«Мы уволили снабженца после внедрения ERP-системы»: как автоматизация бизнес-процессов изменила работу производства

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Больше половины предпринимателей и управленцев не знает, что бизнес можно автоматизировать. Например, совместное исследование «Института проблем предпринимательства» и J’son & Partners Consulting говорит, что в 55% компаний не слышали о CRM-системах.

Наш опыт подтверждает это — заказчики после внедрения очень удивляются, что стало удобно управлять бизнесом, планировать продажи и производство, оптимизировать ресурсы. Главный инсайт: «А что, так можно было?».

В этой статье клиент нашего агентства расскажет о результатах внедрения ERP-системы на производстве кормов для животных и птиц.

ERP — не для всех

ERP-системы — это программы для управления ресурсами производства. Как правило, даже если предприниматель или управленец в курсе, что такой инструмент автоматизации существует, он не всегда готов внедрять его в своей компании — сам бизнес еще не «созрел».

ERP-система актуальна, когда бизнес-процессы отлажены хотя бы в каком-то формате, пускай даже с помощью простейших инструментов: на досках и стикерах или в Excel-таблицах. Главное — понимание, как устроено производство и где у него узкие места.

Кейс, о котором мы пишем в этой статье, получился удачным, потому что у клиента уже был сформированный опыт управления производством. Он на несколько шагов вперед знал, с какими проблемами сталкиваются сотрудники на производстве и в каких процессах им нужно «помочь» автоматизацией.

Если внедрить ERP, когда «в полях» неразбериха, то компания получит оцифрованный хаос, который не улучшит ее работу

О заказчике

Компания «БЭКС» занимается производством комбикорма для сельского хозяйства. В ассортименте — линейки кормов для птиц, коров, лошадей, свиней. Это продукты, обогащенные витаминами, аминокислотами и другими полезными элементами для гладкой шерстки, иммунитета и быстрого набора веса.

У компании свое производство в Кемеровской области с цехами и складом. Если сильно упростить, создание продукта состоит из замеса компонентов (основа — белок) и формирования гранул корма. Например, вот так выглядит корм для птиц.

Корм «БЭКС» заказывают в более чем 20 городах России. Основные клиенты:

• оптовые базы
• животноводческие предприятия
• магазины
• частные покупатели

Однако масштабы пришли не сразу. Когда мы начинали работать с «БЭКС» в 2019 году по внедрению CRM-системы, это был MVP (начинающее производство) на старом оборудовании в небольшом цеху. Со временем компания привлекла инвестиции, переехала на другие площади и закупила новое оборудование. Так «БЭКС» стала выпускать больше продукции, и старые методы автоматизации перестали справляться с новыми объемами.

Старые методы — это доски, стикеры, записки, бумажные таблицы. Да, это даже не в компьютере, но все равно автоматизация. К ней относится любой способ визуализировать бизнес-процессы, разложить их «по полочкам», контролировать.

Именно такая подготовка помогла перенести бизнес-процессы в удобную и современную ERP-систему — они уже были представлены на других носителях, нам же предстояло переработать и улучшить структуру исходных данных.

Процесс оказался долгим — на него ушло около двух лет. Во время расширения бизнес-процессы оформлялись месяцами, а для оцифровки, как мы уже писали выше, важно иметь на руках четкую отлаженную систему.

Например, производство корма. Сначала команда протестировала рецептуры, продумала логику планирования нарядов, и только когда процесс был полностью отрегулирован, мы переносили его в ERP.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Что мы внедрили

Мы внедряем решение, которое будет удобным для отдельной компании. Например, все функции, нужные «БЭКС», можно реализовать в 1С, но мы остановились на Totum.

Дело в том, что у заказчика был неудачный опыт — 1С задвоила и посыпала базу, да и интерфейс со слов владельца «непривлекательный, не понятный с одного взгляда». Мы учли специфику и выбрали инструмент с нужными функциями, но без негативного бэкграунда для клиента.

Разберем основные узкие места производства «БЭКС» и расскажем о функциях ERP-системы, которые мы внедрили для их улучшения через автоматизацию.

