Авторизация
Забыли пароль?
Сброс пароля
Вернуться к авторизации
Digital-кейс дня

UNISKILLS

Вхождение в кейс дня

06 февраля ‘23

Заказчик: Южный федеральный университет
Страница кейса/результат: https://inostudio.com/projects/web/uniskills/

При помощи единой цифровой платформы автоматизировали процесс поступления в ЮФУ — крупнейшее образовательное учреждение юга России.

Агентство-исполнитель кейса

Иностудио

Автоматизация бизнеса, сложная веб- и мобильная разработка, интеграция интранет-решений

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Для разработки сервиса подачи документов мы погрузились в процесс проведения приёмной кампании вуза. Команда изучила целевую аудиторию, аналогичные системы на рынке и предложила следующие идеи:

  • создать интуитивно понятный и продуманный UX/UI-дизайн для поступающих, сделать «единое окно» для поступления и подачи заявления о зачислении;
  • упростить работу представителей приёмной комиссии ЮФУ и подготовить удобный инструмент для работы с заявлениями.

Цифровая платформа решает сразу несколько важных задач:

  • сокращает документооборот;
  • уменьшает количество ошибок при подаче заявлений;
  • быстро формирует отчёты и статистические показатели для улучшения сервиса.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Решение задач

В 2022 году государство изменило правила приёмной кампании незадолго до старта сбора документов. Поэтому команда в сжатые сроки, учитывая требования министерств и ведомств, сделала следующее:

  • сформировала систему подачи заявлений, согласий и документов для абитуриентов;
  • ускорила и автоматизировала процесс проверки информации от будущих студентов;
  • автоматизировала создание и актуализацию конкурсных списков;
  • сделала автоматическое формирование приказов о зачислении и отчислении абитуриентов;
  • организовала автоматическое добавление информации об абитуриентах из сервиса «Госуслуги»;
  • создала автоматическую выгрузку данных абитуриентов в ФИС ГИА.

Дизайн цифровой платформы

С цифровой платформой будут взаимодействовать три группы пользователей: абитуриенты, родители и менеджеры приёмной комиссии. Было необходимо спроектировать понятный интерфейс, который поможет абитуриентами и родителям подать все необходимые документы, заполнить все данные без ошибок. Также требовалось позаботиться о менеджерах — автоматизировать и упростить их работу.

Сотрудники ЮФУ могут отсматривать десятки тысяч заявлений, большинство полей заявок однотипные и с большим количеством текста. Чтобы минимизировать риск совершения ошибок, решили:

  • отметить блоки с информацией, которые нужно проверять особенно внимательно;
  • обозначить разделы, в которых абитуриент изменил информацию, которые требуют дополнительной проверки.

Цифровая платформа помогла достигнуть главную цель — абитуриент понимал порядок действий, быстро заполнял заявку и получал обратную связь, а менеджер эффективно выполнял свою работу без ошибок.

Интеграции и технологии

Для корректной работы цифровой платформы с другими сервисами потребовались интеграции.

1. Суперсервис «Госуслуги» — «единое окно», через которое абитуриент подаёт заявление в вузы. Благодаря интеграции было обработано более 50 000 заявлений.

2. ФИС ГИА — сервис Рособрнадзора, куда передаются данные поступающих.

3. Moodle — система, на которой проводятся вступительные испытания.

4. 1С — интеграция с системой для ведения учёта и структурирования данных.

Также нам помогли облачные решения и микросервисы. При их помощи можно:

  • в момент максимальной нагрузки системы быстро масштабироваться и обработать большое количество заявок;
  • использовать сразу несколько технологий в одном цифровом решении;
  • быстро и эффективно обновлять ИТ-продукт;
  • ускорить разработку за счёт микрокоманд;
  • выработать высокую отказоустойчивость 24/7.

Ограничения и сложности

Цифровую систему разработали и внедрили за очень короткие сроки для такого большого проекта. Работу осложняли разные факторы: меняющееся законодательство и требования государства, фиксированный дедлайн. Но работы выполнили в срок, и приёмная кампания в университете завершилась благополучно.

3. Результаты сотрудничества

Мы и эксперты ЮФУ за небольшое количество времени создали комплексную и удобную платформу для абитуриентов. Цифровое решение помогло автоматизировать процедуру поступления и повысить эффективность сотрудников. Приёмная кампания 2022 года прошла успешно и охватила большее количество абитуриентов за счёт возможности дистанционной подачи заявления.

4. Заключение

Реализованная платформа гибкая, кастомизированная, легко масштабируемая, и её проще поддерживать, чем 1С. Благодаря совместной и плодотворной работе с Южным федеральным университетом:

  • абитуриент может подавать заявления, отслеживать их статус, прикреплять документы, сдавать вступительные экзамены и вносить необходимые изменения;
  • менеджер в личном кабинете может проверять заявления поступающих, вносить в них правки;
  • система легко экспортирует и импортирует данные с «Госуслуги»;
  • заявления экспортируются в государственную систему ФИС ГИА;
  • конкурсные списки, приказы о зачислении и отчислении формируются системой автоматически.

Агентство-исполнитель кейса

Иностудио

Автоматизация бизнеса, сложная веб- и мобильная разработка, интеграция интранет-решений