За 9 месяцев запустили интранет и приложение для 18 000 сотрудников «ВСМПО-АВИСМА»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Ситуация

Порядка 70% сотрудников в Корпорации владеют рабочими специальностями и не имеют рабочего компьютера и корпоративной электронной почты, поэтому обеспечение всеми сервисами как «белых», так и «синих воротничков» стало важной задачей внедрения корпоративного портала.

На момент старта проекта в Корпорации не существовало единого корпоративного портала — всё пришлось создавать с нуля. Для решения задач по созданию корпоративного портала представители Корпорации обратились к нам в мае 2021 года.

Цель

Создать единое информационное пространство, доступное с рабочих ПК и смартфонов, для предоставления цифровых сервисов, поиска информации и коммуникации 18 000 сотрудников Корпорации.

Задачи

• Создать единую точку входа для работы сотрудников;
• Цифровизировать кадровые сервисы;
• Упростить поиск информации;
• Реализовать возможность оперативного донесения информации до сотрудников;
• Обеспечить функционал сбора обратной связи.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Запуск MVP

В процессе работы над проектом использовались разные подходы к проектному управлению. На первом этапе мы разработали MVP с базовым уникальным дизайном и минимальным функционалом для запуска портала:

Дизайн

Совместно с заказчиком мы определили набор сервисов, которые должны быть на главной странице, и обсудили персонализацию. При разработке дизайна изучали лучшие практики и применяли удачные решения, чтобы создать наиболее релевантную дизайн-концепцию портала.

Чтобы выдержать единый стиль в интерфейсе корпоративного портала, мы разработали подробный UI-kit в соответствии с корпоративным брендбуком — в нём регламентированы цвета, типографика, состояние элементов и компонентов.

Главная страница

Стартовая страница определяет дальнейшее взаимодействие пользователя порталом — важно было сделать так, чтобы все необходимые разделы были доступны при переходе с главной и при этом удобно расположены.

В боковом меню мы предусмотрели возможность индивидуально настроить блок «Полезные ссылки» и добавить ссылки на наиболее необходимые ресурсы.

Личный кабинет сотрудника

В личном кабинете отображается вся необходимая информация о сотруднике, которая может пригодиться коллегам: контактные данные, ФИО непосредственных руководителей, информация об участии в корпоративных объединениях и активностях.

При открытии карточки сотрудника портал проверяет сотрудника с его табелем и выводит информацию о больничных, отпусках либо командировках. Также в карточку автоматически подтягиваются данные о замещающем сотруднике, если он определен в кадровой системе.

В профиле сотрудника доступна его виртуальная визитка с уникальным QR-кодом, который можно отсканировать камерой смартфона — это позволит быстро добавить контактные данные в телефонную книгу.

Карьера

В этом разделе сотрудники могут ознакомиться с внутренними вакансиями Корпорации и узнать больше о вариантах своего карьерного развития.

Важно, что сотрудник может не только самостоятельно откликнуться на вакансию, но и порекомендовать друга — это повышает шансы быстрее найти подходящего кандидата. Кстати, в компании действует акция «Приведи друга», где сотрудник может получить денежную премию за рекомендацию на вакансию.

Сервисы

В разделе «Мои сервисы» сотрудники Корпорации могут самостоятельно решить различные кадровые вопросы.

• Электронный расчётный лист. В сервисе сотрудник выбирает месяц (доступны 6 последних месяцев) и отправляет запрос. На номер мобильного телефона приходит СМС с коротким кодом — его необходимо ввести на следующем экране, чтобы получить расчетный лист в формате pdf.
• Заказ справок. Сервис позволяет заказывать изготовление заверенных копий кадровых документов. Обработка запроса происходит в корпоративной СЭД, по выполнении заявки пользователь получает уведомление о готовности с инструкцией по получению заказанных документов.
• Информация по отпускам. Сотрудники могут посмотреть свои запланированные отпуска на текущий год, а руководители — графики отпусков своих сотрудников.
• Баланс по отпуску, питанию, спорту и СИЗ. Для удобного и быстрого получения информации мы запустили чат-бота — он позволяет прямо в чате Битрикса узнать текущий статус по балансам по отпускам, спорту (компенсация оплаты спортивных секций) и остаток компенсаций за питание. Информация по балансам передаётся из кадровой системы.

