Внедрение Битрикс24 для завода ТЖБИ-4

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ТЖБИ-4 – одна из крупнейших компаний ЦФО по производству железобетонных изделий для инженерных сооружений, дорожного, промышленного и гражданского строительства. Это крупное предприятие, в штате которого больше 400 человек. На территории Твери расположено три завода ЖБИ, а продукция под брендом ТЖБИ также выпускается в Белгороде, Борисоглебске и Воронеже.

Если вам уже доводилось сотрудничать с ТЖБИ-4, вы наверняка знаете, что эмблема предприятия – улитка и войдя в приемную вы найдете большую коллекцию улиток причудливых форм. Основной профиль ТЖБИ-4 – материалы для строительства дорог: трубы, звенья, лотки и весь спектр «дорожного» железобетона от основания до бордюров и ограждений. Также, немаловажное направление – производство ж/б изделий для строительства зданий и сооружений различного уровня сложности, подземных и наземных инженерных коммуникаций.

С 2012 года учет заказов фиксировался в 1С УПП. Работа между отделами внутри предприятия была организована по телефону и в мессенджерах, информацию по задачам также передавали по телефону или просто перекрикиваясь, потому что технологи и менеджеры работали в одном помещении. Толчком, к внедрению CRM на заводе стала пандемия.

Тогда рассматривались разные варианты систем, но так как на предприятии уже работали с 1С и нужна была интеграция с CRM пришли к решению в сторону Битрикс24. Прежде всего, чтобы приступить к работам нужно было связать Битрикс24 с 1С, чтобы данные из 1С в одностороннем порядке поступали в CRM. Эти работы были сделаны силами предприятия.

Рыбакова Анна Александровна

Директор, АО "ТЖБИ-4"

«Улитка живет в чистой воде, а мы делаем железобетонные трубы, которые используются для самотёчной канализации. Во многих городах вода идет по железобетонным трубам, потому что они защищены от коррозии. Еще улитка носит на себе свой домик, а мы выпускаем изделия для строительства зданий.

Рыбакова Анна Александровна

Директор, АО "ТЖБИ-4"

«Когда началась пандемия все ушли в онлайн, клиенты почти перестали приезжать, и вся коммуникация пошла по электронной почте, мессенджерам. Мы завалились количеством электронной почты. Какой-то менеджер заболел или не вышел – как подхватить его работу и что делать? Тогда мы задумались, что нам нужно ставить CRM».

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

План работ

По итогу переговоров мы выявили три направления в которых будет идти работа: обучение, интеграция электронной почты и настройка CRM: воронок, роботов, необходимых сопутствующих бизнес-процессов.

1. Обучение. В первую очередь, обучаем администратора настройке структуры компании, как пригласить новых пользователей и создавать стартовые задачи. Для всех сотрудников проводится обучение работе с инструментами онлайн-офиса в Битрикс24 (новости, чаты, группы, диск, календарь).

Так как с системой раньше в компании не работали, кроме демонстрации самого функционала Битрикс24 показываем возможности по постановке, контролю и анализу задач в проектах и группах, сценарий работы с задачами. Чтобы информация закреплялась лучше, кроме теории сотрудники получают практические задания с последующей проверкой их выполнения. Обучающие ролики по итогам обучения сохраняются на диске Битрикс24, чтобы к ним можно было вернутся и пересмотреть.

2. Настройка CRM и воронки продаж. Настройку процесса продаж воссоздаем по сценарию общения сотрудников предприятия с клиентами, от первого касания до успешного завершения сделки.

Например, в работе ТЖБИ-4 цикл сделки определить достаточно трудно, потому что запрос от клиента может поступить сразу на закупку или если речь идет, например, о строительстве, то сначала клиент обратится для того, чтобы прикинуть цены и составить смету и спустя время, когда уладит остальные вопросы по строительству, вернется. Поэтому логика воронок продаж и туннелей между воронками не может быть выстроена по шаблону, должна учитываться специфика предприятия.

