Авторизация
Сброс пароля
Автоматизация архива строительной документации
02 февраля ‘22
Заказчик: Департамент строительства Москвы
Разработали web и мобильное приложение для хранения информации о документах.
Агентство-исполнитель кейса
1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели
В чем была проблема
Заказчик имел массивный бумажный архив строительной проектной и финансовой документации. Поиск нужных документов занимал много времени, архивисты вручную искали документы и не могли быстро предоставить нужную информацию.
Задачи
- систематизировать архив, распределить все архивные данные;
- упростить поиск информации для архивиста;
- создать электронную версию архива.
2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения
Что мы сделали
- разработали web и мобильное приложение для хранения информации о документах;
- разместили бумажный архив на стеллажах, каждому документу присвоили ячейку и штрихкод;
- сформировали электронные образы документов.
3. Результаты сотрудничества
- Теперь весь архив разложен по полочкам. Архивист может быстро найти полку, на которой стоит нужная папка с документами.
- Web-приложение также позволяет найти нужный документ и посмотреть сканированные копии.
- Основное преимущество системы электронного архива — возможность использовать документ в электронном виде.
4. Заключение
- Теперь вместо 12 человек в архиве работает только 1 архивист, но время на выдачу архивного документа уменьшилось в 20 раз.
- Юридический отдел начал получать необходимую документацию вовремя и чаще выигрывать дела.
- Площадь хранения архива сократилась в 3 раза.
- У клиента появился свой архивный отдел.
Агентство-исполнитель кейса