Корпоративный портал DD Planet

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

DD Planet — это группа компаний с разными управленческими структурами. Корпоративный портал помогает нам организовать деятельность нескольких бизнес-юнитов, наладить взаимодействие между направлениями и отделами. Это основной инструмент для каждого нашего сотрудника, который объединяет все сервисы, необходимые для работы, в единую экосистему с постоянным доступом.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Цель:

цифровизация бизнеса

Задачи:

разработать и внедрить корпоративную систему

систематизировать накопленные знания

автоматизировать бизнес-процессы

создать прозрачную систему отчётности

Почему выбрали Битрикс24?

Для нас важны гибкость масштабирования и легкость погружения. Система Битрикс24 не монолитна, позволяет гибко себя менять. Она представляет собой набор программных решений и фреймворк для их расширения, который можно бесшовно наращивать в зависимости от целей.

Базовым функционалом и сущностями системы можно пользоваться сразу после установки, параллельно развивая её возможности на уровне фреймворка со своими классами, объектами, методами. А модуль «Бизнес-процессы» позволяет оцифровать любой процесс в компании и встроить в него самописные блоки.

В нашей компании работают специалисты, которые знают систему на экспертном уровне и могут качественно реализовать уникальные доработки. Поэтому мы не рассматривали другие варианты ПО – и сразу выбрали Битрикс24.

Технологический стек:

1С-Битрикс24: Корпоративный портал - 250

PHP

JQuery

MySQL

JavaScript

Что было сделано

Развитие корпоративного портала — постепенный и, по сути, бесконечный процесс. Мы работаем в Битрикс24 с 2019 года и за это время кастомизировали каждый из разделов меню.

Установка и настройка

Мы поставили «коробку» и настроили первые стандартные сервисы: справочник сотрудников, процессы по оформлению отсутствий, отпусков, больничных. Внедрили простейшую систему утверждения внешних счетов на оплату: сотрудники подтверждали или отклоняли заявки в системе.

С появлением новых бизнес-целей мы наращивали систему и добавляли сервисы и возможности для пользователей.

Финансовая отчетность

Из сервиса утверждения заявок выросла мощная финансовая система для оплаты по подрядчикам и контрагентам. Она поддерживает несколько юридических лиц, внутри есть своя аналитика, а ветвления согласований различаются в зависимости от сценария оплаты.

Мы добавили контроль дебиторской задолженности, учет внутренних и структурных расходов, расходов по проектам. В результате получили полноценный инструмент управленческой отчетности, в котором считаем рентабельность по всем бизнес-юнитам.

Смарт-процессы HR

1. Чтобы организовать выход новых сотрудников, сначала мы использовали бизнес-процессы. С их помощью автоматизировали стандартные действия: оформить, завести учетную запись, подготовить компьютер, встретить в офисе.

Когда Битрикс24 выпустил инструмент «Смарт-процессы», мы перевели на него все HR-сценарии. Смарт-процессы позволяют автоматизировать бесшовно полный цикл жизни сотрудника. Например, есть воронка «отклики на вакансию на сайте», откуда кандидат переходит в воронку «потенциальные соискатели», дальше — в воронку «офферы», «сотрудники на испытательном сроке», «сотрудники прошедшие испытательный срок».

Между воронками могут быть туннели. Бывают ситуации, когда человек получает новый оффер внутри нашей же компании от другого бизнес-юнита. Тогда он проходит упрощенную процедуру, но, по сути, это увольнение из старого бизнес-юнита и приём в новый с другой управленческой структурой. Сотрудник сохраняет рабочее место, доступы, но уже выступает в другой роли. Так выглядит горизонтальное перемещение внутри группы компаний.

Смарт-процесс пронизывается вспомогательными рабочими процессами и постоянно наполняется информацией. Допустим, сотрудник проходит опрос 360 или компания отправляет его на обучение, для которого нужно подписать ученический договор, договориться об условиях, согласовать и получить подтверждения начальника отдела, бухгалтерии.

Получается сквозной смарт-процесс всего пути сотрудника в компании, в котором мы видим полную хронологию событий – всё, что происходило с момента, как он откликнулся на вакансию.

2. Важный процесс на нашем корпортале — согласование удалённой работы. Стандартное «отсутствие» в Битрикс24 оформляется как отпуск и подразумевает, что на сотрудника невозможно поставить задачу. «Удаленная работа» — специальный тип отсутствия, который понимает, что сотрудник на рабочем месте и выполняет задачи.

CRM

Мы используем CRM как инструмент для ведения не только клиентов и сделок, но и проектов. Как в HR потенциальный соискатель переходит по воронкам и становится сотрудником, так и сделка попадает из лида в производство.

1. В производственной воронке к сделке привязаны вспомогательные бизнес-процессы: согласование договоров, приложений, смет. Общий принцип — информацию можно менять, пока она не прошла согласование. Так, условия сделки можно менять на этапе планирования бюджета, сроков. Когда она прошла все этапы согласования по цепочке от менеджера до директора, редактирование уже недоступно. Если нужно сдвинуть срок после согласований, запускаем новый бизнес процесс, который отражается в истории сделки.

Цепочка согласующих зависит от масштаба сделки и направления, мы разработали специальную матрицу — как мы понимаем, кто должен согласовывать — визуализировали и интегрировали на портал.