После прописания логики процесса настраиваем этапы воронок, автоматические задания сотрудникам в статусах, где они необходимы, уведомления о сроках их исполнения, адаптируем карточки лидов, сделок, контактов, компаний и дополнительные поля для структурированного ввода информации. Также для сотрудников настраиваем права доступа к CRM.

3. Интеграция почты. С приходом пандемии, когда все запросы от клиентов предприятия начали поступать на электронную почту, совладать с таким количеством писем стало трудно. Чтобы менеджерам не приходилось искать нужное письмо, вспоминать историю общения с клиентом, поднимать данные с блокнотов или 1С подключаем личные и корпоративные email отдела продаж к Битрикс24.Обучаем подключению персональных и корпоративных email, вместе проверяем отправку и получение писем и их фиксацию в карточках CRM.

3. Результаты сотрудничества

Что в итоге сделали, как проходило внедрение?

1. Обучение. Период адаптации, и принятия новой системы, всегда сложный. Внедрение проходит успешно, когда не только отдельные сотрудники заинтересованы в изменениях, но ее важность понимает и руководитель компании. О том, как происходил переход к новой системе в ТЖБИ-4 смотрите в цитатах.

В первую очередь к работе в Битрикс24 были подключены сотрудники отдела продаж, был промежуточный период, когда менеджерам дали право – выгружать сделку из 1С в Битрикс или нет.

2. Настройка CRM и воронки продаж. В CRM настроено пять воронок, они охватывают всю основную работу, которая связана с клиентами – это "Обработка заявок", "Заявки в 1С", "Проекты", "Юрист" и "Технологи".

2.1. Воронка "Обработка заявок". Все заявки, которые поступают на предприятие попадают в воронку "Обработка заявок", если клиент новый, он остается в статусе "Неразобранные заявки", дальше его классифицирует уполномоченный сотрудник и передает в работу менеджерам. В зависимости от классификации клиента они попадают в первую, вторую или третью очередь для обработки. Так при большом объеме данных заявки будут обрабатываться не последовательно, а по мере срочности.

Если поступает заявка на изготовление индивидуальной продукции по чертежам, менеджер направляет ее в статус "Работа технологов". Благодаря настроенному туннелю, заявка автоматически переходит в воронку технологов. Технологи отрабатывают запрос, сделка возвращается назад, и менеджеру приходит уведомление о комментарии в сделке, например, что технолог сообщил, что технической возможности изготовить продукцию по запросу нет. Менеджер отвечает клиенту и переносит сделку в стадию "Заявка обработана". Здесь выставлен срок, на протяжении которого заявка остается в этом статусе, а через три дня менеджеру приходит напоминание, что заявка находится на этой стадии уже три дня, свяжитесь. Если клиент готов приобрести продукцию, создается заказ покупателя в 1С.

2.2. Воронка "Заявка в 1С". После того, как обработка заявки пройдена и клиент готов сделать заказ сделка переходит в воронку "Заявка в 1С". В стадии "Отправлено напоминание" клиент получает автоматическое письмо: "Здравствуйте, мы вам направляли счёт, просим сообщить, планируете ли вы работать по этому счету. Если у вас есть предложения от других компаний, сообщите". Если работа с клиентом продолжается менеджер перетаскивает заявку в стадию "Формовка железобетонных изделий". Если продукция есть на складе, то сделка перемещается на этап "Продукция на складе". На этой стадии настроены напоминания по дате.

Если дата оплаты просрочена, заявка автоматически попадает в следующую стадию "Просрочка платежа", здесь срабатывает роботы и уведомляется юрист.

3. Интеграция почты. Сначала к работе в Битрикс24 были подключены сотрудники отдела продаж, был промежуточный период, когда менеджерам дали право выгружать сделку из 1С в Битрикс или нет. Когда интегрировали почту, на общую почту компании письма стали попадать исключительно в воронку "Обработка заявок".

