Автоматизация бизнец-процессов для вертикально-интегрированной нефтяной компании

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Цель

• Автоматизация бизнес-процессов для удобного администрирования договоров по двум направлениям:
• Реализация сырья (контроль работы по договорам, исполнения заказов с автоматическим вычислением остатков и постановкой задач)
• Приобретение сырья на бирже

Ранее в компании работали в своих системах, а также использовали возможности Excel. Однако это было неудобно, так как головной офис и дочерние компании не имели общей базы. Для этого проекта мы автоматизировали и свели все процессы в одну систему для центрального офиса и одной дочерней компании. В будущем это распространится на всю структуру холдинга.

Задачи

• Реализация двух бизнес-процессов со сложноразветвленной структурой
• Внедрение непрерывной интеграции и непрерывной поставки релизов продукта на базе «1С-Битрикс24: Корпоративный портал» для последовательного и автоматизированного способа сборки, упаковки и тестирования

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Мы выполнили:

• кастомные бизнес-процессы с разработкой активити;
• активити для бизнес-процессов (автоматическое закрытие задачи под задачей, проверка на заполненность полей в карточке, получение списка пользователей по ID и т.д.);
• CRM-формы в стандартном интерфейсе, которые упрощают заполнение полей в сделках;
• кастомизацию списков для более удобного представления и редактирования структурированной информации;
• редизайн и удаление невостребованных функций;
• кастомизацию интерфейса с прелоадерами;
• массовое создание сделок на основе XML-файлов по определенному формату и генерацию PDF-документов;
• кастомизацию стандартного календаря бизнеса (переключение по месяцам, настройка рабочих и праздничных дней)

Также одним из сложных решений для этого проекта стала реализация эффективного процесса автоматизации с помощью конвейера CI/CD, так как бизнес-процессы заказчика включают более 100 блоков с большим количеством вводных. Этот процесс мы запустили на базе Битрикс24, при том что изначально сервис не предусматривал подобную возможность.

Как это работает

Система помогает сопровождать и отслеживать весь документооборот, связанный с реализацией и приобретением сырья на бирже. Пользователи системы могут видеть контрольные точки, отслеживать события, загружать данные по бирже и т.д.

В системе также определены роли для разных пользователей, они отличаются набором функций для каждого бизнес-процесса. При этом сотрудники дочерних компаний имеют доступ только к с данным своей организации, а сотрудники головного офиса могут видеть процессы, которые охватывают все дочерние компании. На этапе MVP общее число пользователей системы — не более 50 человек.

3. Результаты сотрудничества

Совместно с компанией Quantum Art мы разработали систему и успешно перевели ее в опытную эксплуатацию в рекордный для такого объема работ срок — 4 месяца. Уже сейчас в компании заказчика отмечают, что отслеживать и управлять важными бизнес-процессами стало удобнее и проще.