили самые популярные сервисы, которые нужны всем сотрудникам — заказ справок, формирование расчетных листов и оформление отпусков. Помимо этих сервисов, сотрудники наиболее активно использовали сервисы благодарностей и дней рождения.

Что вошло в MVP:

• Главная страница
• Личный профиль сотрудника
• Личный кабинет
• Расчетный лист
• Остаток дней отпуска
• Банк идей
• Сервисы: благодарности, опросы, документы, медиафайлы, адресная книга, дни рождения, открытки, новые сотрудники
• Корпоративные новости
• Организационная структура
• Ссылки на внешние системы
• Памятка новичка
• Медицинское обслуживание
• История компании
• Интеграции с внешними системами
• Реализация мобильного приложения на базе платформы Bitrix Mobile.

РЕАЛИЗАЦИЯ

Всё начинается с главной страницы — связующего элемента для всего корпоративного портала РИВ ГОШ.

Элементы главной страницы:

• Верхнее меню: поиск, навигационное меню, «колокольчик» уведомлений и элементы личного кабинета сотрудника.
• Левое меню: популярные сервисы, ссылки на избранные сервисы (список пользователь настраивает самостоятельно), виджет для подключения к Wi-Fi.
• Основной баннер со слайдером, где размещаются важные новости и сообщения.
• Приветственный баннер, который отображается при первой авторизации сотрудника на портале и ведет на ознакомительную страницу для новичков.
• Корпоративные сервисы: дни рождения, благодарности, банк идей, опросы, новые сотрудники.
• Актуальные новости компании.

Отдельной доработкой реализовали на Sphinx общий поиск в интранете — его мы научили:

• Автоматически исправлять ошибок в словах (на основе анализа данных из базы);
• Искать по транслитерации слова (например, по запросу «шанель» поиск выдаст результаты, где указано «Chanel»);
• Исправлять раскладку (RU ↔ EN);
• Искать по внутренним вхождениям (по введенной части слова поиск выдаст результаты с полным словом);
• Искать по морфологии с учетом числа и падежа.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ

Профиль сотрудника состоит из карточки с контактной информацией и личного кабинета, где сотрудник может воспользоваться ключевыми возможностями портала (заказать справку или расчетный лист, записаться к врачу, подать заявку на оборудование и др.).

Чтобы завлечь пользователей из розницы на корпоративный портал, в MVP включили самые популярные сервисы, которые нужны всем сотрудникам — заказ справок, формирование расчетных листов и оформление отпусков. Помимо этих сервисов, сотрудники наиболее активно использовали сервисы благодарностей и дней рождения.

Расчетный лист. Сервис позволяет за пару кликов сформировать расчётный лист. Сотрудник получит уведомление в «колокольчик», когда документ будет готов к скачиванию.

Отпуска. Сотрудник может увидеть оставшееся количество дней отпуска, ознакомиться с графиком за год и историей ранее оформленных отпусков.

ИНСТРУМЕНТ КОММУНИКАЦИИ И НЕМАТЕРИАЛЬНОЙ МОТИВАЦИИ

Дни рождения. Сервис позволяет отслеживать дни рождения сотрудников и отправлять им поздравления через портал — текстовым сообщением или с добавлением открытки. При необходимости можно подписаться на напоминания — уведомление придет за неделю и за сутки до дня рождения.

Банк идей. Расширили возможности штатного Банка идей Битрикс24 — кастомизировали интерфейс, добавили возможность модерирования идей и переработали статусную модель.

Опросы.Заказчик регулярно проводит опросы сотрудников для сбора обратной связи по тем или иным корпоративным вопросам. Также через портал заказчик проводит NPS-опросы для понимания уровня удовлетворенности персонала, опросы для новых сотрудников и экзит-интервью с увольняющимися сотрудниками — это помогает сокращать текучку и вовремя находить болевые точки в коллективе.

Журнал. Здесь публикуются новости компании — в том числе те, которые не попадают на корпоративный сайт. Кроме того, каждый месяц контент-менеджеры РИВ ГОШ выпускают на портале дайджест самых популярных и актуальных новостей.

Сотрудники компании могут не только читать Журнал, но и предложить новость для публикации — после проверки модератором она также будет размещена на портале.

Также мы полностью переработали возможности штатного визуального редактора и упростили для контент-менеджеров создание новостей на портале.

ПЛОЩАДКА ДЛЯ ЗАКАЗА УСЛУГ

Заказ справок. Сервис позволяет быстро заказать справку или копию документов — для этого достаточно заполнить небольшую форму. В сервисе предусмотрены статусы для отслеживания процесса, а по готовности сотрудник получит уведомление на портале.