«Сотрудникам дали право, если они хотят, загрузить какой-нибудь заказ из 1С в Битрикс24 и вести его. Когда они поигрались с этим пару тройку месяцев они почувствовали цимес, вкус и потом уже пришли и сказали – "Подключите, пожалуйста, нашу личную корпоративную почту в Битрикс24, чтобы не только письма, которые падают на общую почту, но и те письма, которые приходит на их личную внутрикорпоративную именную почту тоже сыпались в воронку". Мы подключили, потом они сказали, что мы хотим, чтобы у нас все заказы шли в 1С. Чтобы не выборочно, а все попадали». Анна Рыбакова Директор АО "ТЖБИ-4"

После настройки почты и проверки ее работоспособности началась работа с сервисом рассылки. Все письма уже подгружены в шаблоны и активно используются менеджерами предприятия. На скриншоте только небольшая часть из них.

4. Сотрудничество после внедрения CRM. Автоматизация процессов продолжилась, сейчас сотрудников из других подразделений постепенно подключают в Битрикс24, уже настроены основные воронки, вместе с сотрудниками компании работаем над улучшением тех воронок, которые сотрудники предприятия настраивали самостоятельно, активно развиваем блок CRM и бизнес-процессов.

Рыбакова Анна Александровна

Директор, АО "ТЖБИ-4"

«Сначала был шок, неудобно, интерфейс, непонятно что и куда. Но здесь есть такая штука, как с ребенком, если вы хотите ребенка чему-то научить вы сначала делаете вместе с ним. Для меня это был очень трудный момент, потому что я реально месяц почти сидела и вместе с сотрудниками мы разбирали как делаем тут, а как тут. Когда приступаешь к внедрению, нужен человек, который будет сидеть, как родитель или нянька и делать все вместе с сотрудниками.

Этот месяц был для нас очень важным, потому что сотрудники увидели, что не все страшно и трудно. Тут же я видела где и что надо подстроить, например, где-то нужно робота настроить, где-то не хватает какой-то стадии или можно настроить автоматизацию. Где-то нужно было переделать сам процесс, потому что он не поддавался автоматизации, но если немножечко по-другому перестроить – все получится. Я увидела возможности, что можно ещё сделать и уже по-другому стала смотреть на некоторые процессы.

Сначала месяц сидела прямо с сотрудниками, потом понемножечку стала отпускать и сейчас помогаю все меньше и меньше. Когда какие-то критические моменты или что-то они не понимают – звонят или скидывают скрин экрана и разбираемся, что там такое».

Рыбакова Анна Александровна

Директор, АО "ТЖБИ-4"

«B Битрикс сейчас 15 сотрудников это менеджеры отдела продаж и несколько руководителей, пока находимся в процессе внедрения, мы ещё не все освоили. Сначала автоматизировали самое важное, самое срочные и необходимое. Теперь за ручку доводим других людей менее завязанных на работе с контрагентами, именно в части CRM, но каким-то боком, касающихся этой работы. Постепенно количество людей, работающих в Битрикс увеличивается. Функционал, связанный с задачами очень удобный, у нас на портале уже куча задач, контроль, чек-листы и всем этим мы уже пользуемся».

Рыбакова Анна Александровна

Директор, АО "ТЖБИ-4"

«Большое спасибо Марии, она помогла настроить хорошую автоматизацию.

У нас была задача связать заявку 1С с Битрикс, потому что у нас могла быть длинная переписка, разговоры, переговоры и Мария нам сделала историю. Теперь когда любую заявку мы закрываем как успешную у нас сразу идет запрос с менюшкой, мы выбираем заказ покупателя и в Битрикс24 появляется поле "История сделки". Мы можем щелкнуть и перейти в сделку, которая была заявкой. У нас не происходит копирования, потому что в воронку "Заказ в 1С" сделки попадают из один 1С напрямую, а запрос клиента попадает в "Обработка заявок". Чтобы быстро посмотреть историю, переписку, придуман этот механизм. Очень здорово, очень удобно, это был проблемный момент. Сейчас он абсолютно работоспособный – менеджер заходит в карточку, смотрит историю и уже видит, что тут было до того как был создан заказ в 1С, какие были договоренности».