Внедрение 1С для поставщика Prime Sport

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Компания «Прайм Cпорт Рус» — оптовый поставщик спортивных товаров. География компании – Россия, страны СНГ и ближайшего зарубежья. Клиентами компании являются спортивные магазины, интернет-магазины, экипировочные центры, фитнес-клубы, спортивные федерации, ДЮСШ, турбазы. Отдельное, активно развивающееся, направление компании - торговля через маркетплейсы.

До внедрения новой системы сотрудники компании работали в 1С:Управление торговлей, но из-за возросшего объема заказов, появления новых требований по автоматизации бизнес-процессов, система перестала удовлетворять бизнес и давать нужную скорость обработки данных. В связи с этим было принято решение по переходу на новую современную систему учета на базе «1С: Комплексная автоматизация»

Необходимо было выполнить следующие задачи:

• Создать высоконагруженную систему с бесперебойной работой. В среднем в компанию поступает 1500 заказов в день, которые нужно обработать и отгрузить в этот же день или на следующий. Заказы должны быть собраны и упакованы под строгое расписание машин доставки маркетплейсов. Нарушение сроков отгрузки грозит компании штрафами.
• Настроить обмен данными между 1С и складом. Неоптимальные алгоритмы обмена приводили к сбоям и простоям в работе. Вылезали ошибки, заказы не попадали на склад или обратно, приходилось догружать их вручную, терялось время.
• Решить вопрос с хранением этикеток и других документов. Компании необходимо хранить этикетки маркетплейсов. Они поступали с маркетплейса в автоматическом режиме с каждым заказом и хранились непосредственно в базе данных старой системы. Учитывая количество заказов и вес каждой этикетки примерно в 5 Кб, только благодаря этому за год база тяжелела более чем на 1,5 Гб.
• Настроить обмен с маркетплейсами Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет. В соответствии с требованиями маркетплейсов, поставщик обязан обеспечить наличие товаров и отгрузку по поступающим заказам. При накоплении определенного % неотгрузки возможны штрафы, вплоть до потери выхода на площадку. В старой системе все это было реализовано с помощью одной функции, которая была не оптимальна, так как выгружала и остатки, и цены, и сведения по товарам в одном пакете.
• Следить за лимитами расходов. Компания пользовалась отдельной платной облачной системой согласования расходов. При этом контроль за лимитами вели с помощью Excel. Ошибки в расчетах приходилось долго искать. Случалось, попадали в сверхлимитные траты.
• Оперативно получать финансовые показатели. На закрытие периода и формирование управленческой отчетности уходило до 1,5 месяца - откладывалось принятие управленческих решений на основе фактов.
• Перейти на новую систему без остановки работы. Компания работает и отгружает товар 24/7. Нет возможности остановить часть автоматически выполняемых бизнес-процессов более, чем на 4 часа. А интеграционные процессы с маркетплейсами невозможно протестировать на большом объеме данных.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Выбрали 1С:Комплексная автоматизация с приоритетом на максимальное сохранение типового функционала.

Заказы в автоматическом режиме попадают в базу 1С, проходят проверку на наличие товара и отправляются в WMS-систему. Склад собирает заказы, отмечает готовность. Статус готовности автоматически выгружается обратно. На основе этого статуса 1С:Комплексная автоматизация сама формирует первичные документы.

Для этикеток и документов создали хранилище на сервере. В базе 1С хранятся только ссылки на них.

Согласование заявок на расходование ДС сделали в одной системе 1С. Прописали автоматический контроль заявок по лимитам. Главное - корректно указать лимиты по статьям и подразделениям - дальше система проконтролирует за вас. Для сверхлимитных заявок сделали отдельный алгоритм согласования.

В управлении ассортиментом созданы автоматические функции расчета остатков и управление открытием/закрытием позиций на маркетплейсах. Например, если остаток менее 50 шт., то позиция сама скрывается с сайта. Для каждого маркетплейса настроили свои особенности по ассортименту в зависимости от требований площадки. Аналогично устроен обмен с собственным сайтом компании, где заказы, как правило, крупные. Клиенты видят по каждому товару в режиме онлайн, сколько в наличии свободного остатка, а если количества им не хватает - когда ожидается поступление. Обмен с сайтами ускорили, разделив на 3 алгоритма: 1-й занимается только остатками, 2-й только ценами, 3-й - информацией о номенклатуре.

Переключиться на новую систему смогли за 1 день, причем работа компании вообще не останавливалась, и все обязательства перед клиентами были выполнены.

3. Результаты сотрудничества

• В «горячий» сезон, перед началом учебного года, сотрудники компании отлично справились с обработкой более 1,5 тысяч заказов за день
• 1% сбоев системы. Оперативное исправление ошибок при сбоях. Конечный пользователь часто их даже не замечает
• Ноль репутационных рисков и конфликтов. Компания гарантирует клиентам актуальные данные по наличию товара, ценам, срокам доставки
• Траты под контролем. Созданы лимиты на расходование ДС. Простой и прозрачный процесс согласования оплат
• Оперативное получения данных по управленческому финансовому результату – в разработке