2. В календаре можно поставить встречу и привязать ее к сущности в CRM. Например, это встреча с клиентом или по сделке. По завершению встречи на менеджера автоматически падает задача — написать по ней отчёт. Документ подтянется в сделку и сохранится в хронологии.

3. К сделкам привязаны счета на оплату: и клиентские для нас, и от нас подрядчикам, контрагентам. CRM тесно связана с нашим биллингом и управленческой отчетностью.

4. Когда сделка подходит к завершению, формируется «обходной лист». Все ответственные участники подтверждают, что сделку можно закрывать: исходники заархивировали, документы подписали и т. д.

Задачи и проекты

По каждому проекту мы создаем рабочую группу на корпортале. В таких группах состоит вся команда, хранятся данные: договора, сделки, дебиторская задолженность.

Если клиенту важна прозрачность процессов, мы даём доступ к группе на портале. Клиенты могут просматривать документы, историю сделок, напрямую ставить задачи и общаться.

Для управления задачами в Битрикс24 есть несколько удобных форматов: канбан, диаграмма Ганта, инструменты планирования и согласования.

Интеграции

Корпоративный портал DD Planet интегрирован с несколькими внешними системами:

MS Azure DevOps — специализированная система управления задачами по разработке. Автоматически переносим в неё тысячи задач ежемесячно.

1С — все выплаты загружаем в корпоративный портал, чтобы считать рентабельность, зарплаты, отпускные, больничные.

Active Directory — синхронизация учётных записей.

Телефония — очередь сотрудников, которые принимают звонки на корпортале.

DevExtreme — инструмент отчётности, позволяет строить сводные таблицы по всем данным с графиками и в онлайн-режиме на корпортале менять срезы данных, их глубину и т. д.

Маркетинг

В CRM на корпоративном портале мы анализируем каналы привлечения клиентов с точки зрения количества и качества входящих лидов. Используем базу клиентов для ретаргетинга и LAL — с помощью реальных данных из профилей в CRM выстраиваем полноценный CRM-маркетинг.

Ведем переписку с потенциальными клиентами, которые обращаются по разным каналам. Все обращения поступают в единую систему Битрикс24.

База знаний

База знаний — важный инструмент, с помощью которого компания хранит и использует накопленные знания. В ней мы собираем всю информацию для сотрудников от инструкций, как оформить отпуск и больничный, до чек-листов, например – как настроить VPN для удаленной работы.

Мы существенно доработали этот раздел: внедрили мощный визуальный редактор, настроили гибкую систему прав. Некоторые разделы могут быть полностью скрыты или показываться определенным группам или ролям на корпортале. Редактору базы знаний мы выдаем права на редактирование блоков.

Структура компании

Древовидная структура позволяет визуально отобразить, как устроена компания — подразделения и их зависимость между собой. Есть возможность увидеть, в каком подразделении работает тот или иной сотрудник, кто его начальник.

Работа с документами

Битрикс24 может полноценно заменить Google Docs благодаря встроенной технологии Р7. Она позволяет в онлайн-режиме совместно работать с документами: редактировать, комментировать, сохранять историю правок. Мы постепенно переводим весь документооборот в корпоративный портал.

Корпоративная соцсеть

Стандартный, но полезный инструмент. На корпоративном портале мы ведем собственную внутреннюю социальную сеть: делимся важными событиями из жизни компании, приглашаем на вебинары, выкладываем новости. Сотрудники активно комментируют публикации.

Каждый месяц выпускаем дайджест новостей компании, в котором руководители направлений подводят итоги, рассказывают о планах и проектах. И несколько раз в месяц организуем внутренние митапы. В формате закрытого вебинара сотрудники рассказывают коллегам о своей работе, книгах, конференциях, которые посетили, делятся знаниями. Все материалы хранятся в соответствующих разделах на корпортале.

3. Результаты сотрудничества

Результаты

Поставленной цели мы достигли: бóльшая и самая весомая часть бизнес-процессов перенесена на корпоративный портал. Работы по цифровизации не заканчиваются, но результаты уже на лицо:

Получили прозрачный и оперативный инструмент отчетности по клиентам и по работе всех отделов.

Автоматизировали HR-сценарии: теперь путь сотрудника в компании можно проследить еще с момента его отклика на вакансию. Добавили функцию оформления удаленной работы.

Упорядочили процесс ведения сделок и проектов по всем этапам через CRM – они проходят по воронке из лида до полного завершения, автоматизировали задачи и отчетность.

Перенесли в Битрикс24 все задачи, при этом видеть их могут не только наши сотрудники, но и клиенты – если им это важно. Для просмотра задач есть несколько удобных форматов.

Интегрировали корпортал со всеми внешними системами, с которыми работаем – от 1С до телефонии, тем самым уменьшив объем ручного переноса данных, автоматизировав отчетность и освободив время для других задач.

Обеспечили доступ ко всем инструкциям и чек-листам в одном месте – сотрудники могут найти ответы на все свои вопросы в Базе знаний. Это значительно облегчило обучение новых сотрудников – так они погружаются в жизнь компании с первого дня и всегда имеют под рукой “шпаргалку”.

Переводим документооборот в корпоративный портал: на его облачном диске уже можно найти документы для устройства на работу.

Наладили контакт между офисами и сотрудниками, объединив их в собственной социальной сети.