Узкое место №1: без единой системы теряются лиды, и невозможно отслеживать продажи

Специфика

«БЭКС» принимает оптовые заказы, кратные 20 тоннам. Есть крупные клиенты, которые могут заказать такой объем отдельно, а есть сборные заказы, где кооперируются несколько предприятий. Например, четыре заказчика закупают по пять тонн каждый.

Часть продукции продается в розницу через торговые точки в разных городах. Также у компании множество каналов для приема заказов: почта, звонки, мессенджеры, социальные сети.

Проблема

При таком разнообразном взаимодействии с клиентами и большом количестве заказчиков менеджеру легко упустить заявку, напутать в составе заказа или забыть о внесенной оплате. А владелец бизнеса без сводной таблицы не видит, как обстоят дела с продажами и какие ожидать поступления.

Решение

Мы внедрили CRM, которая отвечает за автоматизацию продаж. В ней можно сформировать заказ с несколькими клиентами (для сборных заказов), а также система интегрирована со всеми источниками заявок. Так не потеряется ни один лид — все собрано в единой платформе. А роботы и автоматические напоминания помогают менеджеру вовремя связаться с клиентами, напомнить о долге или обновлении ассортимента.

В ERP-системе заказы группируются по статусу заказа, менеджеру, размеру долга и другим параметрам. С помощью них управленец оценивает состояние продаж и работу отдельных сотрудников.

Узкое место № 2: ошибки в рецептуре приводят к браку

Специфика

В линейке производства около двадцати видов кормов, и у каждого — своя рецептура с разными пропорциями и ингредиентами: пшеница, кукуруза, соя, витаминные элементы. Для каждого состава выверена своя формула, разработанная совместно с сельскохозяйственным институтом. Именно поэтому корма дают хороший прирост, плотное оперение и другие показатели.

Проблема

Если напутать с пропорциями и замесами хотя бы немного, получится брак, который нельзя отправлять клиентам. А это — потери сырья, рабочих часов и мощностей производственной линии.

После привлечения инвестиций производство и объемы расширились, поэтому вручную рассчитывать замесы для каждой партии стало невозможно. При большом потоке заказов трудно держать в голове информацию по каждой партии. Так появляется высокий риск ошибиться, запустить в производство неправильную рецептуру и потерять сотни килограммов сырья.

Решение

Расчет замесов — задача, которую можно отдать роботу и полностью избавиться от человеческого фактора. На фото ниже — блок ERP-системы, который отвечает за расчет рецепта.

В строки нужно добавить наименование корма и объем, который планируется получить на выходе. Программа автоматически выводит список ингредиентов и считает их вес, а работник в цехе устанавливает нужные параметры для замеса на аппарате.

Следующим этапом планируем автоматизировать процесс дозирования на самом производстве. Сейчас работники выставляют веса ингредиентов на экране, а мы сделаем так, чтобы программа передавала информацию о пропорциях и аппарат смешивал состав автоматически.

Узкое место №3: без нужных компонентов производство останавливается

Специфика

После оформления заказа снабженец проверяет остатки компонентов и планирует закупку недостающего сырья для производства. Также важно, чтобы на складе всегда сохранялся фиксированный остаток ингредиентов на случай срочных заказов.

Проблема

Один закончившийся компонент может остановить все производство, и тогда линия будет простаивать, а работники сидеть без дела. Это потери, которых можно избежать, если в моменте отслеживать точную информацию об остатках.

Решение

Для управления закупками и контроля остатков на складе мы внедрили отдельный блок. Он просчитывает потребность в сырье и вовремя отмечает его истощение. Благодаря этому сотрудники без риска для производства заблаговременно оформляют закупку у поставщика.

В таблице отражены остатки компонентов, неснижаемый остаток по ним, рекомендуемый объем закупки и ее стоимость. Все считается автоматически, сотруднику остается только оформить заказ у поставщика. Его программа тоже создает сама через кнопку «Добавить».

Узкое место №4: без планирования нарядов на производстве возникают простои

Специфика

У разных видов корма — разный размер гранул (или фракция на языке производственников). Чтобы делать гранулы большего или меньшего размера, нужно менять матрицу, которая их формирует. Замена останавливает линию на 40 минут, а это — полторы тонны корма, которые могли бы пойти в выполнение плана. Чтобы избежать эти потери, в одну смену включают корма с максимально однородной фракцией.

