UNISKILLS

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Для разработки сервиса подачи документов мы погрузились в процесс проведения приёмной кампании вуза. Команда изучила целевую аудиторию, аналогичные системы на рынке и предложила следующие идеи:

• создать интуитивно понятный и продуманный UX/UI-дизайн для поступающих, сделать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;
• упростить работу представителей приёмной комиссии ЮФУ и подготовить удобный инструмент для работы с заявлениями.

Цифровая платформа решает сразу несколько важных задач:

• сокращает документооборот;
• уменьшает количество ошибок при подаче заявлений;
• быстро формирует отчёты и статистические показатели для улучшения сервиса.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Решение задач

В 2022 году государство изменило правила приёмной кампании незадолго до старта сбора документов. Поэтому команда в сжатые сроки, учитывая требования министерств и ведомств, сделала следующее:

• сформировала систему подачи заявлений, согласий и документов для абитуриентов;
• ускорила и автоматизировала процесс проверки информации от будущих студентов;
• автоматизировала создание и актуализацию конкурсных списков;
• сделала автоматическое формирование приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;
• организовала автоматическое добавление информации об абитуриентах из сервиса «Госуслуги»;
• создала автоматическую выгрузку данных абитуриентов в ФИС ГИА.

Дизайн цифровой платформы

С цифровой платформой будут взаимодействовать три группы пользователей: абитуриенты, родители и менеджеры приёмной комиссии. Было необходимо спроектировать понятный интерфейс, который поможет абитуриентами и родителям подать все необходимые документы, заполнить все данные без ошибок. Также требовалось позаботиться о менеджерах — автоматизировать и упростить их работу.

Сотрудники ЮФУ могут отсматривать десятки тысяч заявлений, большинство полей заявок однотипные и с большим количеством текста. Чтобы минимизировать риск совершения ошибок, решили:

• отметить блоки с информацией, которые нужно проверять особенно внимательно;
• обозначить разделы, в которых абитуриент изменил информацию, которые требуют дополнительной проверки.

Цифровая платформа помогла достигнуть главную цель — абитуриент понимал порядок действий, быстро заполнял заявку и получал обратную связь, а менеджер эффективно выполнял свою работу без ошибок.

Интеграции и технологии

Для корректной работы цифровой платформы с другими сервисами потребовались интеграции.

1. Суперсервис «Госуслуги» — «единое окно», через которое абитуриент подаёт заявление в вузы. Благодаря интеграции было обработано более 50 000 заявлений.

2. ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора, куда передаются данные поступающих.

3. Moodle — система, на которой проводятся вступительные испытания.

4. 1С — интеграция с системой для ведения учёта и структурирования данных.

Также нам помогли облачные решения и микросервисы. При их помощи можно:

• в момент максимальной нагрузки системы быстро масштабироваться и обработать большое количество заявок;
• использовать сразу несколько технологий в одном цифровом решении;
• быстро и эффективно обновлять ИТ-продукт;
• ускорить разработку за счёт микрокоманд;
• выработать высокую отказоустойчивость 24/7.

Ограничения и сложности

Цифровую систему разработали и внедрили за очень короткие сроки для такого большого проекта. Работу осложняли разные факторы: меняющееся законодательство и требования государства, фиксированный дедлайн. Но работы выполнили в срок, и приёмная кампания в университете завершилась благополучно.

3. Результаты сотрудничества

Мы и эксперты ЮФУ за небольшое количество времени создали комплексную и удобную платформу для абитуриентов. Цифровое решение помогло автоматизировать процедуру поступления и повысить эффективность сотрудников. Приёмная кампания 2022 года прошла успешно и охватила большее количество абитуриентов за счёт возможности дистанционной подачи заявления.