Личный кабинет для одного из крупнейших ВУЗов страны. Автоматизация подачи документов на поступление.

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Поступление в высшее учебное заведение - однозначно стресс как для абитуриента, так и для родителей, а процесс подготовки и отправки документов для поступления еще вчера представлялся в виде путешествия в другой город по нескольку раз, обивания порогов университета и очередей на заключение договора. Но сегодня, благодаря стремлению учебных заведений к цифровизации и упрощению процессов работы с абитуриентами и студентами, достаточно заполнить форму в личном кабинете и выбрать нужный факультет.

Поговорили с Назаром о том, как IQ Dev помогал одному из передовых ВУЗов страны создать единую сеть обмена данных и упростить процесс работы с абитуриентами. Хотим сразу отметить, что этот проект реализовывала большая команда, в которую входили представители клиента, разработчики IQ Dev и разработчики других компаний. Без общей командной работы у нас не получилось бы реализовать проект. За что всем участникам большое спасибо.

О клиенте: Крупнейший ВУЗ страны (NDA)

Текущая проблематика:

- существует множество внутренних несвязанных систем управления приемными кампаниями между главным корпусом ВУЗа и 4 филиалами в разных городах.

- абитуриенты и родители подают заявки на зачисление лично

- заключение договора и оплата также возможна только лично

- ввиду личных обращений большая нагрузка на сотрудников приемной кампании

Цели:

1. Создать единую связанную систему обмена данными между филиалами

2. Автоматизировать часть бизнес-процессов

3. Разработать личный кабинет для подачи электронных заявлений на зачисление и электронного подписания всех документов

4. Разгрузить сотрудников приемных кампаний

Задачи команды разработки:

1. Выбрать инструменты общения для внутренних систем филиалов и создать для них быстрый и удобный интерфейс для абитуриентов

2. Автоматизировать бизнес-процесс подачи документов

3. Разработать функционал электронного документооборота:

• подавать заявки на заключение договора
• записываться на визит в один из филиалов
• разработать электронный обмен скан-копий
• подписывать договора
• учесть, что большая часть возможностей будет доступна не только абитуриентам, но и их третьим лицам (тем кто оплачивает обучение)

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Создание единой системы обмена данных между филиалами

Клиент изначально был настроен на использование фреймворка Bitrix в качестве единой системы, которая будет использоваться на проекте, тк все филиалы использовали 1С в работе. Оспаривать это решение команда разработки не стала, была согласна, что Bitrix справится с задачей объединения в себе всех процессозависимых систем. В качестве общения между информационными системами филиалов выбрали RabbitMQ - этот брокер очередей позволит быстро и надежно передавать сообщения (в дальнейшем пакеты сообщений) из одной системы в другую. Интерфейс для абитуриентов (он же личный кабинет) решили делать в виде web-приложения (bitrix + nuxtJs). Фреймворк nuxtJs - позволит достичь требуемой оперативности системы, а Bitrix помимо прочего будет служить API сервисом для frontend части.

Автоматизация бизнес-процесса подачи документов и разработка электронного документооборота

Итак, команда приступила к автоматизации бизнес-процесса. Детально изучив предоставленные клиентом описанные бизнес-процессы и требования к функционалу, команда начала процесс разработки. В ходе работы дополнили функционал личного кабинета от клиента.

Функционал личного кабинета абитуриента должен содержать:

• регистрацию
• подачу заявления абитуриента
• подачу заявления на договор, в т.ч. 3-х сторонний
• подачу заявления на скидку
• возможность подписать документ электронно или лично, при желании подписанта
• возможность выбора общежития: требуется или нет, если требуется, то в каком корпусе

Функционал “Регистрация абитуриента и подача заявления”

Абитуриент, попав в веб-приложение на сайте ВУЗа - регистрируется, ему открывается возможность подать «Заявление абитуриента» - заполняет большую форму, указывает данные:

• о себе (паспортные данные, снилс и др. личные документы)
• в случае если абитуриент несовершеннолетний - данные третьего лица
• результаты ЕГЭ
• индивидуальные достижения
• документы преимущественного права, если такие имеются
• запись на вступительные испытания
• выбирает конкурсную группу
• и многие другие данные вплоть до данных требуется ли ему общежитие и какой кампус необходим

После ввода корректных данных - отправляет заявление. Далее система - веб-приложение - отправляет в заведомо созданные очереди брокера очередей RabbitMQ пакеты (данные): пользователь и заявки. Консьюмер 1С - читает пакеты, проверяет их на корректность, сохраняет абитуриента, и сохраняет заявку, передает ее оператору 1С на проверку. Проверку на подлинность предоставленных данных делает сотрудник приемной комиссии. Если данные не корректны - оператор 1С ставит статус заявки “Требуется доработка” , пишет комментарий, и возвращает пакет обратно системе. Веб-приложение, получив пакет — информирует пользователя на почту и на сайте в уведомлении, что заявка отправлена на редактирование, и показывает комментарий оператора 1С. Если заявка была корректна - оператор 1С сохраняет заявку, ставит статус «одобрено» и одобренная заявка отправляется обратно в веб-приложение. О чем также уведомляется абитуриент. Параллельно с этим алгоритм веб-приложения отправляет результаты ЕГЭ и вступительных испытаний на проверку. Как только, баллы подтверждаются - в веб приложение в отдельной очереди - отправляется пакет данных «подтвержденных баллов». Веб-приложение в свою очередь, “читает” пакет, делает записи в справочниках «подтвержденных баллов» и отправляет абитуриенту на почту сообщение, что он может продолжить процесс подачи документов.

