Кастомизация Bitrix24 под задачи бизнеса

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Bitrix24 - популярная в России система по управлению предприятием с рядом функций “из коробки”, которые позволяют закрывать множество задач бизнеса. Но не всегда стандартный функционал покрывает все потребности, особенно, когда бизнес начинает развиваться и потребности растут.

Мы в своей работе также используем Bitrix24, но кастомизируем его под свои задачи.

Так, например, в начале мы использовали стандартный функционал Bitrix24 для отслеживания нагрузки на сотрудников, но через какое-то время компания разрослась, бизнес-процессы поменялись и функционал перестал удовлетворять всем нашим запросам.

Управленческий состав поставил перед разработчиками задачу: создать систему учета и планирования ресурсов.

При этом, ТОП-менеджеры должны иметь возможность:

• отслеживать в режиме реального времени текущую и планируемую нагрузку на каждого сотрудника;
• отслеживать текущий и планируемый доход по проектам и сотрудникам;
• отслеживать отклонение фактического дохода от планируемого.

Строить аналитические отчеты в разрезе:

• сотрудников;
• проектов.

В Iq Dev есть 3 формата нагрузки сотрудников и, соответственно, 3 варианта получения дохода:

• Fix price - компания заранее оценила какое количество часов уйдет у сотрудника на реализацию проекта. Зафиксировала стоимость в договоре, по итогу работ компания получит фиксированных доход, при этом неважно сколько часов потратил сотрудник на реализацию.
• Выкуп - Заказчик нанимает сотрудника Iq Dev на полный рабочий день на определенный срок - до даты окончания проекта. Оплата производится за 100% рабочего времени сотрудника Iq Dev. Сумма дохода считается согласно производственному календарю. Дата окончания проекта может быть изменена в меньшую или большую сторону.
• Time & Material - между Iq Dev и Заказчиком согласована стоимость 1 часа работы сотрудника Iq Dev. Сотрудник работает на проекте, когда это необходимо и на то количество часов, которое необходимо для решения задачи. Доход компания получит только за фактически отработанное время.

Система учета раньше:

После каждого месяца подсчеты доходов велись вручную, используя систему учета времени + ручной труд специально выделенного сотрудника. Такой процесс трудозатратен, малоэффективен, нет возможности прогнозирования дохода.

Итак, задача поставлена, в первую очередь мы разделили её на 2 этапа:

• добавить возможность планирования ресурсов в стандартных задачах Bitrix24;
• разработать форму отчётности.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Этап 1. Добавить возможность планирования ресурсов в стандартных задачах Bitrix24

Раньше оплата за задачу считалась менеджером исходя из модели работы по задаче, оценке и учтенного времени работы, ставка фиксировалась менеджером в excel таблице. Отсутствовал удобный инструмент планирования ресурсов и бюджета. Поэтому первое, что мы сделали - это перенесли ставки из excel в разрез задач и добавили возможность указывать необходимые ресурсы для реализации задачи.

Под ресурсом понимается количество часов необходимое для реализации задачи, период, в который будет использоваться ресурс и его стоимость, ответственный.

Мы интегрировали форму с ресурсами в карточку задачи, при этом не изменяя шаблон, чтобы оставить возможность без проблем обновлять Bitrix24 и получать новый функционал.

Для разработки формы мы реализовали компонент с помощью React.Js и API на стороне Bitrix 24.

Таким образом, мы получили возможность учитывать ресурсы в разрезе выполняемых задач.

Этап 2. Разработать интерфейс отчётности

Для начала мы определили как будет выглядеть сам интерфейс — это та же таблица с раскрывающимися списками.

Левая часть таблицы должна содержать сводную информацию по каждому сотруднику:

• подразделение;
• количество отработанных часов;
• название проектов;
• план дохода на месяц;
• сумма дохода на текущую дату.

В зависимости от типа задачи подсчет дохода ведется:

• по треку времени в случае формата оплаты T&M;
• по плану в случае формата оплаты fixed price или выкуп.

Правая часть таблицы - календарь учета времени. В нем видно, как запланированная нагрузка распределяется по рабочим дням, в каких задачах есть план, куда сотрудник затрекал время. Добавлена функция вывода больничных, отпусков из стандартного функционала Bitrix24. Всё это для удобства собрано в одном месте.

Также внедрили возможность сбора детальной информации по каждому сотруднику:

• проект;
• задачи в рамках проекта;
• подзадачи.

Теперь в рамках каждой группировки видно количество часов и сумму за каждый проект, каждую задачу. А в случае неточностей - всегда можно найти ошибку в конкретном проекте или в конкретной задаче.

В нижней части таблицы - собрали свод с итогами за месяц.

Для того, чтобы таблица была компактнее были добавлены элементы управления колонками: ТОП-менеджер сам может выбрать какие колонки ему нужны для отчета, а какие можно скрыть.

Также реализовали функционал фильтрации, который позволяет ограничить область поиска для построения отчета.

3. Результаты сотрудничества

После кастомизации Bitrix24 управленческий состав получил функционал, который отражает:

• доход по каждому сотруднику с учетом форматов оплаты;
• загрузку сотрудника в режиме реального времени.