Внедрение корпоративного портала Битрикс24 и аналитических отчетов в Qlik Sense для Jog Dog

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Проблематика

В компании не было единой среды для внутрикорпоративных коммуникаций, где бы были объединены все отделы компании: отдел продаж, бухгалтерия, отдел маркетинга, IT-отдел и руководство компании.

Не было удобного доступа к получению оперативной информации по процессу продаж в секторе B2B и для менеджеров, и для руководства: приходилось работать напрямую с 1С, что создавало дополнительную нагрузку на администраторов системы и не всегда было оперативно. Кроме того, отсутствовала единая информационная система, объединяющая взаимодействие менеджеров и клиентов (партнеров компании). Каждый менеджер выстраивал коммуникацию с клиентами на основе тех инструментов, которыми располагал: Excel, Outlook и другие офисные программы. Это было не оптимально для рабочего процесса: усложняло передачу клиентов между менеджерами и получение оперативной информации по процессу формирования предзаказов в партнерской сети; порождало ошибки; отнимало ценное время сотрудников, так как в существующих бизнес-процессах было много рутинных операций с ручной обработкой данных, а сама возможность автоматизации ряда бизнес-процессов отсутствовала.

Была возможность просматривать статистику продаж по интернет-магазину, но не было инструмента для сопоставления и анализа данных из разных систем (сайт, Я.Метрика, курьерская служба доставки).

Задачи

Были поставлены следующие задачи:

• Улучшить коммуникацию между сотрудниками и эффективность их информирования;
• Оптимизировать комплекс работ по взаимодействию с партнерами по формированию предзаказов продукции: увеличить скорость формирования предзаказов, уменьшить число ошибок;
• Получить доступ к сквозной аналитике продаж интернет-магазина jogdog.ru

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Для решения поставленных задач: автоматизации и упорядочивания бизнес-процессов, было принято решение внедрить коробочную версию Битрикс24 “Корпоративный портал” и провести работы по настройке CRM и интеграции с 1С для автоматизации получения отчетов по продажам.

Для комплексного анализа продаж интернет-магазина было решено разработать приложение на базе Qlik Sense.

Битрикс24 Корпоративный портал

Для решения задачи упрощения коммуникации между сотрудниками, установили и настроили систему объединяющую в едином информационном пространстве всех ключевых сотрудников компании. Это дало возможность централизованного распространения данных в компании.

В рамках данной задачи было сделано:

• Настройка веб-окружения на сервере;
• Установка и настройка Битрикс24 Корпоративный портал;
• Создание структуры компании, сотрудников, распределение прав доступа;

Внедрение CRM, кастомный импорт контактов из 1С

Для повышения качества обработки клиентских предзаказов: увеличения скорости сбора данных по предзаказам от партнеров, улучшения корректности данных по предзаказам, уменьшения числа ошибок. Для повышения эффективности работы менеджеров за счет высвобождения времени, ухода от ручной обработки данных в автоматизацию и уменьшения количества рутинных операций. Было принято решение о внедрении CRM в отдел продаж.

Для этого в Битрикс24 были проведены следующие работы:

• Настройка CRM: распределение прав доступа пользователей, воронки продаж, интеграции с электронной почтой.
• Подключение CRM-формы с сайта. На основе запросов с формы в системе создаются Лиды.

Для работы в CRM необходим был импорт контрагентов (списка Компаний) из 1С в Битрикс24 с определенным набором полей, отличным от стандартного.

• Реализация импорта посредством файлового обмена; обмен данными односторонний и по расписанию (так как версия системы 1С устаревшая и не было возможности поднять на стороне 1С веб-сервис);
• При изменении данных на стороне 1С выгружаются в Битрикс24 только измененные карточки Компаний;
• В импорте участвует необходимый набор полей; используется набор параметров для привязки импортированных данных к сущностям внутри системы, конкретно к ответственным менеджерам.

Основная техническая сложность в интеграции с 1С состояла в том, что у заказчика была не самая новая версия 1С и довольно кастомизированная. Кроме того, в импорт данных по Контрагентам требовалось добавить ряд изменений относительно стандартного решения. Поэтому готовое решение по интеграции Битрикс24 и 1С использовать не было возможности. Задача по интеграции с 1С состояла из двух блоков: импорт в Битрикс24 Компаний и получение отчетов из 1С по заданным параметрам. Обе задачи были решены совместными усилиями специалистов Progressive Media и программистов 1С, которые были были на стороне заказчика.