Медицинское обслуживание и запись к врачу. РИВ ГОШ заботится о здоровье сотрудников — на портале у сотрудников есть возможность воспользоваться услугами ДМС и записаться к офисному врачу.

БАЗА ЗНАНИЙ

Страница новичка. Когда в компании появляется новый сотрудник, важно помочь ему не потеряться в большом объеме информации — в дальнейшем это помогает новичку быстрее адаптироваться и раскрыть свой рабочий потенциал.

В такой большой компании, как РИВ ГОШ, новые сотрудники приходят очень часто, поэтому мы разработали специальную страницу, которая помогает освоиться на рабочем месте и не «заблудиться». На странице опубликованы приветственное видеообращение Президента РИВ ГОШ и пошаговые инструкции о том, с чего начать свой первый рабочий день.

Миссия и ценности компании. Сотрудникам комфортнее работать в компании, убеждения которой они разделяют. Сформулированные ценности и миссия помогают компании РИВ ГОШ донести до сотрудников смысл их ежедневного труда и обозначить принципы командной работы.

История компании. Многолетнюю историю РИВ ГОШ упаковали в виде вертикального таймлайна с ключевыми точками — событиями, которые определяют развитие компании.

Организационная структура. Кастомизировали штатную орг. структуру Битрикс24, а также добавили больше уровней вложенности для более удобного использования.

МОБИЛЬНОЕ ПРИЛОЖЕНИЕ

Доступ к возможностям корпоративного портала реализован в мобильном приложении Битрикс24. Мы переработали интерфейсы штатного приложения под фирменный стиль заказчика, адаптировали и добавили в «мобилку» новые сервисы. Теперь все сотрудники РИВ ГОШ имеют полноценный доступ к порталу — даже если у них нет компьютера на рабочем месте.

РАЗВИТИЕ ВОЗМОЖНОСТЕЙ ПОРТАЛА

После полноценного запуска MVP мы перешли к развитию возможностей корпоративного портала.

Заявки. Сервис заявок помогает упростить процессы получения IT-оборудования и мебели — особенно это актуально при трудоустройстве нового сотрудника.

Вакансии. Вакансии компании доступны в специальном разделе. Сотрудник может оставить отклик самостоятельно или порекомендовать кандидата — за успешное привлечение компания выдает бонусы. Кадровым специалистам доступен весь необходимый функционал управления вакансиями: публикация и редактирование, работа с откликами, перенос в архив и добавление в черновики.

Справочник магазинов. РИВ ГОШ — это 250+ магазинов, географически распределенных по территории России. Мы разработали раздел, который содержит всю основную информацию о магазинах с контактными данными управляющих и территориальных менеджеров. В карточках магазинов также отображаются полученные награды за внутренние конкурсы и активности.

Пятиминутка. Еженедельное собрание в головном офисе, которое транслируется для сотрудников розничного департамента и управляющих магазинами. На собрании освещаются все основные события за прошедший отчетный период, а также анонсируются все важные мероприятия и маркетинговые активности. Это важный элемент сплочения коллектива РИВ ГОШ — на пятиминутке любой сотрудник может в прямом эфире задать интересующие вопросы топ-менеджерам.

Конкурсы. Еще один способ из инструментов коллективного взаимодействия в РИВ ГОШ — конкурсы среди сотрудников. Например, мы помогли запустить на портале конкурс для детей сотрудников — их просили показать, каким они представляют себе РИВ ГОШ. Наградой за победу стала возможность лично провести завтрак с Президентом компании.

ПРОДВИЖЕНИЕ ИНТРАНЕТА

В конечном счете в интранете появились все 5000+ сотрудников РИВ ГОШ — этого удалось достичь постепенно и несколькими «волнами». Для новых пользователей было важно донести полезность портала и продемонстрировать его возможности, поэтому представители заказчика использовали разнообразные инструменты продвижения интранета.

• В первую очередь заручились поддержкой президента и топ-менеджмента: записали специальное видео с Президентом РИВ ГОШ, в котором он приглашал сотрудников познакомиться с интранетом;
• Проводили онлайн-встречи с демонстрацией всех возможных пользовательских сценариев;
• Получили помощь в продвижении от территориальных менеджеров — они быстро осознали, что благодаря возможностям интранета высвобождаются десятки часов рабочего времени
• Публиковали анонсы новостей со ссылкой на портал в закрытом телеграм-канале команды;
• Отправляли email-рассылки с обзором новых сервисов портала;
• Показывали заставки на корпоративном ТВ в офисе.

