Внедрение Битрикс24 в Отдел Продаж и Производство у поставщика пищевых ингредиентов

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Номенклатура поставляемой продукции включает в себя компоненты для производства пива, безалкогольных и слабоалкогольных напитков, молочных продуктов, снэков, мясоконсервной промышленности, мойки и дезинфекции производственного оборудования, а также полный комплект санитарно-технической документации.

Клиентами компании являются юридические лица, деятельность B2B.

На момент обращения за настройкой CRM и автоматизации посредством Битрикс24 компания клиента испытывала типичные для многих бизнесов проблемы в отделе продаж: не было системы в продажах, менеджеры работали каждый исходя из своего понимания и видения, так же не было никакого контроля за работой менеджеров, а именно: как менеджер взаимодействует с клиентом и насколько регулярно.

Зачастую была путаница с прайс-листами, в результате которой менеджеры могли продать по старым ценам в убыток компании.

Работа с клиентом в компании разделяется на работу фронт- и бэкофиса, взаимодействие которых было также выстроено плохо и неудобно: каждый раз фронт-менеджеры должны были рассказывать бэк-менеджерам о клиенте, его закупках, частоте сделок, передавать контакты и т.д.

Плюс ко всему появилась необходимость организовать работу в удаленном режиме и для этого нужно было настроить коммуникацию отделов вне офиса.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

На первом шаге внедрения Битрикс24 мы проводим аудит бизнеса клиента: наш аналитик исследует все внутренние бизнес-процессы компании путем интервью с руководителями или уполномоченными лицами, составляет по его итогу подробное Техническое задание на внедрение, которое утверждается клиентом.

В соответствии с ТЗ процесс внедрения включил в себя следующие пункты:

- Сформирована организационная структура компании внутри Битрикс24 и настроены права доступа для сотрудников.

- Настроены отдел продаж и отдел производства.

- Выстроены процессы продаж (воронки) отдельно для новых и постоянных клиентов.

- Настроены автоматические лиды через интеграцию с сайтом и соцсетями. А также мы проинструктировали менеджеров, как создавать ручные лиды после в ходе прозвона холодных баз.

Таким образом, подключен поток входящих и исходящих обращений в воронку продаж с одновременным сбором их в базу данных Битрикс24 для надежного и безопасного хранения контактов и истории взаимодействий с клиентом.

- Настроена и подключена IP-телефония с записью телефонных разговоров, чего ранее не было у компании.

- Настроен раздел "Предложения" для работы с отправкой коммерческих предложений, куда загружены шаблоны Коммерческих Предложений, договоров и счетов для оплаты.

- Настроены отчеты для руководителей.

- Добавлена автоматизация задач с помощью инструмента Бизнес-процессы.

а) Бизнес-процесс работы с претензиями заказчиков для оперативного урегулирования спорных ситуаций.

б) Бизнес-процесс согласования договоров, запускаемый в любой момент из карточки сделки для согласования условий с клиентом.

3. Результаты сотрудничества

У компании появилась клиентская CRM для планирования и ведения клиентской базы, которая обеспечила надежное хранение базы клиентов и одновременный бесперебойный сбор всех входящих заявок.

Автоматизация рабочих процессов в системе способствовала уменьшению рутинных действий в периодически повторяющихся бизнес-процессах.

Выстроенная через систему Битрикс24 работа отдела продаж стала прозрачна для руководителей и правильно организована для самих менеджеров.

Упростилась коммуникация между сотрудниками и отделами, а также ускорилось согласование документов и решений с руководством, в особенности удаленно, без личного присутствия.

Выстроенные сроки автоматических задач, периодические уведомления и напоминания позволили сотрудникам и руководителям контролировать и вовремя закрывать текущие задачи.

У руководителей появился удобный расширенный инструмент аналитики качества работы отдела продаж - это автоматические отчеты за выбранные периоды по количеству или суммам сделок (выигранных/проигранных), которые генерируются в Битрикс24 на основе данных по сделкам.

Основное преимущество - автоматизация и выстраивание системы работы отдела продаж.

Каждый менеджер видит свою цепочку сделки, контакты клиента, всю историю взаимодействий, следует определенному алгоритму работы с клиентом, который предполагает система Битрикс24 (настроенная исходя из бизнес-анализа с целью оптимизации работы).

Коммуникации и взаимодействия между фронт- и бэкофисом в процессе обработки сделок упростились, сократились и при этом скоординировались, потому что CRM-система позволяет видеть всю необходимую информацию о клиенте и сделке соучаствующим менеджерам отделов продаж и производства.

Новые удобные инструменты автоматизации - бизнес-процессы работы с претензиями и договорами - ускорили процедуры обработки претензий и согласования договоров, поскольку своевременно ставится задача задействованным в процессе сотрудникам, отслеживаются сроки и необходимые действия, оповещаются руководители на важных этапах процессов.

В дополнение - немаловажное преимущество это возможность быстрее вводить новых работников в курс дел, обучать и адаптировать к рабочему процессу, благодаря выстроенной и налаженной системе работы Отдела Продаж в Битрикс24.