Личный кабинет сотрудника «ИЗТТ»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Предыстория

В связи с ростом команды и увеличением кадровых запросов возникла необходимость создать единую точку доступа к сервисам и информации, предоставить инструменты для оперативного получения HR-услуг и взаимодействия сотрудников с отделом кадров.

Цели

• Сокращение трудозатрат сотрудников на процессы оформления и получения услуг в части управления персоналом
• Оптимизация процессов предоставления HR-сервисов
• Сокращение сроков получения HR-услуг
• Усиление контроля и прозрачности процессов предоставления HR-сервисов
• Устранение цифрового неравенства между административными и производственными сотрудниками

Задачи

• Разработать личный кабинет сотрудника на базе Битрикс24 и автоматизировать получение HR-услуг
• Разработать мобильное приложение, повторяющее функционал системы
• Внедрить подписание ЭЦП
• Реализовать разделение прав доступа пользователей в зависимости от полномочий в бизнес-процессах компании
• Выполнить интеграции с внутренними и смежными системами

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Основные особенности системы

Специалисты компании «Факт» реализовали систему на базе платформы Битрикс24. Enterprise с кастомизацией базовой платформы под требования заказчика. С целью обеспечения отказоустойчивости была построена трехуровневая серверная архитектура. Разработана и реализована ролевая модель пользователей и настроена интеграция с контроллером сквозной аутентификации для обеспечения безопасности хранения персональных данных. Для большего вовлечения сотрудников выполнено уникальное брендирование личного кабинета.

Главная страница

Главная страница выполнена в корпоративном стиле и содержит персонализированную для пользователя информацию:

• Список часто используемых сервисов;
• Персональные запросы, задания, ознакомление с приказами в блоке «Обратите внимание»;
• Возможность посмотреть все свои запросы на получение HR-услуг.

Кадровые сервисы

Сотрудник в режиме онлайн с любого устройства может воспользоваться HR-сервисом выбрав нужный из каталога сервисов. Любой сервис может быть добавлен в «Избранное» и будет находится в быстром доступе в Личном кабинете пользователя.

Жизненные ситуации

С целью сделать личный кабинет более «человечным» и понятным для пользователей мы реализовали альтернативный поиск необходимого HR-сервиса через жизненные ситуации. При клике на ситуацию происходит переход на страницу со списком подходящих сервисов. Удобный поиск позволяет сотруднику быстро найти подходящий HR-сервис и повысить вовлеченность при работе в личном кабинете.

Формирование заявки

Конструктор создания запросов позволяет оформить HR-услугу в несколько кликов, не заполняя бумажные заявления и как следствие сэкономить время и ресурсы компании.

Автоматизированная цепочка согласования

Каждый HR-сервис имеет собственную цепочку согласования, по которой отправляется созданная сотрудником заявка. Автоматизация процесса согласования и подписания позволяет исключить ошибки, сделать процесс прозрачным и сократить время оформление заявки на 30%.

Электронное подписание документов в рамках HRM-системы

На основе интеграции с Удостоверяющим центром организован процесс согласования и подписания кадровых документов при помощи усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) сотрудником и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) работодателем.

• Разработали сервис для автоматического выпуска электронно-цифровой подписи (ЭЦП);
• Внедрили возможность подписания заявлений и документов HR-сервисов при помощи ЭЦП.

Интеграции

Реализовали интеграционный слой:

• с 1С-Предприятие для наполнения личного кабинета информацией о сотрудниках;
• с MS Active Directory. Реализована авторизация, выгрузка информации о структуре подчиненности и должностях сотрудников;
• с внешним сервисом управления командировками для формирования графиков командировок, график отсутствий и выплат по командировочным расходам;
• с удостоверяющим центром СБК Контур для реализации процесса электронного подписания документов.

3. Результаты сотрудничества

В компании появилась современная система объединяющая более всех сотрудников с возможностью оперативного получения HR-сервисов, подписания и хранения электронных кадровых документов.

• Разработали и внедрили личный кабинет сотрудника с автоматизацией 46 HR-сервисов
• Разработали полнофункциональное мобильное приложение
• Реализовали возможность автоматического выпуска ЭЦП
• Реализовали интеграционный слой со смежными системами