Корпоративный портал компании Level Group

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Level Group — один из ведущих девелоперов Москвы, создающий жилую недвижимость премиум, бизнес и комфорт-класса с фокусом на крупные сегменты. В названии компании отображен ее главный принцип — создание качественно нового уровня жизни, эстетики и комфорта с сохранением доступности цен. Миссия компании — раскрыть потенциал каждой локации и сделать жизнь в домах источником положительных эмоций.

Компания основана в 2016 году и ни разу не теряла свои активы, даже во время кризиса. Среди преимуществ финансовая стабильность, умение быстро адаптироваться, лучшее соотношение цены и качества — все это позволяет Level Group оставаться одним из лидеров рынка московского девелопмента.

Задача

По мере роста и развития компании сотрудникам становилось все сложнее поддерживать связь в обычном режиме. На сегодняшний день число перевалило за 500, и эта цифра беспрерывно растет. Постепенно появилась необходимость в создании общей экосистемы с целью удовлетворения целого ряда бизнес-потребностей.

• Разработать и реализовать корпоративный портал, интегрировать с учетной системой на базе «1С-Бирикс24».
• Систематизировать и описать бизнес-процессы внутри компании, автоматизировать отправку заявок и отчетов.
• Оптимизировать время, затрачиваемое сотрудниками на заполнение форм и согласования.
• Настроить цифровой документооборот, который поможет компании сократить издержки.
• Кастомизировать систему, красиво и понятно визуализировать все разделы корпоративного портала.
• Реализовать на платформе интранета базу знаний и welcome book.
• Разработать и внедрить корпоративную систему лояльности и мотивации сотрудников.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Интранет-портал реализован на платформе «1С-Битрикс24». На предпроектном этапе провели глубокую аналитику бизнес-процессов клиента, изучили потребности будущих пользователей интранета, построили CJM, собрали и конкретизировали функциональные требования.

Создали удобный и интуитивно понятный дизайн интерфейса. Кастомизировали разделы под задачи бизнеса, убрали лишнее, подчеркнули важные элементы. Уделили большое внимание визуализации всех разделов портала — каждый имеет четкую наглядную структуру. Разработали минималистичные формы для заявлений. Пользователь видит лишь несколько полей для заполнения, вся остальная работа происходит без его участия.

Заказ справок и документов

Создали подсистему заявок — один из наиболее важных модулей. Благодаря этому сервису пользователь может легко и быстро заказать справки в бухгалтерии и HR-отделе, подать заявления на отпуск, больничный или командировку, отгул или кадровый перевод. Для удобства все заявки разделены по видам и типам, у каждой есть свой маршрут. По каждой сущности есть набор связанных между собой полей, которые нужно заполнить.

Сделан удобный кастомизированный лог, который значительно упрощает работу. У пользователя всегда есть возможность посмотреть на каком этапе заявка и поставить оценку выполнения. По каждой заявке пользователь может написать отзыв который будет отправлен в HR-отдел.

График отпусков

Реализовали интерфейс на базе модуля «Календари». В интерактивный и удобный график заложено множество корпоративных условий по планированию отпуска. При планировании и согласовании отпусков руководитель наглядно видит пересечения заявок по датам. Больше не нужно сводить графики в Excel-таблице.

Сокращено количество действий и автоматизирована цепочка согласований. Раньше сотруднику требовалось дважды подавать заявку: во время планирования и в момент ухода в отпуск. Теперь пользователю достаточно просто внести желаемые даты в форму. При вводе некорректных данных программа выдаст подсказку и поможет внести правки. При наступлении запланированной даты, сотруднику достаточно нажать кнопку «Уйти в отпуск» и система автоматически сформирует и отправит заявку через 1С-ЗУП. Довольно удобно – не нужно никуда ходить отвлекать коллег, писать письма.

Новости и оповещения

Доработали «Живую ленту», настроили виджеты и автоматическую публикацию контента. В разделе регулярно обновляются актуальные новости, анонсы корпоративных мероприятий, поздравления, публикуются профильные статьи и аналитика.

Организационная структура

Визуализация очень важна, поэтому много внимания уделено интуитивно понятному дизайну всех разделов портала. Кастомизирован модуль со структурой подразделений. В компании большое количество сотрудников, и теперь каждый отдел наглядно отображен в интерактивном модуле.

База знаний

Уделили особое внимание сохранению и трансляции накопленной за годы экспертизы сотрудников. База знаний спроектирована на подобие корпоративной «Википедии». Вся информация систематизировали по разделам, отрисовали в таблицах и графиках все процессы и функционал с сортировкой по ролям кастомизировали поиск.

База знаний стала хранилищем для большого количества справочной информации и документов. Здесь можно прописать алгоритмы рекрутмента, систему целеполагания и планирования. Страница жилых комплексов содержит исчерпывающую информацию об объектах строительства компании. Проработали функцию распределения прав доступа согласно ролевым моделям на каждую вкладку страницы.

Задачи и KPI

Усовершенствовали система расчета KPI. У каждой задачи есть свой вес, в зависимости от качества выполнения, за ней закрепляется определенный маркер. Характеристики, оценки, статусы — все сводится специальной формулой в общий процент, из которого считается KPI и премия сотруднику.

Level Сoins

Разработали и внедрили внутреннюю программу лояльности Level Сoins. Во время работы каждый сотрудник получает цифровую корпоративную валюту за целевые действия: подачу заявок, согласования, достижение результатов. При достижении определенного количества левелкоинов на счету, сотрудник может обменять их во встроенном магазине на реальные и на нематериальные подарки: мерч, подарочный сертификат, обучающие курсы.

3. Результаты сотрудничества

Внедрение корпоративного портала помогло автоматизировать множество повторяющихся задач и сэкономить большое количество времени сотрудников:

• Создали кастомизированный HR-инструмент с хорошим дизайном.
• Распределили систему доступов с учетом всех ролевых моделей компании.
• Сократили расходы за счет оптимизации документооборота и бизнес-процессов в целом.
• Внедрили программу лояльности сотрудников с собственной валютой Level Сoins.
• Оптимизировали бумажный документооборот. Теперь все вопросы решаются в пару кликов через сервис «Мои заявки».
• Собрали всю справочную информацию в одном месте. Каждый сотрудник может найти исчерпывающую информацию по рабочим вопросам в корпоративной Базе знаний.
• Разработали удобный график для согласования отпусков. Подать заявку можно заполнив специальную форму в портале, а руководитель видит и согласовывает все изменения в интерактивном графике.