Создали CRM агентства недвижимости для работы с базой из 11 000 квартир

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«Монолит» — федеральное агентство продажи и аренды недвижимости с филиалами в 10 городах.

Для организации работы филиалов и автоматизации бизнес-процессов нужна CRM-система, в которой должны быть функции:

• контроль за сделками и проведением рекламных кампаний;
• бесшовная связь между отделами;
• единый формат отчетов, информации об объектах, клиентах и прочему;
• интеграция с кабинетами агентства на Авито, Циан, Домклик и других сайтах;
• парсинг объявлений с этих сайтов;
• возможность масштабировать систему, добавить новые функции, подключить дополнительные модули.

В существующих CRM нет части важных функций, поэтому «Монолиту» нужно свое решение, в котором сотрудникам было бы удобно работать, а руководству — контролировать процессы и следить за аналитикой.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Для разработки CRM мы изучили рабочие процессы риелтора. Это помогло составить список нужных функций и понять, как оптимизировать рутинные задачи.

• Организовали базу объектов
• Мы организовали базу объектов для продажи и аренды. Риелтор может добавить объект самостоятельно или работать с тем, что система спарсила с доски объявлений через API.
• Ориентироваться по базе помогают фильтры. Например, можно искать варианты по ценовому диапазону или на нужной улице, выбрать объекты, закрепленные за конкретным менеджером. Отфильтрованные результаты можно экспортировать в виде таблицы в Excel.
• Риелторы подсказали, какие функции облегчают им работу. Например, мы сделали два варианта выделения базы: левой кнопкой мыши — все на странице или некоторые, правой — вообще все в этом разделе. У выделенных объектов можно редактировать общие параметры или создать для них рекламную кампанию.
• Внедрили шахматку
• Мы внедрили в CRM специализированную функцию для агентств недвижимости — Шахматку — отдельный раздел с базой всех ЖК в городе. Он интегрирован с базой застройщиков и автоматически обновится, например, если они поменяют цену за метр.
• Функция автоматизирует работу и избавляет от ручного добавления квартир. Риелторы сразу получают актуальную информацию и могут быстро перенести конкретную квартиру в свою базу и создать сделку, если для нее нашелся покупатель.
• Собрали этапы сделки для канбан-доски
• Риелтор ориентируется в сделках с помощью персональной канбан-доски. Он переключает флажок или перетаскивает сделку на текущий этап — показ квартиры, внесение задатка или другой. Этапы мы выделяли вместе с риелторами, чтобы доска отражала реальный процесс работы. В одном окне содержится все управление сделкой: прикрепление объекта и контакта, планирование и итог показа, добавление задач — перезвонить, запустить рекламу и других, которые можно делегировать.
• Встроили парсер
• Агентства недвижимости работают с сайтами объявлений, но сотрудникам «Монолита» не нужно самим искать парсеры или вручную копировать объявления и переносить их в базу.
• Мы интегрировали CRM с досками объявлений через API. Риелторы могут пользоваться внутренним парсером, чтобы собрать объекты с Авито, Циана, ГиперНН, Домклика, Юлы и других сайтов.
• Внедрили управление рекламой
• Управлять премиум-размещением и рекламными кампаниями на досках тоже можно из интерфейса CRM. Риелтору нужно задать критерии для выбора объектов, а система соберет их из базы в XML фид и отправит на площадку. Эта схема уменьшает риск утечки данных, поскольку руководству не придется выдавать сотрудникам доступ к рекламным кабинетам.
• Автоматизировали заполнение документов
• Мы автоматизировали заполнение документации и полностью сняли эту задачу с риелтора. Администратору нужно один раз настроить шаблон в системе и указать, откуда она должна подтянуть информацию в конкретное поле документа. Риелтор может проверить готовый файл и использовать в работе.
• Интегрировали телефонию
• Мы интегрировали CRM с IP телефонией Zadarma и модулем Asterisk. Риелтор может звонить клиенту и принимать звонки через интерфейс CRM, причем он увидит всю информацию о клиенте, историю обращений и сделок. Руководитель может прослушать записи и проконтролировать работу.
• Настроили создание ролей
• Мы оставили агентству возможность назначать и изменять пользователей в системе. Пользователь с ролью администратора может создать новую роль, например, ипотечного брокера, и настроить для него нужные доступы к просмотру разделов CRM, колл-центру, выполнению разных функций и изменению настроек.

3. Результаты сотрудничества

Получилась CRM-система, заточенная под нужды агентства недвижимости. При этом она универсальная, систему с похожими функциями и возможностями можно будет развернуть для любой компании.

Система автоматизирует и упрощает большую часть работы:

• ведение сделок с клиентами;
• сбор базы недвижимости;
• работу с новыми квартирами в ЖК;
• обновление базы от застройщика;
• размещение рекламы на досках объявлений;
• звонки клиентам и работа с базой контактов;
• заполнение отчетов по шаблонам.

У сотрудника остается больше времени на персональную работу с клиентами и базой, а руководство получает платформу для контроля за сделками и работой каждого сотрудника.