Проблема

Бывало, что сотрудникам в цеху передавали неправильные задания. Тогда темп производства снижался, или линия останавливалась, пока сотрудники разбирались, птичий или свиной корм нужно выпускать сегодня.

При большом количестве заказов формировать наряды становится сложнее — нужно не только иметь под рукой все виды и объем заказанных кормов, но и распределять их по графику в удобном формате.

Решение

Так в ERP-системе появился блок для планирования и контроля нарядов. В нем благодаря разделу с заказами легко закладывать в работу сочетающиеся по фракции виды корма.

Также программа выстраивает и контролирует производство: можно открыть любую дату и посмотреть, какие виды и объемы корма на нее запланированы, количество замесов и заказов, время выполнения нарядов, фактический выпуск и потери.

Узкое место №5: развитие производства затормаживается без контроля и планирования

Специфика

«БЭКС» развивается. Мощности производства позволяют брать больше заказов, а технологи разрабатывают линейки корма для новых сфер животноводства. Например, в этом году на рынок вышли корма для лошадей. А еще несколько лет назад компания отрабатывала первые рецептуры, оснащала новые цеха и выстраивала бизнес-процессы.

Проблема

Инструментов контроля и планирования, которые бы позволили ускорять производство и идти к конкретным измеримым целям тогда не было. Результаты достигались интуитивно — не потому, что так запланировано, а потому, что так получилось. Идея развития была, но отследить ее ход и результаты в цифрах было невозможно.

Решение

После внедрения ERP-системы у владельца появился ряд аналитических таблиц — понятных и прозрачных. В них автоматически выводятся итоговые суммы и показатели для оценки.

Например, в отчете по выполнению плана производства есть разбивка по месяцам. В каждом из них отражены плановые и фактические объемы выпуска. Главное здесь — столбцы, которые считают, на сколько процентов выполнен план.

В отчете по продажам продукции можно выставить период, и система выведет все нужные суммы и финансовые показатели - общие и по видам корма. Диаграмма с долями разных кормов в обороте показывает флагманские продукты. Например, в отчете ниже, лидером оказался корм «ПК-2 Бройлер рост».

3. Результаты сотрудничества

Результаты автоматизации: рассказывает владелец бизнеса

Впечатлениями о внедрении ERP-системы, поделился собственник «БЭКС» Кирилл Владимиров. Мы получили его отзыв спустя семь месяцев эксплуатации ERP-системы.

Было: в компании работает снабженец, выполняет рутинные задачи, которые можно отдать софту

Стало: снабженца сократили за ненадобностью.

Было: процессы визуализируются на досках и бумаге, планирования на производстве нет

Стало: появилось планирование, и производство стало быстрее

«Раньше, чтобы хоть как-то визуально закреплять заказы и планы, мы клеили обычные стикеры с заметками, а плана как такового не было вообще. После внедрения ERP-системы производство стало быстрее и проще, так как мы стали планировать.

Сейчас даже при высокой загрузке на расчет и планирование производственной недели уходит 40 минут. Причем большую часть занимает обсуждение приоритетности заказов: какой на эту неделю, а какой — в очередь. Далее формируем план в программе, а после сравниваем план и факт по отчетным таблицам и сводкам».

Было: бизнес невозможно оставить без личного контроля

Стало: владелец ведет бизнес удаленно

«Теперь я появляюсь на производстве три дня в месяц и все контролирую удаленно. Раньше это было невозможно. Периодически я вынужденно отпускал контроль, но потом были серьезные последствия: то перепутают наряды, то еще что-то.

Сейчас сотрудники ошибиться просто не могут: в производство не поставишь то, чего у нас нет, заказ ставит менеджер, а дальше все по цепочке строится в программе. Ошибок стало в разы меньше. По отчетным таблицам и данным в системе я отслеживаю ход производства, новые заказы, оплаты и остальные процессы».

Кирилл Владимиров

управляющий компании, «БЭКС»

Голова, которая раньше должна была думать, сколько и чего закупить, нам больше стала не нужна — все расчеты и необходимое количество сырья отражаются в программе. Функции снабженца сократились настолько, что мы приняли решение уволить сотрудника и передать небольшую часть оставшихся задач начальнику производства