Мобильное приложение для ускорения документооборота

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

В чем была проблема

• Долгое оформление документов из-за сложной организационной структуры и длинных маршрутов согласования. Цепочка согласования по договорам в среднем состояла из 15 этапов. За счет циклов и итераций в ней могло участвовать до 50 человек.
• Руководители верхнего и среднего звена тратили больше всего времени на согласование. Они были вынуждены параллельно использовать четыре системы документооборота на базе 1С и DIRECTUM для согласования заявок на оплату, бюджетов, договоров и доверенностей.
• Каждый руководитель получал больше 100 задач согласования в день, ежедневно тратил на их решение 1–2 часа личного времени, и не справлялся с объемом работы.

Задачи

• Ускорить документооборот в компании.
• Сократить время, которое уходит на утверждение договоров, бюджетов, счетов, заявок и других документов, проходящих через процедуру согласования.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

• Разработали мобильное приложение для руководства (iOS и Android), которое обеспечивает доступ к задачам через адаптивный интерфейс.
• Обеспечили передачу данных через VPN — шифрованную виртуальную частную сеть.
• Настроили приложение так, чтобы в памяти смартфона сохранялся только необходимый минимум информации, а актуальные задачи согласования загружались при авторизации в корпоративной сети и удалялись с устройства сразу после согласования.
• Развернули отдельный сервис для двухуровневой верификации пользователей при помощи пары логин-пароль и авторизации через код из SMS-сообщения.

Созданное мобильное приложение стало частью «Единого кабинета согласования».

3. Результаты сотрудничества

Мобильное приложение позволило руководству компании согласовывать документы парой касаний экрана смартфона в любом месте и в любое время.

• Сократили средний срок согласования договора с 1 месяца до 5 дней.
• Создали единую точку доступа к процессам согласования различных систем электронного документооборота для 300 сотрудников компании, занимающих руководящие должности.
• Обеспечили совместную работу 50 согласующих над одним документом.