Авторизация
Сброс пароля
Создание бизнес-процесса по согласованию договоров на Битрикс24
Заказчик: Стандартпласт
Стандартпласт — крупная компания, в которой ежедневно заключается множество разных договоров. Причем для каждого типа договора – свои цепочки согласований. Процесс согласования и подписания договора мог длиться более месяца. Цель: согласование договора максимум за 5 дней!
Агентство-исполнитель кейса
1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели
— «Стандартпласт» — крупная компания, в которой ежедневно заключается множество разных договоров. Причем для каждого типа договора – свои цепочки согласований. В обязательном порядке договор подписывает руководитель отдела, а юридический отдел дает разрешение.
Примеры договоров:
- Договор поставки сырья
- ДС об изменении порядка оплаты, цен, объема поставляемого/закупаемого сырья
- Договор поставки ГП офис и ОП
- Договор поставки оборудования ТМЦ
- Дополнительное соглашение о пролонгации, смене реквизитов
- Дополнительные соглашения об изменении порядка оплаты, цен - на сырье
- Договор оказания услуг(подряда), аренды и пр.
- Договор по государственному оборонному заказу (ГОЗ)
- Длительная процедура согласования договоров, которая проходит последовательно, то есть подпись идет последовательно от одного звена – к следующему, и пока предыдущее ответственное лицо не подпишет, другие звенья даже не знают о запуске процедуры.
- Не было контроля сроков согласования
- Не учитывалось отсутствие ответственных за согласование: тех, кто был на больничном, в отпуске или в командировке.
В итоге процесс согласования и подписания договора мог длиться более месяца.
Внедрение шаблона в Битрикс24
Переработка схемы бизнес-процессов в Битрикс24
Добавление констант
2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения
Мы проанализировали процессы компании, выявили слабые места и определили 4 основные задачи, которые помогут достичь цели:
- Уведомлять ответственного если договор не согласован более суток.
- Переносить на заместителя, если ответственный отсутствует.
- Собирать комментарии согласующих для передачи сотруднику юридического отдела — запараллеливание процесса.
- После подписания договора, уведомлять инициатора и сотрудников бухгалтерии для заведения договора и контрагента в программу учета.
Мы полностью переработали схему бизнес-процесса в Битрикс24, так как просто доработать имеющийся процесс было недостаточно.
1. Добавили глобальные константы и теперь ответственного достаточно поменять только в 1 месте. Масштабировали и теперь глобальные константы можно использовать для всех процессов компании, а ранее константы были привязаны к конкретному бизнес-процессу.
2. Реализовали зависимость перечня согласующих от типа договора и инициатора запуска согласования этого договора. Ранее привязка была только по типу договора и некоторые обязательные звенья могли быть пропущены, из-за чего оценка заключения могла быть неверной, возрастали риски невыполнения требований к срокам поставки и оплаты по договору.
3. Трансформировали последовательный процесс согласования в параллельный: сейчас после подтверждения руководителя сотрудника, инициировавшего процесс, согласование договора идет параллельно между всеми участниками.
4. Добавили оповещения ответственных об истечении сроков согласования договоров: если договор не подписан в течение 2-х дней, система предупреждает ответственного.
Реализовали напоминание ответственному на подписание оригинала договора и уведомление о подписи всем участникам цепочки согласования не только внутри портала Битрикс24, но и на почту.
5. Если в течение 3-х дней договор не согласован ответственным, то ему уходит соответствующее уведомление, а процесс переходит в юридический отдел. Юристы собирают комментарии по договору и решают, передавать ли его на подпись генеральному директору.
6. Реализовали постановку задачи на заведение нового контрагента в учетную базу 1С. Раньше заведение нового контрагента (покупателя/поставщика) в базу осуществлялось через отдельное письмо инициатора и на основании уже подписанного договора. Сейчас задание с ИНН и необходимыми реквизитами отправляется ответственному экономисту автоматически. Таким образом, ускорили процесс за счет запараллеливания процесса, а также автоматизировали процесс — не приходится делать вручную и меньше шанс забыть
7. Реализовали напоминание ответственному на получение оригинала договора и уведомление о подписи всем участникам цепочки согласования не только внутри портала Битрикс24, но и на почту.
Зависимость перечня согласующих от типа договора и инициатора
Процесс согласования договоров
Заведение нового контрагента в учетную базу 1С
3. Результаты сотрудничества
- Срок согласования договоров уменьшился до 5 дней.
- Снижаются риски реализации договора за счет того, что юристы в курсе комментариев участников, могут точнее оценить сложности и принять более верное решение о заключении договора.
- За счет автоматизации добавления новых контрагентов в 1С процесс ускоряется, исключаются ошибки и потери данных.
Пример уведомления на почту
Пример уведомления на почту
4. Заключение
Назначение заместителей ответственных. В компании не было четкого регламента, кто за что отвечает. Совместно с юридическим отделом мы собрали информацию и разработали регламент замещения ответственных за подписание договоров лиц. Это позволило значительно высвободить время руководителей, а их заместителям выдать дополнительные полномочия.
Сопутствующие услуги
- Обслуживание и обновление портала. Мы регулярно обслуживаем портал компании, смотрим за обновлениями и изменении в составе согласующих, участвуем в цепочке увольнения сотрудников. Проверяем нет ли на них просроченных задач и не участвуют ли они в БП компании.
- Переделали остальные бизнес-процессы на глобальные константы: поиск, прием и увольнение сотрудников, составление КП менеджером промышленной группы, производственные инструкции, согласование рабочих регламентов и инструкций и многое другое. Об автоматизации этих процессов вы так же можете ознакомиться в кейсах.
Что дальше
Перевод остальных БП на глобальные константы. Например, при увольнении или смене сотрудников на занимаемой должности, достаточно будет изменять ответственного только в одном месте.
Почему выбрали Битрикс24?
- — Так исторически сложилось: изначально приобрели и использовали как ленту корпоративных новостей, и уведомляли о днях рождения сотрудников, использовали для бронирования переговорных, далее специалисты нашей компании развивали функционал портала. Мы добавили бизнес-процессы, горячую линию, настроили CRM, базу знаний, курсы для обучения новых сотрудников.
- — Для сотрудников Битрикс24 – привычная и комфортная среда.
- — Развивается компания и развивается продукт Битрикс24, его хватает для автоматизации текущих процессов, так же мы видим потенциал для масштабирования.
Агентство-исполнитель кейса