ATS для Mining Element на базе CRM Битрикс24

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

СИТУАЦИЯ

Раньше в компании использовали специализированную программу для рекрутмента E-Staff — функционально она устраивала HR-специалистов, но редко обновлялась и имела сложности с кастомизацией и англоязычным интерфейсом.

Представители Mining Element решили внедрить ATS (applicant tracking system, система по управлению кандидатами), чтобы перенести возможности программы на портал и доработать решение под свои потребности.

ВЫБОР ПЛАТФОРМЫ

Представители Mining Element уже были знакомы с Битрикс24 — ранее компания внедрила управление задачами, CRM и SCM-систему на этой платформе. Заказчики продолжили создание единого интегрированного пространства и выбрали Битрикс24 для реализации ATS.

БИЗНЕС-ТРЕБОВАНИЯ

Заказчик выдвинул следующие требования к системе:

• Обеспечить удобную и структурированную работу с базой кандидатов и предусмотреть разграничение прав доступа;
• Интегрировать систему с внутренними сервисами, предусмотреть возможность «наращивать» ее функционал;
• Реализовать возможность мгновенного импорта резюме и профилей кандидатов со свободно распространяемыми персональными данными — с сайтов для поиска работы и других ресурсов;
• Добавить аналитику данных и возможность выгружать отчеты;
• Разработать дружественный интерфейс системы и добавить англоязычную версию.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Процесс рекрутмента очень напоминает механику продаж: «менеджерами» являются HR-специалисты, «лидами» — кандидаты на должность, а закрытие вакансии — это «сделка». Мы предложили следующее решение: использовать сущности CRM Битрикс24 и разработать систему подбора персонала (ATS) на её базе.

В системе доступны несколько ролей:

• Заказчик — руководитель подразделения и инициатор заявки на подбор;
• HR-директор согласует заявки и назначает ответственного рекрутера, курирует процесс найма и имеет доступ ко всем данным в системе;
• Рекрутер занимается подбором кандидатов;
• Суперадминистратор имеет максимальные права на управление системой.

ЗАЯВКА НА ПОДБОР

Заявку на подбор оформляют руководители подразделения или сотрудники HR-отдела. Они заполняют специальную форму, после чего заявка уходит на согласование HR-директору. Ответственный сотрудник мгновенно получает системное уведомление о новой заявке — на портале или по электронной почте (в зависимости от настроек).

После одобрения заявка автоматически преобразуется в вакансию на портале. Когда HR-директор назначит рекрутера, ответственного за вакансию, карточка кандидата перейдет из статуса «Новая» в статус «В работе». В дальнейшем все стадии работы с заявкой можно просматривать в разделе аналитики.

ВАКАНСИИ

Открытые вакансии отображаются в виде стандартного списка или в представлении «Канбан» — на виртуальной доске со стикерами-вакансиями и статусами их обработки.

• по департаменту;
• по нанимающему руководителю;
• по рекрутеру, ответственному за вакансию;
• по стадии обработки;
• по количеству дней в работе и др.

ПОИСК ПО БАЗЕ КАНДИДАТОВ

Легкий и удобный поиск по всем сущностям был критически важен — если информацию не найти, значит, её нет.

В процессе поиска рекрутер взаимодействует с базой кандидатов, в которой хранятся резюме и контактные данные всех потенциальных соискателей.

Виды поиска по базе:

• полнотекстовый;
• поиск внутри загруженных файлов;
• поиск по тегу или нескольким тегам из карточки кандидата;
• комбинированный поиск с фильтрами из заполненных полей карточки.

Карточки кандидатов, подходящих под требования, можно прикреплять к карточке вакансии, причем один кандидат может быть прикреплен к нескольким вакансиям.

Рекрутер может пополнить базу несколькими способами — создать карточку кандидата вручную (при этом система проверит наличие дублей) или воспользоваться автоматическими способами.

1 способ. Собрать информацию о кандидате с помощью расширения Chrome

Мы разработали расширение для браузера Google Chrome, которое позволяет собрать информацию о кандидате с сайтов для поиска работы (hh.ru и linkedin.com). После установки расширения и его синхронизации с Битрикс24 достаточно открыть в браузере резюме подходящего кандидата и нажать «Добавить резюме в базу» — встроенная нейросеть автоматически проанализирует информацию на странице и распределит по соответствующим полям в карточке.

Кроме того, нейросеть умеет распознавать текст на любом сайте — например, если рекрутер получил сведения о кандидате в Фейсбуке или ВКонтакте, то с помощью расширения он может импортировать текст сообщения сразу в систему. Карточка кандидата появится в базе автоматически — рекрутеру нужно лишь распределить текст из блока «Описание» по соответствующим полям.

2 способ. Отправить файл с резюме на выделенный почтовый адрес или загрузить на Битрикс.Диск

Файл с резюме попадает к рекрутеру разными путями: например, кандидат может отправить информацию на электронную почту, руководитель — написать в мессенджере, а сам сотрудник — найти файл в папке на компьютере. Переносить данные из файла в карточку кандидата долго и неудобно, поэтому мы автоматизировали этот процесс.

Рекрутер может отправить файл с резюме на специальный e-mail или загрузить на Битрикс.Диск — в течение нескольких секунд система преобразует информацию из файла в карточку кандидата.

КАРТОЧКА КАНДИДАТА

В каждой карточке отображаются не только все данные из резюме, разнесенные по соответствующим полям, но и таймлайн взаимодействий — легко понять, когда состоялся первый контакт и на каком этапе сейчас находится работа с кандидатом.

ФОРМИРОВАНИЕ РЕЗЮМЕ И ОФФЕРА.

Создание карточек кандидатов из файлов с резюме работает и в обратную сторону — мы разработали бизнес-процесс, с помощью которого вся информация из карточки конвертируется в документ.

Бизнес-процесс запускается на портале сразу при создании новой карточки (любым способом). Документ формируется с помощью модуля «Генератор документов» по созданному шаблону и сохраняется в папке кандидата на Диске.

Аналогично устроен и бизнес-процесс генерации оффера: когда рекрутер находит подходящего кандидата на вакансию, он выбирает на вкладке «Vacancy/Status» стадию «Offer (made)» и тем самым запускает генерацию документа, который появится в таймлайне карточки. Так как рекрутеры ищут кандидатов по всему миру, перед созданием оффера они могут выбрать язык, на котором нужно сформировать документ.

ОТЧЕТЫ ПО ВАКАНСИЯМ И РЕКРУТЕРАМ.

Для HR-директора мы разработали отчеты, которые позволяют оценить эффективность работы рекрутеров — в целом по отделу и персонально.

Отчёт «Hiring Funnel» (воронка найма) показывает общую статистику по работе рекрутеров — количество новых кандидатов в базе, сформированных офферов, проведенных собеседований и т. д.

В фильтре можно выбрать интересующую вакансию — система сформирует диаграмму, который покажет все взаимодействия рекрутеров с соответствующими кандидатами.

3. Результаты сотрудничества

На реализацию системы подбора потребовалось около 6 месяцев, ещё один заняло тестирование. Так как настройка ATS еще продолжается, результаты проекта пока не оцифрованы, но сотрудники компании уже успели положительно оценить потенциальную эффективность от полноценного внедрения системы.

Нам удалось реализовать выполнить все бизнес-требования заказчика и создать единую интегрированную систему с возможностью аналитики данных, дружественным интерфейсом и потенциалом к дальнейшему самостоятельному развитию возможностей ATS.