Реновация корпоративного портала для автохолдинга «Максимум»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Цель

Перезапустить корпоративный портал для автохолдинга: обновить ядро интранета, разработать современный удобный интерфейс и оптимизировать работу внутреннего Service Desk.

Ситуация

Автохолдинг «Максимум» является одним из лидеров на рынке РФ по поиску инновационных IT-решений, которые позволяют увеличить эффективность бизнеса и ускорить рост его объема. Перезапуск корпоративного портала стал одним из элементов этой стратегии.

К моменту старта проекта заказчик уже несколько лет использовал портал на платформе «1С-Битрикс24». Для решения задачи по его обновлению представители компании обратились к нам в ноябре 2020 года.

Вводные данные по проекту:

• Корпоративным порталом было неудобно пользоваться;
• Дизайн интранета устарел и не отвечал современным требованиям;
• Ядро портала давно не актуализировалось, а старый код требовал рефакторинга;
• 3аявки в другие отделы выполнялись слишком долго;
• Не было возможности использовать портал с мобильных устройств.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проектирование

Перед проектированием мы провели серию интервью с заказчиком, чтобы собрать и в случае необходимости скорректировать ожидания от корпоративного портала. По итогам этих встреч фиксировали ключевые договоренности в протоколах.

Затем мы проанализировали, как сотрудники работают с информацией на текущем портале, проработали пользовательские сценарии и на их основе разработали информационную архитектуру и навигацию.

Итоговое техническое задание включало в себя разработку следующих разделов корпоративного портала:

• Главная страница портала
• Личный кабинет сотрудника
• Центр услуг
• Карьера
• Наша жизнь
• Компания
• Новости
• Компенсации и льготы
• Фото- и видеогалерея

Дизайн

Далее совместно с заказчиком мы определили набор сервисов, которые должны быть на главной странице, и обсудили персонализацию. При разработке дизайна изучали лучшие практики и применяли удачные решения, чтобы создать наиболее релевантную дизайн-концепцию портала.

Чтобы заказчик мог самостоятельно поддерживать и развивать портал, мы разработали подробный UI-kit. В нём регламентированы цвета, типографика, состояние элементов компонентов — это позволит сохранить единый дизайн портала.

Стартовая страница

Она определяет дальнейшее взаимодействие пользователя порталом — важно сделать так, чтобы все необходимые разделы были доступны при переходе с главной и при этом удобно расположены.

Личный кабинет сотрудника

В личном кабинете отображается вся необходимая информация, которая может пригодиться коллегам: контактные данные сотрудника, место в организационной структуре, ступени карьеры в компании и даты плановых отпусков.

В профиле пользователь может рассказать о себе и своих интересах — это помогает находить единомышленников в коллективе и мотивирует к неформальному общению. Также на странице сотрудника можно оставить благодарность — например, сказать спасибо за помощь в решении задачи или отметить профессиональные качества.

Центр услуг

Одно из ключевых бизнес-требований заказчика к системе — разработать внутренний Service Desk и оптимизировать процесс подачи заявок между отделами.

Раньше сотрудник имел возможность подать такую заявку (например, на подготовку аналитической справки в планово-экономический отдел), но её форма не была регламентирована — из-за этого много времени уходило на выяснение требований к заполнению заявки. Если в итоге заявка была оформлена неверно, то она возвращалась постановщику с комментарием исполнителя — всё это лишь увеличивало срок обработки.

Чтобы решить эту проблему, мы доработали штатный модуль техподдержки от «1С-Битрикс» и упростили интерфейс оформления заявки. Чтобы сократить количество шагов, разработали специальный классификатор услуг для бэк-офиса — после выбора категории запроса сотрудник сразу переходит к заполнению формы.

Карьера

Всё, что связано с построением карьеры в компании, теперь находится в отдельном разделе. Здесь сотрудники могут ознакомиться с внутренними вакансиями холдинга и вдохновиться историями успеха опытных коллег.

Важно, что сотрудник может не только самостоятельно откликнуться на вакансию, но и порекомендовать друга — это повышает шансы быстрее найти подходящего кандидата.

Для адаптации новых сотрудников в компании существует «Карта карьеры» — она помогает новичку понять, куда ему расти дальше и какие умения для этого необходимы.

Наша жизнь

Заказчик уделяет большое внимание развитию корпоративной культуры — например, в компании есть лидерские программы, в рамках которых выбирают лучшего сотрудника и лучший отдел. Раздел «Наша жизнь» служит своеобразной доской почёта для отличившихся сотрудников и победителей внутренних конкурсов.

Отдельного упоминания заслуживает ежегодный конкурс «Оскар». Он проводится среди сотрудников, демонстрирующих так называемое «пассионарное поведение» — повышенную мотивацию в работе, нестандартный подход к решению задач, стремление к прогрессу и сверхрезультатам. По итогам конкурса лучшие из лучших получают ценные призы, а список победителей публикуется на портале.

На странице конкурса можно проголосовать за номинантов и наблюдать за промежуточными результатами в турнирной таблице. Победители прошлых лет отмечены на специальной «Аллее звёзд».

Компания

В этом разделе представлена общая информация о холдинге: миссия и ценности, история компании, описание оказываемых услуг и контакты офисов. Это полезно знать как новым, так и опытным сотрудникам

На странице «Первые лица» сотрудники могут подробнее узнать о том, за что отвечает руководитель, или перейти к составу дирекции. Заказчик стремится к открытости в коллективе, поэтому здесь пользователи портала могут напрямую задать вопрос руководителям.

Новости

Все новостные публикации (новости компании и подразделений, упоминания в прессе) собраны в одном разделе.

На странице предусмотрены два режима представления новостей — списком или плитками. Поиск новостей осуществляется по наименованию или времени публикации. Сотрудники могут сами предложить новость — перед публикацией она попадает на модерацию к менеджеру по корпоративной культуре.

Компенсации и льготы

В формате «вопрос – ответ» сотрудники могут узнать о доступных им льготах:

• Кто имеет право оформить полис ДМС и абонемент в фитнес-зал;
• Как оплачиваются больничные и отпускные;
• Как воспользоваться скидками на товары и услуги;
• Где получить зарплатную карту.

Фото- и видеогалерея

Здесь публикуются материалы с фотосессий, праздников, обучений и других корпоративных мероприятий компании.

Мобильное приложение

Возможности портала теперь доступны и с мобильных устройств — сотрудники могут общаться в корпоративном мессенджере, созваниваться по аудио- и видеосвязи в любое удобное время.

Антон Гурьянов

Руководитель проекта, Эм Си Арт

HR-департамент автохолдинга уделяет много внимания процессам адаптации и мотивации. Чтобы помочь повысить вовлеченность сотрудников в корпоративную жизнь, мы постарались сделать разделы «Карьера» и «Наша жизнь» максимально удобными и привлекательными.

3. Результаты сотрудничества

За 7 месяцев нам удалось запустить обновленный корпоративный портал, который полностью соответствовал заявленным требованиям.

Мы развернули интранет на современной платформе «1С-Битрикс24: Корпоративный портал» — это открыло для заказчика возможность интегрировать другие программные продукты, приобретать готовые решения и получать актуальные обновления.

Корпоративный портал стал полноценным цифровым пространством для работы всего автохолдинга — современным, удобным и доступным с любых устройств.