Авторизация
Сброс пароля
Автоматизация учёта МСФО в компании RICOH
Заказчик: RICOH
Внедрение и доработка Бит.Финанс для автоматизации процессов
Агентство-исполнитель кейса
1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели
Самый главный ресурс компании, страны и всей планеты — это человеческое воображение. Взаимодействие и творческое мышление помогают людям преобразить свою жизнь и деятельность.
С момента основания компания Ricoh вдохновляется творческой энергией сотрудников.
Принтеры, копиры и факсы Ricoh открыли эру автоматизации работы в офисе и произвели настоящий переворот в бизнесе — это привело к тому, что компания стала одним из ведущих мировых экспертов в сфере документооборота.
2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения
Главной задачей перед WeJet стаяло определение подходящего Программного продукта, который позволял бы собрать оперативно Управленческую отчетность. Необходимо было разработать план по наполнению базы управленческими аналитиками, определиться с инструментами программы Бит Финанс для сокращения ручной работы в Excel и возможности отправки Управленческой отчетности из программы в главный офис в заданном виде и формате.
3. Результаты сотрудничества
Были выполнены следующие этапы работ:
Обследование
Изучение особенностей управленческого учета в компании. Выявление уровня автоматизации процесса в базе. Фиксация итоговых целей и задач.
Составление файла с мэппингом
Совместная разработка таблицы с правилами трансляции со счетов Бухгалтерского учета (БУ) на счета МСФО. Уточнение нюансов по специальному разрезу в Выручке – Номенклатурная группа Затрат. Решение использовать для отдельных документов, отражающих Выручку, механизм хозяйственных операций (МХО)
Закупка софта БФ для МСФО, объединение БФ и УПП, создание Демо-базы
Сравнение версий программ Бит Финанс. Выбор оптимального программного решения для выполнения всех поставленных задач руководством. Создание Демо базы для моделирования настроек трансляции и проверки их работоспособности
Настройка трансляции и МХО в Демо-Базе согласно разработанному мэппингу
Реализация в тестовой базе всех условий прописанных в файле мэппинга и составленных с Заказчиком. В ходе процесса создания правил трансляции в базе более детально проработана полнота и информативность Плана счетов МСФО . Добавление доп. реквизитов в документы и справочники для возможности автоматической трансляции аналитики в субконто счетов Международного учета (МУ). Проработка всех необходимых параметров в демо базе для возможности реализации самых сложных алгоритмов и пользовательских функций, которые дадут корректные управленческие данные.
Трансляция на план-счетов МСФО и сверка пробного периода
Запуск трансляции всех документов для проверки наличия ошибок и неточностей, которые могли возникнуть при перепроведении документов по регистрам БИТ. Сопоставление данных по ОСВ между БУ и МУ.
Объединение конфигурации демо-базы и рабочей базы УПП, настройка учетной политики МСФО в рабочей базе и перенос правил трансляции и МХО из демо-базы в рабочую
Включение функционала Бит Финанс в рабочую базу. Перенос настроек по трансляции из БУ в МУ
Трансляция документов. Выверка оттранслированных данных совместно с заказчиком
Запуск трансляции документов по правилам трансляции в рабочей базе. Проверка соответствия оборотов БУ и МУ за каждый месяц, в котором прошла трансляция. Проверка наполненности и корректности информации по Субконто в счетах МУ.
Ввод начальных остатков по МСФО
Создание ручных операций с вводом начальных остатков на основании данных из БУ по каждому бухгалтерскому счету. Создание заказчиком Операций (управленческих) с необходимыми корректировками для МУ. Проверка общей картины по ОСВ в БУ и МУ.
Распределение налогов по Подразделениям и Подразделениям организаций
Создание алгоритма с использованием функционала Бит Финанс Закрытие счетов для распределения «обезличенных налогов» по Подразделениям и Подразделениям организаций в зависимости от того, какой сотрудник сформировал данную затрату по проводке БУ Дт 44/20 Кт 68/69.
Разработка функционала по автоматическому расчету Резервов на отпуска и Резервов на отпуска (взносы)
Создание встроенного алгоритма расчета сумм по каждому сотруднику для расчета Резерва по отпускам в документе Операция (управленческая)
Разработка функционала по автоматическому расчету Резервов премий и Резервов премий (взносы)
Создание встроенного алгоритма расчета сумм по каждому сотруднику на Резерв по бонусу в документе Операция (управленческая)
Разработка к функционалу расчета Резерва на премии дополнительной возможности Корректировок бонусов и Отчет для ежемесячного анализа
Создание встроенного алгоритма расчета сумм по Корректировкам бонусов для каждого (или отдельного) сотрудника на Резерв по бонусам в документе Операция (управленческая). Создание Отчета для анализа данных по Резерву бонусов и Корректировок бонусов в рамках одного месяца.
Сопровождение
Доработка функционала Бит Финанс. Выполнение текущих задач, которые не относятся к проекту, но необходимы для продвижения на этапе Эксплуатации системы Заказчиком.
Результирующие отчеты Разработка отчетности МСФО (Balance, P&L, Expense Analysis, Cost Centers report, Finance Lease Receivables)
В программе настроены результирующие отчеты, которые необходимы для управленческого анализа на данных МУ из базы.
4. Заключение
- Формирование управленческой отчетности в программе. Настройка осуществляется по данным со счетов МУ. Сверку с ОСВ по МУ была произведена при создании и сдаче отчетности. Сверка с ОСВ по БУ не нужна.
- Отпала необходимость создания копии базы. Каждый месяц в программе происходит закрытие периода по управленческому учету и все изменения данных по БУ отражаются как корректировка данных в закрытом периоде и автоматически информация видна в отчетности УУ.
- Все валютные суммы отражены автоматически в проводках. Сформировав ОСВ по счету или анализ счета, можно легко увидеть всю картину по доходам/расходам в ходе оперативной деятельности за заданный период.
- По спец документам Ricoh бонусы появились проводки и те счета, по которым они формируют суммы, автоматически попадают в управленческую отчетность.
- Финансовый лизинг ведется в программе с помощью фин инструментов. Справка-расчет формируется автоматически. Вся история операций, вопрос пересчета валют и актуальность выполнения графика оплат хранится в программе. Это позволяет оперативно собрать информацию и предоставить её для анализа руководству по запросу.
- Аналитика Номенклатурная группа затрат сейчас проходит по всем счетам МУ в виде субконто, которые отражают Выручку и Себестоимость. Теперь всю необходимую информацию по оборотам можно увидеть даже в ОСВ
- Распределение налогов происходит в базе.
- Расчет резервов по отпускам производится в документе Операция (МСФО). Расчет производится автоматически, поэтому данные создаются ежемесячно.
- Расчет резервов по бонусам производится в документе Операция (МСФО). Расчет производится автоматически, поэтому данные создаются ежемесячно.
- Корректировки бонусов рассчитываются автоматически, исходя из данных по счетам МУ.
Агентство-исполнитель кейса