Авторизация
Забыли пароль?
Сброс пароля
Вернуться к авторизации

Разработка информационной системы «АИС Абитуриент» для СФУ

20 декабря ‘22

Заказчик: ООО "МЕДИАРЕШЕНИЯ"
Страница кейса/результат: https://abiturient.sfu-kras.ru/auth/registration-sfu

Рассказываем, как автоматизировали приемную кампанию университета СФУ — одного из самых крупных вузов страны. С помощью автоматизированной информационной системы университет принял около 93 000 заявлений от 24 000 абитуриентов — на программы бакалавриата, специалитета, магистратуры и аспирантуры.

Агентство-исполнитель кейса

KozhinDev

Умный подход к разработке веб-сервисов и мобильных приложений. Не просто выполняем техническое задание, а делаем сервис удобным, предлагаем варианты оптимизации и улучшения функционала.

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

СФУ создан в 2006 году, и с тех пор дипломы о высшем образовании здесь получили более 100 000 выпускников. Ежегодно университет набирает на первый курс более 5300 человек. Количество заявлений, которые необходимо принять от абитуриентов — более 90 000.

Ранее у сотрудников было собственное решение для автоматизации, но каждый год появлялись новые требования к приемной кампании от государства, понадобилась интеграция с ФИС и ЕПГУ. Поэтому руководство обратилось к нам, чтобы с нуля создать новый кастомный сервис, который сможет закрыть все задачи СФУ, связанные с набором студентов.

Университету нужно было новое решение, удобное для сотрудников и абитуриентов. Требовалось реализовать двухсторонний обмен данными с ЕПГУ, получение информации из ФИС, использование простых электронных подписей. Заказчик хотел получить современный сервис, который поддержит имидж СФУ, как ведущего вуза Восточной Сибири, укрепит его собственный бренд.

ERP должна была включать в себя:

  • личный кабинет поступающего;
  • личный кабинет оператора;
  • сервисы проведения экзаменов;
  • формирование списков зачисленных студентов;
  • возможность заключать договоры на обучение, заверять заявления, соглашения на передачу персональных данных и другие документы удаленно с помощью электронной подписи.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

На реализацию проекта у нас было мало времени, так как фактически разработка началась с середины января 2022 года — до начала приемной кампании оставалось всего 5 месяцев.

В основе архитектуры приложения лежат элементы чистой архитектуры. Внедрили в наше решение микросервисную архитектуру, развернули его в ЦОДе СФУ с применением Kubernetes.

Благодаря такому подходу поддержка и развитие сервиса становятся проще и дешевле: элементы внутри программы изолированы друг от друга, и при необходимости можно изменить отдельный блок, не внося изменений во всей системе.

Приступили к разработке сервиса вместе с нашими партнерами — командой Бро.Agency: с их стороны были аналитика и UX/UI-дизайн.

Абитуриенты СФУ могут подавать заявления несколькими способами:

  • через Единый Портал Госуслуг — ЕПГУ;
  • онлайн с помощью компьютера или через мобильное приложение СФУ;
  • офлайн в университете;
  • почтой России.

Мы предусмотрели варианты для любого сценария:

  • Настроили интеграцию с ФИС и ЕПГУ: с помощью личного кабинета абитуриенты могут подавать, редактировать и отслеживать статус заявления, поданного на Госуслугах.
  • Разработали пошаговую форму для подачи заявления в Личном кабинете АИС с интуитивным интерфейсом, продумали защиту от ошибок: подать заявление неправильно сложно — не до конца заполненный документ нельзя отправить.
  • Дали возможность создавать и редактировать заявление через личный кабинет оператора — для абитуриентов, которые приходят в университет лично. Также сотрудники университета могут модерировать заявления, поступающие из системы ЕПГУ.

Структура организации и личный кабинет оператора

СФУ — многопрофильный ВУЗ, который, при создании, объединил несколько разных университетов. Из-за этого он имеет сложную структуру: 22 института, 3 филиала, 6 научно-образовательных центров, 108 лабораторий, 32 базовые кафедры.

Мы упорядочили базу данных о подразделениях и сотрудниках, чтобы руководители могли видеть количество задействованных людей и управлять доступом к информации.

Обычно в приемной кампании СФУ участвуют около 300 операторов. Они принимают заявления, консультируют абитуриентов и выполняют всю работу, связанную с приемной кампанией. Мы погрузились в эти процессы и разработали личный кабинет оператора, в котором можно:

  • формировать заявления от абитуриентов, обратившихся в университет лично;
  • обрабатывать заявления, поданные онлайн и офлайн, а также через ЕПГУ — редактировать, модерировать;
  • записывать абитуриентов на экзамены, засчитывать преимущества, получать необходимые согласия.
  • управлять контентной частью мобильного приложения — заполнять описание направлений подготовки, раздел ответов на часто задаваемые вопросы, раздел с полезной для поступающих информацией, создавать расписание событий для календаря;
  • управлять распределением ролей пользователей: создавать любые группы через интерфейс и наделять их правами. Например, одному институту дать больше прав, чем другому — в зависимости от их бизнес-процессов. Каждый оператор может быть привязан к одному или нескольким институтам.

