Создание корпоративного портала на базе «1С-Битрикс24:Enterprise» помогло крупному сельскохозяйственному предприятию повысить эффективность работы

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Битрикс24 для сельского хозяйства. Зачем на свиноферме доступ на корпоративный портал?

Многие компании уже пользуются корпоративными порталами на основе «Битрикс24». Но для сельского хозяйства это не такое распространенное явление. Между тем, крупные сельскохозяйственные компании не меньше, чем представители других отраслей экономики, испытывают потребность в том, чтобы выйти на новый уровень организации работы. На этой ступени легко поставить задачи ответственным, легко проконтролировать решение этих задач, легко наладить взаимодействие между всеми исполнителями.

В сельском хозяйстве работники отделены друг от друга географически, рассредоточены по объектам. Особенно, если мы говорим про холдинги, которые объединяют животноводческие фермы, засеянные злаками поля, элеваторы, автотранспортные предприятия, фирменные магазины... Зачастую между теми, кто работает во всех этих подразделениях, километры и километры. Это – особенность отрасли, которую надо не просто учитывать, но и преодолевать. Расстояния не должны быть помехой для слаженного взаимодействия всех сотрудников и совместного решения важных задач.

Этого же убеждения придерживаются в крупной агротехнической корпорации, обратившейся к специалистам «СофтЭксперт» за созданием корпоративного портала на основе «1С-Битрикс24:Enterprise».

Сроки реализации проекта: ноябрь 2019 года - февраль 2020 года.

О клиенте

Компания действует в Центральном федеральном округе уже более 10 лет, основная специализация – свиноводство.

Сельскохозяйственное предприятие самостоятельно выращивает корма; действуют несколько комбикормовых заводов. Свою продукцию реализует в собственной сети розничных магазинов.

За 2019-2020 годы компания ввела в эксплуатацию несколько новых ферм и комбикормовый завод. Сейчас продолжается реализация проектов по строительству новых ферм и мясоперерабатывающего предприятия.

Общий штат компании ― свыше 3000 человек.

Ситуация до начала сотрудничества

До начала совместного с «СофтЭксперт» проекта сотрудники компании пользовались для своих рабочих нужд разными узкопрофильными платформами. Так, работа над задачами шла в MASProject, база знаний хранилась и использовалась в MicrosoftSharePoint.

Обслуживание этих платформ требовало много времени и усилий, а обновление каждой из них выливалось в кругленькую сумму для компании.

Необходимая информация размещалась на корпоративном портале: справочники со сведениями о сотрудниках, информация о поставленных задачах и их исполнителях, шаблоны документов и т.д. Однако у сотрудников и руководства сельхозпредприятия был целый ряд претензий к этому ресурсу:

лишние блоки, к которым у ряда сотрудников не было доступа.

«мертвые», непосещаемые или вообще пустые разделы.

неудобно было работать с поручениями: сложно выгружать, нельзя сделать одно поручение на группу исполнителей и т.п.

в календаре информация была подана неудобоваримо.

плохо читаемый текст.

в целом ― многоступенчатые, громоздкие механизмы работы.

Таким образом, обращаясь в «СофтЭксперт», сельскохозяйственная корпорация хотела получить более четкую, лучше организованную структуру взаимодействия внутри компании и хранения всей необходимой информации.

По мнению нашего клиента, это должно было благоприятно отразиться на решении бизнес-задач. В беседе с нашими специалистами заказчики озвучили проблему низкого уровня исполнительской дисциплины. Повысить ее предполагалось как раз за счет того, что будет создана платформа, где все подразделения компании быстро взаимодействуют, совместно решают задачи, где их работа прозрачна для руководства организации.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Выбор программного решения и партнера

Изучив варианты, сельскохозяйственная компания пришла к выводу, что поставленную задачу может решить платформа «1С-Битрикс24: Enterprise».

«Enterprise» ― это, можно сказать, редакция «высшего пилотажа» в линейке Битрикс24. Организации необходим «Энтерпрайз» и только он, если:

• компания имеет несколько офисов или представляет собой холдинг;
• корпоративный портал рассчитан более, чем на 500 пользователей;
• требуется создать сеть порталов с центральным управлением, при этом сотрудники будут посещать общий и локальный порталы, а также порталы других подразделений при наличии доступа к ним;
• нужна бесперебойная работа при самых высоких нагрузках.

