Корпоративный портал для Сеченовского университета

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Первый Московский государственный медицинский университет имени И. М. Сеченова (Сеченовский университет) — старейший, крупнейший и ведущий российский медицинский университет, основанный в 1758 году. В университете обучаются свыше 17 тыс. студентов из России и других стран. Они получают подготовку по очной, вечерней и заочной формам обучения, в том числе с элементами дистанционного образования.

В структуре университета 12 институтов, являющихся структурными подразделениями Сеченовского университета. Среди них есть как институты, основанные на базе классических факультетов, характерных для медицинских университетов России, так и институты, уникальные для отечественного медицинского образования, ведущие клинико-лабораторную или научно-образовательную деятельность.

Целью создания Системы является повышение эффективности деятельности работников университета за счет оперативного доступа к требуемой информации, реализации функций коллективной работы над документами и возможности интеграции корпоративных приложений и различных информационно справочных сервисов. До текущего проекта в университете отсутствовала система автоматизированных корпоративных коммуникаций и внутренних бизнес-процессов.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

При реализации корпоративного портала необходимо было совместно с Заказчиком разработать и согласовать этапы бизнес-процессов, согласовать регламенты и инструкции для внутреннего пользования, подготовить распорядительные документы.

Необходимо было реализовать в Корпоративном портале бизнес-процесс назначения ответственных за выполнение поручений, отслеживание выполнения назначенных поручений и формирования необходимой отчетности.

3. Результаты сотрудничества

• Процесс сбора, обработки, хранения и поиска данных, представленных в виде электронных документов, записей баз данных, почтовых сообщений, графических и аудио файлов, и иных видов данных
• Обеспечение эффективных коммуникаций (доведение решений руководства, публикация новостей и т. п.)
• Создание механизмов коллективного доступа к информации (в рамках разграничения прав доступа)
• Сокращение расходов на сбор, хранение, обработку и анализ данных
• Доступ к внутренней сети с контактами (почта, телефон, мессенджеры, другие способы связи), общей структурой организации, сферами ответственности сотрудников, с возможностью пользователю оставить заявку на изменение контактной информации.
• База с описанием внутренних процедур и процессов, регулирующих документов
• Система анонсов и календаря мероприятий, дней рождения и т.п. с возможностью записаться на те или иные мероприятия
• Система рассылки для ознакомления с подтверждением принятия информации «под галочку»
• Новостная и таргетированная рассылка, с обратной связью (форма опроса, была ли полезна информация и т.п.) через электронную почту и мессенджеры (с возможностью выбора пользователем)
• Возможность опросов и сбора предложений от сотрудников
• Возможность проводить тестирования
• Аналитика активности пользователей для пользователей с соответствующими правами
• Система обучения и техподдержки для пользователей любого уровня компьютерной грамотности