Функционал личного кабинета сотрудника зависит от его уровня доступа и прав.

Личный кабинет абитуриента и мобильное приложение

Подать заявление можно с помощью формы в личном кабинете. Мы продумали ее логику так, чтобы заполнить ее неправильно было сложно. Заявление с ошибочными данными или без нужных документов просто не получится отправить.

Чтобы пользоваться информационной системой СФУ было удобнее, мы разработали кроссплатформенное мобильное приложение для абитуриентов. В нем доступен весь необходимый поступающим функционал:

  • авторизация в личном кабинете абитуриента;
  • просмотр информации о вузе: направления подготовки, контактные данные, ближайшие университетские события;
  • калькулятор ЕГЭ: позволяет отметить сданные экзамены и выбрать направление, на которое можно поступить с таким набором;
  • просмотр конкурсных списков;
  • просмотр списков поступающих;
  • интегрированный чат с оператором.

Приложение легко скачать на мобильное устройство, чтобы следить за статусом своего заявления и оставаться в курсе новостей.

Документы

Добавили в ERP модуль, автоматизирующий документооборот, чтобы снизить нагрузку на операторов, сэкономить их время. Система автоматически формирует заявления, составляет отчеты, заполняет большое количество бланков. Доступны форматы Excel и PDF.

Многие абитуриенты подают заявления из других городов. Чтобы они могли заверить документы или заключить договор с вузом без личного визита, мы предусмотрели возможность использовать простую электронно-цифровую подпись. Для этого абитуриенту нужно ввести цифровой код, который приходит в смс-сообщении.

Интеграция с ФИС и ЕПГУ

Сложной частью разработки оказалась настройка интеграции с двумя общероссийскими сервисами — ФИС и с суперсервисом ЕПГУ «Поступление в вуз онлайн». Обмен данными с Госуслугами должен быть двусторонним: в АИС Абитуриент должны поступать заявления, поданные через ЕПГУ, и наоборот.

С этим возникли проблемы:

  • Иногда суперсервис приема был недоступен, не справлялся с нагрузками и его работа сопровождалась ошибками. В этом случае приходилось вручную переотправлять данные, которые вернулись из-за ошибки и не были приняты порталом.
  • Сроки реализации суперсервиса ЕПГУ и выдачи нам API значительно сдвинулись. В процессе приемной кампании на портале дорабатывались методы, соответственно менялось API, и нам приходилось в режиме реального времени подстраивать свое приложение под эти изменения.

Но над проектом работала большая команда, поэтому мы оперативно справлялись с проблемами и доработками прямо в процессе приемной кампании.

Развертывание инфраструктуры серверов, поддержка и защита от DDoS-атаки

Для развертывания АИС Абитуриент на production-сервере мы использовали Kubernetes.

К началу приемной кампании мы запустили версию АИС Абитуриент с основным функционалом и продолжили доработку в процессе. Также на протяжении всей приемной кампании мы занимались поддержкой всего сервиса, помогали операторам разобраться в нем. В связи со сложностью и сжатыми сроками реализации, были на связи постоянно, работали с вузом с 8:00 до 20:00 в онлайн-формате 6 дней в неделю. Реагировали на возникающие проблемы незамедлительно, чтобы не нарушать процессы приемной кампании.

На старте кампании на серверы многих российских вузов была проведена массивная DDOS-атака, в том числе и на СФУ. Работа сервиса была замедлена, но мы помогли защитить данные абитуриентов. Атака была остановлена за 1,5 дня.

3. Результаты сотрудничества

Мы изучили бизнес-процессы и разработали кастомную информационную систему, в которой «клиентами» являются абитуриенты. Учли все потребности сотрудников приемной комиссии и снизили для них количество рутинной работы. Продумали удобный и понятный интерфейс, в котором легко разобраться даже далекому от технологий человеку.

Мобильное приложение упростило подачу заявлений для поступающих и позволило отслеживать их статус.

В результате наш продукт позволил СФУ успешно провести приемную кампанию 2022.

Интерфейс сервиса

4. Заключение

Разработали удобный и интуитивно понятный сервис для абитуриентов и сотрудников Вуза.

Агентство-исполнитель кейса

KozhinDev

Умный подход к разработке веб-сервисов и мобильных приложений. Не просто выполняем техническое задание, а делаем сервис удобным, предлагаем варианты оптимизации и улучшения функционала.

Ruward использует технологию "cookie" – сохранение на компьютере пользователя небольших текстовых файлов. Также мы используем на сайте сервис Яндекс.Метрика. Эта информация не позволит идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Если вы не согласны, чтобы мы использовали данные технологии, вы должны соответствующим образом установить настройки вашего браузера или не использовать наш сайт.

Согласен