Функционал “Формирование договора”

После уведомления абитуриент заходит в веб-приложение и видит, что ему доступна вкладка «Мои договоры», где ему будет предложено сразу подать «заявку на заключение договора». Абитуриент, начав заполнять форму «Заявки на договор» увидит, что ему доступны только те кампусы и конкурсные группы — которые он указывал в прошлой заявке. Заполнив форму, абитуриенту предоставляется возможность прикрепить заявление на скидку, которое будет рассматриваться сотрудниками ВУЗа. По итогам рассмотрения заявки на скидку - абитуриент также получит уведомление с результатом. Если абитуриент не достиг возраста 18 лет, он должен создавать заявку с 3-им лицом - о чем система обязательно его проинформирует. Чаще всего третьим лицом выступает один из родителей, либо организация, которая готова оплачивать обучение (формат целевого обучения) Перед отправкой и сохранением заявки - предусмотрено несколько процедур проверки.

Заявка автоматически проверяется по ряду требований, в которые входят:

• проверки на наличие необходимых дисциплин в ЕГЭ
• проходные баллы
• нет ли в базе у этого абитуриента заявки/договора на выбранное направление

Если, хотя бы 1 требование не соблюдено — абитуриент будет уведомлен, по какому из требований он не проходит.

Также пользователь выбирает форму подписания договора:

• собственноручно в филиале ВУЗа
• электронно

Если, все требования соблюдены, заявка отправляется в 1С, в которой запускаются аналогичные проверки. Если, заявка прошла все проверки, она отправляется далее на рассмотрение следующую систему, а заявка на скидку отправляется прямиком к сотруднику, ответственному за распределение скидок.

Функционал “Подписание договора и оплата”

Как только система получила ответ, что заявка на договор оформлена верно, сотрудник подтвердил или отклонил скидку - в веб-приложение приходит пакет с подтверждениями. Система уведомляет об этом пользователя на почту и в список уведомлений. В параллельном процессе запускается алгоритм создания проекта договора. Система 1С создает проект, самостоятельно отправляет данные сторон в систему, где данные сверяются и формируется сам договор. После получения ответа - пользователь получает проект договора в веб-приложении, как только проект договора готов - абитуриента уведомят на электронную почту, в личном кабинете.

Тип подписания “собственноручно”

Если - в заявке был выбран тип подписания “собственноручно” - пользователю открывается возможность выбрать: дату и время для записи на визит в отделении, который он указывал ранее. Далее данные передаются сотруднику приемной комиссии, где будет полная информация по абитуриенту, его заявкам и планируемой дате посещения ВУЗа для подписания договора. Уже при посещении ВУЗа - абитуриент и третье лицо (родители, организация, оплачивающая обучение) еще раз ознакомится с договором и смогут его подписать.

Тип подписания “электронно”

Абитуриент ознакамливается с проектом договором и может либо подписать его, либо отказаться от проекта. Если в заявке было создано третье лицо, то веб-приложение формирует пригласительное сообщение, с указаниями дальнейших действий, и отправит на почту третьему лицу. Для третьих лиц, будь то физическое лицо или юридическое лицо - создан отдельный домен, в котором они должны зарегистрироваться. Им отображается только активный договор, они могу отслеживать его движение.

Если все согласны с условиями проекта договора система предлагает принять электронную версию. Подтвердить согласие можно при помощи SMS: система генерирует уникальный код и отправляет его через SMS. После проверки корректности введенного кода система отправляет в личный кабинет данные о согласии. В случае, если кто-то еще не согласился с условиями договора - система также отобразит это.

Как только проект договора был принят всеми сторонами в 1С отправляется пакет со всеми подписями, датами, и с какой версией пользователи соглашались. После этого система 1С отправляет запрос в систему, которая создает физический договор, и отправляет обратно его электронную версию в систему 1С, после чего из 1С данные отправляются в личный кабинет. Абитуриенту и подписантам, в случае трехстороннего договора, отправляется письмо на почту, и создается уведомление, в котором сказано, что необходимо подписать договор и согласиться с офертой. Подписание договора также происходит через SMS-код. После подписания со всех сторон - отправляется пакет в 1С, в котором будут все даты и подписи.

Также заложили функционал подписи дополнительных соглашений, которые могут понадобится при заключении договора. Для дополнительных соглашений реализовали функционал обмена скан-копиями. Если к договору необходимо приложить дополнительное соглашение - оператор 1С инициализирует обмен: отправляет скан-копию дополнительного соглашения. Пользователь видит у себя пакет документов, который ему нужно загрузить 1 к 1 в формате pdf, jpeg, png. После физической подписи и удачной загрузки скан-копии с подписью в личный кабинет - пользователю приходит оповещение о получении на электронную почту и в список уведомлений.

После подписания договора подписанту открывается возможность оплатить договор. Сделать он это может через внешнюю систему, по квитанции. После оплаты система порекомендует загрузить документы об оплате в личный кабинет. Абитуриент в своем личном кабинете сможет отслеживать статус оплаты.

3. Результаты сотрудничества

Заключение

В итоге ВУЗ получил автоматизированную систему работы с абитуриентами от подачи заявлений до формирования договоров и оплаты. Прозрачную и понятную единую систему обмена данными между всеми 4 филиалами. И, конечно, существенно сократил трудозатраты приемной комиссии и упростил жизнь абитуриентам и их родителям.