Бронирование путёвок

Сотрудники Корпорации и члены их семей ежегодно могут воспользоваться льготой на получение санаторно-курортной путёвки в разные санатории страны.

Чтобы упростить процесс оформления путёвки и выбора подходящего санатория, мы разработали специальный раздел, где находится вся необходимая информация об использовании льготы: правила оформления, ответы на часто задаваемые вопросы и подробное описание доступных санаториев.

Геймификация и магазин

В преддверии новогодних праздников мы помогли запустить в Корпорации Новогодний квест – новый инструмент корпоративных коммуникаций с элементами геймификации. Суть квеста состоит в выполнении заданий, за которые на баланс сотрудников зачисляется внутренняя валюта Корпорации — «титаны» (Ti).

Мы предусмотрели гибкие настройки: контент-менеджеры могут создать задание с тестом, после которого произойдет автоматическая проверка ответов и начисление «титанов», или же предусмотреть свободный текстовый ответ либо загрузку фотографии — выполнение таких заданий проходит отдельную модерацию.

Накопленные Ti можно потратить в корпоративном магазине на приобретение брендированной продукции: одежду, сувениры, детские товары и т. д. По сути, на портале мы реализовали полноценный интернет-магазин: здесь есть каталог товаров с разделением на категории, возможность просматривать карточки товаров и выбирать индивидуальные настройки, наполнять корзину и благодаря интеграции со СДЭКом оформлять заказ на мерч с доставкой.

Мобильное приложение

В рамках MVP мы пришли к варианту встройки дополнительных сервисов в базовое мобильное приложение Битрикс24 посредством WebView. Данный подход хорошо себя показал, и мы перенесли все сервисы в мобильное приложение без особых трудозатрат.

Теперь все сотрудники Корпорации могут полноценно пользоваться цифровыми сервисами портала — даже в том случае, если у них нет персонального компьютера.

Артем Мерзликин

Директор проектов цифровизации, ПАО «Корпорация ВСМПО-АВИСМА»

Многие функциональные модули потребовалось адаптировать отдельно под два типа устройств на iOS и Android. Посредством шины данных Datareon были реализованы асинхронные интеграции с кадровой системой (обмен сотрудниками и подразделениями), а также системой документооборота (функционал заказа кадровых документов).

Синхронные же интеграции с кадровой системой выполнены посредством ORDS (Oracle REST Data Services) — на них реализованы сервисы электронного расчетного листа, а также балансов по спорту, питанию, СИЗ и отпуска.

3. Результаты сотрудничества

Корпоративный портал объединяет в себе социальные и рабочие функции: позволяет общаться, вести задачи, получать цифровые сервисы и узнавать новую информацию.

Разработка MVP портала проходила по каскадной модели, а после запуска MVP мы перешли на гибкие методологии — это позволило выпускать новые релизы каждые 2 недели.

За 9 месяцев мы запустили веб-версию корпоративного портала и мобильное приложение. После внедрения заказчик зафиксировал следующие показатели использования портала:

• До 3 000 уникальных пользователей ежедневно пользуются возможностями портала;
• Более 10 000 сотрудников заходят на портал чаще 1 раза в месяц;
• Более 70% пользуются только мобильным приложением.

Наиболее популярные сервисы: электронный расчетный лист, заказ справок, табель, сервис бронирования путёвок.

Всего к порталу успешно подключились около сотрудники Корпорации из трёх городов — Верхняя Cалда, Березники и Москва.

Артем Мерзликин

Директор проектов цифровизации, ПАО «Корпорация ВСМПО-АВИСМА»

Перед командой Эм Си Арт мы поставили задачу создать не просто корпоративный портал Корпорации, а единое доступное пространство, которое объединяет в себе социальные и рабочие функции. Мы получили именно тот результат, на который рассчитывали, — теперь у нас есть функциональный современный портал, которым удобно пользоваться с любых устройств — как с рабочего компьютера, так и с мобильного телефона. Развитие и поддержку корпоративного портала мы также доверили команде Эм Си Арт.

Рекомендательное письмо (pdf)