Как упросить работу стоматологической клиники с помощью кастомизированной CRM

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Stomika.by — стоматологическая клиника, которая занимается сложными видами лечения, протезированием и имплантацией зубов. Пациенты проходят первичный осмотр или получают консультацию, по итогам которых доктор составляет поэтапный план лечения для каждого возможного вида и способа лечения. Администраторы клиники рассчитывают стоимость лечения каждого зуба, в том числе с учетом различных материалов.

CRM у клиента уже была, но функционала для эффективной работы было недостаточно. В итоге заказчик обратился в компанию MANAO, чтобы исправить это положение.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Задача:

• Автоматизация процесса составления плана лечения и расчета стоимости для каждого лида. На первичном осмотре пациент должен видеть итоговую стоимость по всем вариантам лечения. Для того чтобы не прописывать этапы вручную, у врача должна быть возможность выбрать в CRM вид и технику работ, материалы, а также конкретный зуб, над которым необходимо произвести манипуляции. В итоге для большей наглядности система должна сформировать схему лечения с изображением зубов и отобразить стоимость по каждому этапу.
• Сохранение истории болезни – как проделанной работы, так и намеченного плана лечения.
• Формирование договора для клиента. Создание шаблона договора, в который из СRM подтягиваются личные данные клиента и стоимость лечения.
• Возможность автоматической конвертации всех сумм в нужную валюту.
• Схематизация итогов работ.
• Получение простого и понятного в использовании функционала.

Реализация

Исходя из потребностей клиента интеграторы MANAO разработали основной функционал, необходимый для работы в первую очередь. И дополнительный – который востребован реже. Важно, что при кастомизации предусмотрели возможность подстраивать инструменты под нужды клиента, добавлять новые вкладки и различные виды услуг.

Функционал сделали как отдельное приложение для системы Битрикс24 с возможностью регулировать все параметры. Расчет стоимости производится на основании данных, внесенных в настройки модуля, исходя из установленных тарифов в административной части. Что позволяет оперативно менять цены при их изменении. Нет необходимости рассылать новые прайсы по всем офисам.

Также настроили конвертацию в разные валюты и автоматическое обновление курсов от Нацбанка каждый день.

Поскольку часть работ невозможно производить одновременно, реализовали возможность разбивать план лечения на этапы. Каждая стадия сохраняется при нажатии на соответствующую кнопку или при переходе на следующий этап. Можно редактировать любой этап уже готового плана. Модуль доступен в виде отдельной вкладки в карточке каждого лида.

Название плана лечения формируется автоматически из ФИО пациента, указанных в карточке лида.

После успешного создания плана отображаются доступные виды работ:

Удаление.

Процедура подразумевает отметку чекбоксом в зубной формуле подлежащих удалению зубов. «Вид удаления» — настраиваемый параметр, он может включать в себя неограниченное количество значений. Допустимо как текстовое, так и числовое название.

На выбранном зубе ставится буквенная отметка в зависимости от того, какой вид удаления был выбран. Это решение исключает путаницу и позволяет докторам не держать в уме подобные моменты, сосредоточившись на своей основной работе.

Костная пластика.

Костная пластика включает в себя 3 процедуры.

Расчеты по каждой из них также происходят после выбора зубов в формуле, за исключением синус-лифтинга. Вкладка позволяет без труда определять, над каким зубом производятся работы, и сохранять последующий план лечения.

Установка имплантов.

Вкладка позволяет указывать место на нумерации зубов, куда планируется установка импланта, а также производителя имплантов из общего списка. Вкладка полезна для быстрого расчета стоимости работ и сохранения истории пациента.

Также сохраняется буквенная отметка, исходя из того, какой вид был выбран в работах по установке имплантов. Список производителей в визуальной части не отображается, но сохранен для дальнейших расчетов на основе параметров, выбранных на вкладке «Установка имплантов».

Расчет возможен как по двум видам материалов коронок одновременно (металлокерамические и циркониевые), так и по одному из них. Так пациент сможет выбрать наиболее приемлемый с точки зрения цены вариант лечения.

Период от предыдущего этапа, необходимый для заживления имплантов, выбирается из выпадающего списка или вводится вручную, если нет необходимого значения.

Установка комплекса (целой челюсти) и установка имплантов являются взаимоисключающими процедурами, поскольку не имеет смысла ставить штучные импланты на ту челюсть, на которую затем будет ставиться протез. И наоборот.

Поэтому та челюсть, на которую в предыдущем этапе были установлены штучные импланты, на вкладке комплексов заблокирована для выбора.

Расчеты возможны как по двум видам комплексов одновременно, так и по каждому отдельно.

Установка комплекса также разбита на два этапа, так как после установки имплантов-опор необходимо время для заживления от 6 до 12 месяцев.

Период от предыдущего этапа установки выбирается из выпадающего списка или заполняется вручную, если нет нужного значения.

На втором этапе — протезирование — выбирается вид материала.

Весь функционал создан для удобства врача и исключения путаницы в лечении. При правильном заполнении карточки пациента другой врач сможет легко понять, какие работы уже производились, и продолжить курс лечения.

Вкладка «Дополнительные расходы» включает в себя перечень процедур, которые также необходимо выполнить. Ее можно настроить.

Вкладка «Терапия» позволяет произвести работы по лечению того или иного зуба:

• многоканального или одноканального;
• с первичным или повторным лечением;
• с закладкой лечебной пасты или без;
• установкой стекловолоконного штифта или без него.
• Для работ доступны только те зубы, на которые в предыдущих этапах не были установлены те или иные импланты и комплексы.
• Также здесь можно выбрать работы по шинированию.

На вкладке «Ортопедия» доступны для расчетов:

• установка различного вида коронок отдельно от имплантов;
• со стекловолоконными штифтами или без;
• установка культевых вкладок или накладок;
• съемных протезов.

Здесь также заблокированы для выбора те зубы, на которые установлены импланты или комплексы на предыдущих этапах работ.

Вкладка «Комментарии» позволяет внести любые данные и сведения, которые могут понадобиться пациенту дополнительно.

В целом реализован удобный механизм добавления новых видов работ и услуг при их появлении в клинике, что сокращает количество обращений к разработчикам за доработками и позволяет максимально все настраивать своими силами.

Дополнительно в системе есть функционал выбора докторов каждого из подразделений клиники, которые работали над планом. Он доступен на странице с общей информацией по плану лечения в двух вариантах:

• Выбор из списка вручную.
• Автоматическое отображение ФИО из данных об учетной записи, которую использовал доктор.

Здесь же находится кнопка генерации готового документа и кнопка скачивания. Доступно добавление нового этапа работ и выбор периода, а также конвертация в ту или иную валюту.

Сгенерированный документ помимо расчетов стоимости включает в себя визуальное отображение для имплантации и установки коронок. Визуализация работ по терапии и ортопедии только планируется.

Документы доступны для скачивания в формате .doc и .pdf. Возможно их частичное редактирование и отправка по почте в карточке лида, на основе которого были созданы эти документы.

3. Результаты сотрудничества

Удобный функционал на базе Битрикс24 упрощает рутинную работу врачей и администраторов. Все данные о клиенте, начиная от ФИО и заканчивая планом лечения, сохраняются в CRM-системе с возможностью создавать необходимые документы на базе шаблонов, в которых отображается нужная информация.

Благодаря автоматизации время заполнения плана лечения сократилось в два раза! В среднем сейчас каждый план занимает от 30 секунд до 2 минут.

Модуль можно кастомизировать под другие услуги, если такие появятся в клинике.