Дополнительно привлекали внимание офлайн-методами:

• Использовали наклейки с QR-кодом в офисном пространстве;
• Брендировали мерч. Например, на форзаце ежедневников, которые есть у всех сотрудников, размещены ссылки на портал, а все новые сотрудники в Welcome pack получают брошюру с описанием функционала портала;
• Выступали вживую перед линейным персоналом и наглядно демонстрировали, как пользоваться порталом.

ПЛАНЫ ПО РАЗВИТИЮ ПОРТАЛА

Сейчас портал покрывает все базовые функции и бизнес-процессы. Далее в планах углублять исследования пользователей, апгрейдить клиентский путь и автоматизировать процессы.

• Полностью автоматизировать адаптацию нового сотрудника.
• Дополнить геймификацию: ввести награды за достижения и подключить магазин сувенирной продукции.
• Внедрить Service Desk, связанный со всеми информационными системами компании, который станет единой точкой контакта с IT, АХО, СБ и другими службами компании.
• Расширить возможности HR-автоматизации. Например, добавить постановку целей и управление KPI.
• «Оцифровать» офис РИВ ГОШ: сделать интерактивную карту офиса, разместить на ней сотрудников, описать их функционал, добавить контактную информацию.

Дмитрий Скориков

Менеджер по развитию корпоративного портала, РИВ ГОШ

Не вся аудитория компании сразу приняла и поняла удобство сервиса, но со временем для каждого нашёлся сервис «по душе». Кто-то читает новости, кто-то записывается на массаж, кто-то ищет контакты коллег, а кто-то активно участвует в конкурсах для сотрудников. Большой популярностью пользуются сервисы для well-being.

3. Результаты сотрудничества

• Уровень информированности сотрудников «в полях» ощутимо вырос. Работники розничных магазинов, производства и склада получили удобный доступ к необходимой корпоративной информации.
• Минимизировали возможность потери информации — теперь сотрудники получают ее напрямую из проверенного источника. Накопленные знания впредь будут оставаться внутри компании – все предыдущие наработки не пропадут, а бизнес-процессы не встанут на паузу, если меняется человек.
• Высвободили рабочее время сотрудников и ускорили операционную деятельность компании. Вместо поиска или помощи в поиске информации они занимаются своими непосредственными задачами. Заказчики и исполнители теперь более эффективно управляют корпоративными услугами.
• Повысили внутренний корпоративный имидж — команда убеждается в том, что РИВ ГОШ является современной компанией, ориентированной на комфорт сотрудников. HR-подразделение получило новые возможности для продвижения корпоративной культуры и организации мероприятий. Согласно внутренней статистике, уровень вовлеченности и мотивации персонала значительно возрос.

ОБЩАЯ СТАТИСТИКА

• 95% сотрудников хотя бы раз воспользовались возможностями портала.
• 55% сотрудников заходят на портал хотя бы раз в неделю.
• Средняя посещаемость в месяц (MAU) — 2000-3000 в месяц.
• Средняя посещаемость в день (DAU) — 150-250 в месяц.

СТАТИСТИКА СЕРВИСОВ

• Прочитано 80 000 новостей;
• Сделано 2200 записей к Beauty-специалистам;
• Выдано 5000 справок;
• Изготовлено 350 пропусков для новых сотрудников;
• Заказано IT-оборудования на 300 рабочих мест;
• Предложено 200 идей;
• Выдано 50 парковочных мест.

ИССЛЕДОВАНИЕ УДОВЛЕТВОРЕННОСТИ

В конце 2023 года компания провела исследование удовлетворенности сотрудников РИВ ГОШ. Индекс eNPS составил 75% — довольно высокий показатель на шкале значений от -100% до 100%. Доля сторонников составила 81%, критиков — 6%.

Елена Москалева

Руководитель проекта, РИВ ГОШ

Корпоративный портал для нас — это не только единое входное окно, но и инструмент для коммуникации и нематериальной мотивации для всех сотрудников «РИВ ГОШ». Мы делали несколько подходов к реализации интранета — и совместно с командой «Эм Си Арт» наконец достигли целей внедрения. Благодарим коллег за воплощение наших желаний в реальность и конструктивное рабочее взаимодействие

Дмитрий Скориков

Менеджер по развитию корпоративного портала, РИВ ГОШ

Портал имеет свой стиль и дизайн, который чётко перекликается с корпоративным стилем. Поэтому есть возможности для креатива и создания любых проектов в короткие сроки. Например, мы на один день меняли шрифт портала, и акцентные новости были в формате “Доброшрифта” в рамках проекта поддержки детей с ДЦП. Портал — это не только сервис для бизнес-процессов, это также важный инструмент трансляции корпоративной культуры

Посмотреть полную версию кейса на нашем сайте →