Сделали Liana — сервис контроля прибыльности проектов компании

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

В работе Riverstart бывает до 100 проектов одновременно, для контроля их окупаемости мы ведем статистику денежных поступлений от клиента, времени, потраченного командой на задачи по проекту, а также расходов компании на зарплаты и прочие статьи.

Соотношение доходов с расходами и временем позволяют понять, какие проекты более рентабельные, а где компания теряет прибыль.

Для отслеживания этих данных нужен удобный инструмент c такими функциями:

• формирование команд для каждого проекта;
• подсчет времени, затраченного сотрудником на задачи по конкретному проекту;
• подсчет зарплаты в зависимости от ставки, оклада или других форм вознаграждения;
• статистика денежных поступлений от клиентов;
• дельта доходов и расходов по каждому проекту;
• формирование всевозможных отчетов за разные периоды.

Задача — найти или создать такой сервис силами своей команды. Лучше отечественный, чтобы он точно не ушел с российского рынка.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Сперва мы искали готовое решение. Требования такие: это должен быть терминал трекинга рабочего времени, который бы позволил каждому сотруднику отмечать время, затраченное на выполнение задач. В сервисе должны быть пользовательские роли с разным доступом, система подсчета расходов, аналитика и отчетность.

По этим требованиям сторонние сервисы, включая 1C, Google Таблицы и Microsoft Excel и прочие, нам не подошли. Самым удобным решением задачи стала разработка собственной платформы. Мы назвали ее Liana.

Для реализации потребовалось:

• Проработать алгоритм отслеживания затрат на проекты и поступлений от клиентов.
• Создать формулы для расчета зарплаты в зависимости от формата вознаграждения.
• Добавить функцию подсчета дельты по отдельному проекту и проектам в общем.
• Реализовать функцию добавления сотрудника в проект.
• Ввести пользовательские роли с разным доступом.
• Настроить конструктор отчетов.
• Протестировать сервис во внутреннем пользовании, чтобы понять, каких функций не хватает и как упростить работу.

Для сбора финансовой информации нужны данные от сотрудников и менеджеров. Мы сделали в Liana три роли с разными уровнями доступа — для сотрудника, менеджера и руководителя (админа).

Сотрудник может отметить выполненную задачу в том проекте, куда его добавил менеджер. Он видит только свои задачи, сводку по потраченному времени и заработку за месяц.

Менеджер видит всю информацию, но только по своим проектам. Ему доступны задачи каждого сотрудника, затраченное время, расходы и поступления от клиентов, а также отчеты по своим проектам.

Руководитель — админ, у него высший доступ. Он видит всю информацию, может смотреть статистику по всем проектам и генерировать отчеты за отдельные проекты и периоды, которые ему интересны.

Что делает Liana:

• Сразу автоматически считает суммарные часы работы каждого сотрудника по конкретному проекту.
• Считает зарплату, учитывая разные форматы работы: оклад за месяц, фиксированная ставка за час, договорная сумма за задачу, комбинированный вариант.
• Считает себестоимость проекта: соотносит затраты компании с оплатами клиента, выводит дельту.
• Мотивирует сотрудников отчитываться: добавление отчета занимает не больше 10 секунд, зато можно посмотреть, сколько часов жизни отдал проекту и сколько уже заработал.

3. Результаты сотрудничества

Liana экономит время и делает отчетность автоматической — буквально по клику. Польза есть для каждого члена команды:

1. Сотрудник следит за заработком и загрузкой.

В личном отчете он видит, сколько потратил времени и сколько денег за это получит. Особенно за загрузкой и зарплатой интересно следить, если работа сдельная. Ему не нужно вести таблицы по проектам и передавать данные. Внести задачу занимает около 10 секунд, и она сразу попадает к менеджеру проекта.

2. Менеджер управляет своими проектами.

Он видит, сколько времени каждый сотрудник тратит на задачи, может разгрузить занятого специалиста, обсудить с ним приоритеты по проектам. У каждого сотрудника есть характеристика, так что менеджер может найти свободного человека по компетенциям — например, того, кто владеет AfterEffects.

3. Руководитель контролирует дела компании и строит прогнозы.

Ему видны отчеты по эффективности сотрудников, расходам, доходам, поступлениям от клиентов, а также динамика развития компании, статистика по периодам и всевозможные сравнения данных.