Краткий список работ проведенных по внедрению CRM:

• Настройка воронки (стадии Лидов и Сделок),
• Кастомизация карточек Сделок и Компаний,
• Настройка оповещений,
• Настройка прав доступа,
• Интеграция с 1С (импорт Компаний),
• Подключение почты менеджеров,
• Интеграция с веб-формой на сайте,
• Интеграция с корпоративным почтовым ящиком,
• Написание регламента,
• Проведение обучения менеджеров (демонстрация основных сценариев работы, ответы на вопросы).

Отчеты из 1С в интерфейсе Битрикс24

Для более удобного доступа менеджеров к информации по продажам из 1С и реализации возможности создания уровней доступа к отчетам, был разработан функционал централизованного доступа к отчетам 1С из интерфейса Битрикс24.

Была проведена интеграция с 1С и создание функциональной возможности запроса и получения отчета из 1С в Битрикс24.

• Функционал решения универсален — есть возможность запрашивать разные отчеты и для каждого использовать свой набор параметров (каждый отчет изначально настраивается отдельно); сами отчеты формируются на стороне 1С на основе параметров полученных из Битрикс24;
• В интерфейсе Битрикс24 в специальном разделе создана форма запроса отчета: часть полей одинаковы для всех типов отчетов, часть уникальны и зависят от типа отчета;
• Есть возможность отправить отчет на e-mail и/или сохранить себе на Диск. Также можно позднее скачать его из специального реестра, где хранятся все заказанные пользователем отчеты (каждый пользователь видит только свой список отчетов);
• Настроено разделение прав пользователей — у каждого пользователя доступ только к заказу определенных отчетов. У Директора например все отчеты доступны, а у менеджера 1-2 отчета.

Если раньше менеджеры для получения отчетов шли к бухгалтеру или сами заходили в 1С, то теперь все запрашивают уже готовые отчеты через интерфейс в Битрикс24 и не обращаются напрямую в 1С. Кроме того реализована удобная система разделения прав доступа к информации — доступ к запросу того или иного отчета настраивается.

Разработка отчетов по продажам на базе Qlik Sense

Для оперативного принятия управленческих решений был внедрен инструмент аналитики продаж на базе Qlik Sense и разработано несколько приложений:

• Анализ географии продаж в сегменте B2B на базе данных из 1С. Приложение позволяет проанализировать эффективность менеджеров в разрезе продаж по городам, сезонам, годам.
• Продажи в интернет-магазине. Данные берутся из следующих источников: Яндекс.Метрики (статистика посещаемости и профиль аудитории), БД интернет-магазина (артикулы, цены, данные по продажам), из сервиса курьерской доставки в виде excel-файлов. Какие показатели стали доступны:
• Показатели потенциальной выручки, количество заказанных пар и количество заказов, средний чек, конверсия — все это в реальном времени;
• Диаграмма зависимости посещаемости и количества заказов по дням;
• Диаграмму категорий самых продаваемых моделей;
• Сведение в одной таблице данных по просмотрам, по заказам и по реальным покупкам по каждому артикулу;
• Детальные данные по каждому заказу;
• Гистограмма по потенциальной выручке на каждый день;
• Показатель процента выкупа заказов;
• Диаграмма для анализа скорости доставки.

Программа обучения пользованию продуктом «1С-Битрикс24»

В рамках внедрения продукта Корпоративный портал - Битрикс24 был проведен однодневный семинар по обучению сотрудников компании на территории Заказчика. Слушатели — сотрудники компании, которым предстоит работать в новой системе Битрикс24. Программа обучения — демонстрация основных сценариев работы в системе и ответы на вопросы слушателей.

Так как до Битрикс24 в компании не использовалась ни одна CRM, то были сложности с внедрением нового инструмента. Обучение было необходимо и одним из пунктов этого процесса было донесение до сотрудников ценности использования данной системы. После проведения обучения, уже на этапе поддержки системы, проводились точечные консультации и оказывалась помощь.

3. Результаты сотрудничества

Заказчик получил ряд удобных инструментов для управления бизнес-процессами. Много рутинных операций было автоматизировано. Бизнес-процессы в компании вышли на новый уровень по скорости, прозрачности и управляемости.

Менеджеры получили современные инструменты, которые каждый день помогают решать поставленные задачи и освобождают их от рутины, позволяя использовать творческую энергию более эффективно. Например, получилось существенно сократить время сбора данных и формирования итогового предзаказа на фабрику.