ООО «Геффен» усовершенствовало взаимодействие с клиентами благодаря внедрению CRM «Битрикс24» и его интеграции с «1С:ERP»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ООО «Геффен» ― крупный производитель теплового оборудования и оборудования водоочистки для коттеджей, квартир и котельных любого размера. Выпуск собственной продукции в г.Тула начат в 2006 году, когда в серийное производство был запущен модуль горячей воды, разработанный собственным конструкторским бюро предприятия.

Сейчас под брендом GEFFEN выпускаются модульные конденсационные котлы, коллекторные системы, насосные станции подпитки, приборы автоматизации котельных. Под другим брендом – «Ёлка» предприятие производит высококлассные системы очистки воды от механических примесей, солей жесткости, соединений железа, марганца, свободного хлора и многих других.

Цель проекта

С ростом числа клиентов и сделок ООО «Геффен» стало сложно работать с большим объемом информации. Менеджеры заносили сведения в файлы Microsoft Excel, но этого оказалось недостаточно на нынешнем этапе развития компании.

В этих условиях крайне важным для руководства компании было автоматизировать работу с клиентами, сделать ее более удобной и обеспечить:

• объединение информации о всех текущих клиентах в рамках одной системы;
• автоматическое создание новых сделок при поступлении заявок с сайта;
• автоматическое создание повторных сделок с клиентами;
• сбор, хранение и быстрое воспроизведение всей информации о конкретном клиенте;
• сбор заявок;
• использование необходимых данных, подгруженных из ERP-системы, без необходимости для сотрудников вникать во все тонкости ERP.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Выбор программного обеспечения и партнёра по внедрению

Для решения перечисленных задач организация выбрала платформу «Битрикс24». У нее обширный функционал, и функция CRM (Customer Relationship Management) – одна из ведущих. По итогам недавнего исследования, «Битрикс24» стал самой популярной CRM-системой в России в 2019 году.

Что касается партнёра, «Геффен» предпочел обратиться к «СофтЭксперт», с которым сотрудничает уже два года. В частности, именно наши специалисты занимались внедрением «1С: ERP» на предприятии. В плане внедрения и настройки «Битрикс24» наши квалификации подтверждены статусом золотого партнёра.

Выполненные работы

Установка коробочного «Битрикс24» в редакции «CRM» и первоначальные настройки портала (настройка администратора системы, формата даты, времени, имени, типа организации, безопасности портала, правил добавления пользователей на портал).

Настройка структуры компании.

Настройка функционала делегирования задач, заданий, дел между сотрудниками в случае появления такой необходимости (болезнь, отпуск, увольнение).

Настройка двусторонней синхронизации «Битрикс24» с «1С: ERP», включающая в себя:

• Синхронизацию сущности «Контакты».

• Синхронизацию сущности «Компании».

Настройка «главного инструмента» портала:

• настройка модуля CRM в качестве главного инструмента.

• настройка карточки (шаблона) «Сделки».

• настройка последовательностей стадий «Сделок».

• настройка автоматических уведомлений (роботов) для «Сделок».

Настройка прав доступов для сотрудников согласно их роли в компании.

Настройка запуска из окна «Битрикс24» рабочего окна «1С: ERP». Это окно позволяет работать с такими разделами ERP как:

• «Коммерческое предложение клиенту»,

• «Заказ клиента»,

• «Поступление безналичных денежных средств»,

• «Реализация товаров и услуг».

Таким образом, «Битрикс24» позволяет напрямую обращаться к данным в «1С:ERP» и использовать их. Например, дойдя до стадии формирования коммерческого предложения, менеджер переходит в карточку сделки 1С. При этом ему не нужно выходить из одной программы и заходить в другую, не нужно искать путь к конкретной вкладке, соответственно, не требуется, чтобы менеджера снабжали правом доступа в 1С и обучали работе в системе. Всё, что ему нужно сделать, ― это скорректировать предложенный шаблон, создав тем самым КП, и сохранить документ в «Битриксе».

Реализация проекта пришлась как раз на период жестких ограничительных мер. Несмотря на них, работа не прекращалась и была успешно завершена.

3. Результаты сотрудничества

• Возможность проще оперировать всем массивом данных о клиентах и сделках, ведь все они хранятся в единой системе, а не в разрозненных файлах.
• Появилось больше возможностей для анализа бизнес-процессов, за счет того, что вся информация легко доступна.
• Увеличилась скорость и продуктивность работы менеджеров.
• Сошли на нет ошибки, связанные с необходимостью переносить данные из Excel в другие документы.
• Повысилась исполнительская дисциплина: система сама напоминает о задачах и времени их выполнения; напоминания приходят и исполнителю, и его начальнику.

Одним словом, производитель котельного и водоочистительного оборудования «Геффен» получил надежную и простую в использовании CRM, которая не требует постоянных расходов на доработку и при этом отлично справляется со своими задачами: позволяет заключать сделки и решать проблемы клиентов. Конечный итог внедрения «Битрикс24» ― это увеличение числа довольных клиентов.