Эти параметры были характерны и для сельскохозяйственной компании, о которой идет речь.

Что касается поисков интегратора, который справился бы с задачей, здесь выбор пал на группу компаний «СофтЭксперт». С одной стороны, это было обусловлено тем, что клиент до этого работал с нами ― мы успешно осуществили два совместных проекта, попав благодаря этому в список надежных партнеров.

А с другой стороны, выбор был связан с нашими статусом и опытом. «СофтЭксперт» ― партнер фирмы «1С» с 20-летним стажем и золотой партнер компании «1С-Битрикс». При этом мы имеем статус «крупные корпоративные внедрения» ― таких, как мы, на рынке примерно 1 процент. Только с таким статусом можно внедрять платформу «1С-Битрикс24: Enterprise».

Выполненные работы

• Установка коробочного «Битрикс24» в редакции «Enterprise» и первоначальные настройки портала, в том числе:
• Настройка сервера и домена;
• Настройка администратора системы;
• Настройка формата даты, времени и имени, отображаемых на портале;
• Настройка правил регистрации/авторизации на портале;
• Настройка безопасности портала.
• Настройка структуры компании на портале: перенос из платформы ActiveDirectory иерархической структуры компании и информации о сотрудниках в раздел «Структура компании». Особо стоит отметить, что использование «Битрикс24» позволило не выстраивать систему заново, а просто перенести существующую иерархию. Пользователи могут авторизоваться под своими учетными записями в базе ActiveDirectory.
• Интеграция с ActiveDirectory
• Настройка прав доступов для сотрудников согласно их роли в компании. Это обеспечивает безопасность деятельности компании.
• Настройка делегирования задач, заданий, дел между сотрудниками в случае появления такой необходимости (болезнь, отпуск, увольнение).
• Перенос задач из MASProject. Были перенесены сами задачи (тело задачи), кроме того, они были прикреплены к прежним ответственным, сохранена также история комментариев, файлов, прикрепленных к задачам.
• Перенос раздела «База знаний» из MicrosoftSharePoint:
• ручной перенос контента web-страниц;
• ручной перенос прикрепленных файлов (изображения, документы, аудио, видео);
• ручная настройка ссылок из контента web-страниц к прикрепленным файлам.

Доступ к порталу получили 1000 сотрудников компании.

3. Результаты сотрудничества

Достигнутые результаты и польза от проекта

Сокращение временных затрат. Теперь для того, чтобы использовать материалы базы знаний, найти нужный шаблон документа или передать определенные файлы всем, кто работает над решением конкретной задачи, достаточно прибегнуть к корпоративному порталу. Все полезные функции и инструменты аккумулируются на одной платформе, наконец, все подразделения работают с этой платформой. Времени на коммуникацию и поиск информации теперь уходит меньше.

Рост исполнительской дисциплины. В любой компании низкий уровень выполнения поручений обусловлен, в том числе, тем, что отсутствует четкий процесс постановки и приемки задач. «1С-Битрикс24: Enterprise» дал все нужные инструменты для того, чтобы такой процесс наладить. Таким образом, одна из главных проблем, озвученных заказчиком, была решена.

Экономия финансовых ресурсов. Вместо двух программ появилась одна. При этом «Битрикс24» дешевле в разовой покупке и в обслуживании.

Вход на портал с различных устройств. Менеджеры могут заходить на портал с планшета или телефона, находясь, скажем, в цехах комбикормового завода, на элеваторе или на свиноферме. И при любых изменениях ситуации они оперативно передадут информацию, значимую для других сотрудников, с помощью корпоративного портала.

Эмоциональные преимущества внедрения: новый портал. Прежний корпоративный портал, напомним, не удовлетворял никого, на нем хранилась куча информации, которая не обновлялась годами, превращая его из ресурса для роста и развития в хранилище ненужных новостей, файлов, разделов. Новый портал, созданный на основе «1С-Битрикс24: Enterprise», лучше выглядит и работает, стимулируя к тому же самому и своих пользователей.

Дальнейшие возможности

То, что описано выше, ― первый и второй этапы проекта. Сейчас наша работа с клиентом продолжается. На третьем этапе планируется масштабировать проект на всех сотрудников.