Чат-бот для контроля работы сотрудников

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Задача проекта — упростить и автоматизировать процесс выбора объекта для проведения работ. Обеспечить возможность отправки отчета о проделанной работе и своевременное получение информации для руководителей компании.

Цель проекта — улучшить эффективность работы сотрудников и упростить процессы связанные с выбором объекта, отчетностью и уведомлениями.

Технологии

Язык программирования — Python

База данных — PostgreSQL

Серверные решения — Docker

API — Telegram

API — Google Sheets

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Главной проблемой, является получение обратной связи от работников о проделанной работе на строительных объектах в течение дня. Процесс получения такой информации неэффективен и требует дополнительных усилий.

В связи с этим, компания Электро Соул Солюшенс приняла решение о разработке инструмента, который поможет решить эти проблемы.

Чат-бот является интуитивно понятным и простым в использовании. Для регистрации в боте, пользователь должен заполнить мини-анкету указав свои фамилию и имя.

В сервисе предусмотрены две роли пользователей, которые назначаются через Google Sheets: «Пользователь с базовым доступом» и «Пользователь с расширенным доступом».

После регистрации в боте, пользователю доступен функционал, относящийся к его роли. Для пользователя с базовым доступом — выбор объекта для работы и отправка отчета. Для пользователя с расширенным доступом, к предыдущему функционалу добавляется возможность оставить заявку на необходимый материал на объекте.

Для учета данных используется Google Sheets. В таблице «Сотрудники» хранятся все зарегистрированные пользователи бота. В таблице «Объекты» содержится информация обо всех объектах. При добавлении или изменении объекта в таблице, меню с объектами в боте обновляется автоматически.

В таблице «Учет рабочего времени» хранятся данные о проделанной работе на объектах. Указывается дата, фамилия и имя сотрудника, объект, время начала и окончания работ, описание выполненных работ, а также время проведенное на объекте и отработанное время за день. Каждый новый месяц добавляется новый лист. По истечении каждого месяца руководителю в Telegram отправляется exel-файл с месячным отчетом.

В таблице «Заявка на материал» хранятся заявки сотрудников на необходимый материал. Заявка содержит дату, фамилию и имя сотрудника, тип сотрудника, объект и описание заявки.

3. Результаты сотрудничества

Таблицы с дашбордами созданы для комфортной работы и быстрой проверки руководителем. Одним из основных применений таблиц с дашбордами является расчет заработной платы сотрудников. На основе данных об отработанных часах и выполненных задачах руководитель может точно определить сумму заработной платы, которую должны получить сотрудники.

Дашборд по сотрудникам: на этом дашборде отображается таблица с информацией о пользователях, которые запустили бот и прошли авторизацию. Список пользователей сортируется по полю «Фамилия Имя». Можно выбрать интервал дат, чтобы отобразить данные только за определенный период. В таблице отображается фамилия, имя и количество отработанных часов и минут для каждого сотрудника. Также доступна фильтрация по одному сотруднику.

Дашборд по объектам: на этом дашборде отображается таблица с информацией о пользователях и объектах, которые были в работе. Можно выбрать интервал дат, чтобы отобразить данные только за определенный период. В таблице отображается название объекта, фамилия и имя сотрудника, количество часов и минут, проведенных на объекте. Также доступна фильтрация по объекту и сотруднику.

Если сотрудник не завершил рабочий день в 18:00, ему будут направлены уведомления с напоминанием о необходимости отправить отчет. Если до полуночи отчет не будет отправлен, работы пользователя будут обнулены, то есть все его проделанные действия за день будут считаться недействительными.

Это строгое контролируемое правило направлено на обеспечение дисциплины и эффективной работы сотрудников.

Отправка уведомлений в группу Telegram: бот отправляет уведомления в рабочую группу Telegram при определенных действиях пользователей, таких как выбор объекта, отправка заявки на материал, завершение работы на объекте или незавершение работы на объекте. Уведомления помогают получать своевременную информацию о действиях пользователей.

Недавно, была добавлена новая роль для пользователей «Уволен», достаточно указать роль через Google Sheets в таблице «Сотрудники». Пользователи с этой ролью блокируются в боте. Если случайно заблокирован нужный сотрудник или уволенный сотрудник возвращается в компанию, роль может быть изменена и доступ пользователя к боту будет восстановлен.