Российский импортер комплектующих для грузовиков Автолонг разработал ERP-систему совместно с Делаем IT

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Заказчик – компания Автолонг, занимается продажей аксессуаров комплектующих и сопутствующих товаров для грузовых автомобилей оптом и в розницу.

Задачи ERP-системы

• Наша основная задача от клиента – разработка системы, которая позволит управлять заказами, то есть взаимодействием с поставщиками и китайскими партнёрами.
• выбирать поставщиков и разные условия закупок;
• мониторить цены поставщиков и оформлять поставки товаров;
• формировать заказы и контролировать их исполнение;
• корректировать и закрывать заказы;
• поддерживать различные схемы приема товаров от поставщиков;
• автоматически вести учет номеров грузовых таможенных деклараций;
• рассчитывать стоимость перевозок, дополнительных расходов, курсовых разниц, переоценки валютных остатков;
• формировать сопроводительную документацию для таможенного контроля и налогового учета;
• синхронизировать данные о поставках с системами учета и управления склада.

О заказчике

Автолонг более пятнадцати лет работает на территории России: обеспечивает владельцев грузовиков качественными аксессуарами и комплектующими.

• Работает компания со всеми категориями покупателей:
• водителями,
• магазинами,
• автопредприятиями,
• службами комплектации и т.д.

• Какие проблемы были на старте
• Без ERP-системы, данные о поставщиках, товарах и заказах хранились хаотично, в разных Excel-таблицах. Это приводило к сложностям в оценке и выборе поставщиков.
• Расчет стоимости товаров в разных валютах, с учетом веса, объема, налогов, таможенных сборов, стоимости перевозок, дополнительных расходов был неточным, занимал много времени и приводил к финансовым несоответствиям, ошибкам.
• Отсутствие автоматизации процесса оформления поставки и сопроводительной документации приводило к ошибкам, задержкам и несоответствию с таможенными и налоговыми требованиями.
• Ручное формирование заказов и ограниченный контроль исполнения заказов приводил к задержкам в поставках, нехватке товаров на складе и потере клиентов.
• Отсутствие синхронизации данных о поставках с системами учета и управления складом приводило к несоответствию запасов, ошибкам в учете и затруднениям в планировании.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Какие задачи мы решили

1. Подбор поставщиков товаров

Подбор поставщиков товаров происходит через модуль Поставщики. Импортер в списке через фильтры классифицирует поставщиков и выбирает контрагента по надежности (не находится ли поставщик в черном списке), истории заказов, каталогам.

Все бизнес-процессы закупок зарубежных товаров автоматизированы — реализован функционал управления закупочной деятельностью и контроля условий поставок.

В карточке поставщика раскрывается основная информация: реквизиты, контакты, сумма всех заказов, совершенных через Автолонг, и список сделок.

Все новые товары, когда вводятся в систему, могут иметь две роли — новинки, которые еще не доехали из Китая, и новинки, которые доехали до России, их нужно одобрить, чтобы товар появился на сайте.

Каждый поставщик может собирать каталоги — фиксировать ассортимент и действующие цены.

3. Результаты сотрудничества

Результаты внедрения

Теперь о результатах.

Было:

Без ERP-системы, данные о поставщиках, товарах и заказах хранились хаотично, в разных Excel-таблицах. Это приводило к сложностям в оценке и выборе поставщиков.

Расчет стоимости товаров в разных валютах, с учетом веса, объема, налогов, таможенных сборов, стоимости перевозок, дополнительных расходов был неточным, занимал много времени и приводил к финансовым несоответствиям, ошибкам.

Отсутствие автоматизации процесса оформления поставки и сопроводительной документации приводило к ошибкам, задержкам и несоответствию с таможенными и налоговыми требованиями.

Ручное формирование заказов и ограниченный контроль исполнения заказов приводил к задержкам в поставках, нехватке товаров на складе и потере клиентов.

Отсутствие синхронизации данных о поставках с системами учета и управления складом приводило к несоответствию запасов, ошибкам в учете и затруднениям в планировании.

Сотрудникам и контрагентам было время- и трудозатратно работать, так как одну и ту же операцию приходилось проводить несколько раз в разных программах.

Стало:

Единая система для управления всеми бизнес-процессами компании, настроенная с учетом отраслевой специфики и поддерживающая постоянный рост.