За 3 месяца запустили MVP корпоративного портала для 13 000 сотрудников «Росгосстраха»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Ситуация. С 2005 года «Росгосстрах» использовал корпоративный интранет-портал на базе собственной разработки. К 2020 году он сильно устарел как функционально, так и с точки зрения дизайна и юзабилити. Однако его модернизация была признана нецелесообразной: доработки обошлись бы слишком дорого, а некоторые изменения вовсе невозможны из-за ограничений системы.

Сбор требований. Перед началом проекта «Росгосстрах» своими силами осуществил предпроектное обследование и провел проблемные интервью пользователей и руководителей всех подразделений холдинга. Сотрудникам задавали вопросы о том, каких функций портала им не хватает.

Чаще всего встречались пожелания, связанные с быстрым поиском: например, информации о коллегах, корпоративных и отраслевых новостей или необходимых документов. Кроме того, сотрудники просили упростить доступ к различным сервисам и заявкам, предоставить возможность создавать рабочие группы и группы по интересам.

«Хочу быстрее находить», «быстрее узнавать», «проще заказывать», «легче общаться с коллегами» — звучало многократно от сотрудников из разных подразделений.

Задачи. После сбора обратной связи представители «Росгосстраха» сформулировали требования:

• Создать удобное пространство для совместной работы и общения;
• Повысить скорость донесения информации до каждого сотрудника и получить возможность оперативно получать обратную связь;
• Создать удобное хранилище документов и инструменты для обмена файлами;
• Внедрить инструменты постановки и контроля поручений;
• Автоматизировать процессы, связанные с заявками на различные внутренние сервисы (например, заказ пропусков и визиток, обращения в ИТ-поддержку).

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Команда Эм Си Арт реализовала интранет на коробочной версии Битрикс24 в редакции «Энтерпрайз». Эта версия предназначена для крупных территориально-распределенных компаний, обеспечивает максимальные показатели производительности и отказоустойчивости, не ограничивает количество посетителей ресурса и объем хранимой информации.

Основная фаза проекта делилась на 2 этапа. Первый — разработка MVP для быстрого старта проекта и получения пользы от решения уже на промежуточном этапе. Скоуп по нему был четко определен и оценивался по модели Fixed Price. На втором этапе мы перешли на Agile — благодаря этому мы выпускали на портал новый функционал каждые 2 недели и работали только над теми сервисами, которые были востребованы конечным пользователем.

Стартовая страница. На стартовой странице портала находится самая важная информация и ссылки на ключевые сервисы:

• Визуально выделили строку умного поиска — это помогает сориентироваться в возможностях портала;
• Пиктограмма «Избранное» для быстрого доступа к часто используемым телефонам;
• «Колокольчик» уведомлений;
• Ссылка на личный профиль и собственное рабочее пространство;
• Баннер и анонсы последних новостей оповестят о важных событиях;
• Блок опросов позволяет привлечь внимание сотрудников к важным внутренним вопросам. Если сейчас опросов нет, то его можно отключить;
• Информация о ближайших днях рождения и новых сотрудниках (с привязкой к региону);
• Список настраиваемых сервисов — вплоть до цвета и изображения иконки.

Оргструктура. Создание простой и наглядной организационной структуры с актуальными данными стало приоритетной задачей в рамках этого блока. До этого визуальную структуру компании вели в формате Visio и доступ к ней был только у ограниченного числа HR-специалистов.

В качестве простого решения по интеграции с кадровой системой мы использовали существующие наработки и подключились к уже готовой View. В результате на портале удалось сформировать актуальную организационную структуру в понятном визуальном формате.

Личный профиль. Профиль сотрудника может иметь разный вид — на это влияет сразу несколько факторов: есть ли у него секретарь, помощник или оба; заполнил ли человек блок о своих ключевых навыках и хобби (что позволяет находить пересечения с другими сотрудниками, находить единомышленников и создавать клубы по интересам) либо он предпочел остаться «в тени» и не описывать свои увлечения.

Информация о департаменте, филиале, рабочем месте, руководителе и коллегах «подтягивается» из кадровой системы, блок «О себе» каждый сотрудник заполняет самостоятельно.

Поиск. Легкий и удобный поиск по всем сущностям был критически важен — если информацию не найти, значит, её нет.

На портале «Росгосстраха» доступен сквозной поиск по всем сущностям с разбивкой на категории. Выдача сортируется в порядке релевантности. Результаты поиска подгружаются в процессе ввода запроса — еще до нажатия кнопки «Найти». Работают всплывающие подсказки — они помогают быстро сориентироваться без лишних кликов и переходов в разделы.

Заявки и сервисы. В отдельном разделе интранета содержится каталог услуг. Удобная навигация помогает перейти с разводной страницы в целевую систему — отдельно авторизовываться в ней не нужно. Также доступен удобный поиск.

Блок заявок включает 5 популярных категорий и ссылки на часто используемые сервисы.

Внутри каждой категории могут быть подкатегории либо сами заявки. Формы для каждого типа заявок отличаются. Доступна персонализация раздела: каждый пользователь может настроить самостоятельно, какие заявки должны быть под рукой.

Вакансии. Иногда самый простой способ закрыть вакансию — предложить должность сотруднику, заинтересованному в своем росте. Для этого мы добавили на портал раздел «Вакансии», который доступен только персоналу компании.

Механизм публикации вакансии прост: руководитель подразделения сообщает о необходимости найти нового сотрудника → HR-специалист оформляет заявку в административном разделе и публикует вакансию на портале → сотрудники видят новую вакансию в списке.

Сотрудник может сам откликнуться на вакансию (но обязательно должен предварительно уведомить своего руководителя) или порекомендовать кандидата — для этого нужно заполнить небольшую форму и прикрепить резюме.

Календарь отпусков. Чем больше сотрудников в коллективе, тем сложнее спланировать все отпуска так, чтобы не пострадали рабочие процессы.

Мы визуализировали отпуска в едином календаре — отпускные дни можно посмотреть по всей компании, по отдельному подразделению или по отдельному сотруднику. Это поможет спланировать отсутствия сотрудников без накладок — так, чтобы на рабочих проектах и задачах всегда было к кому обратиться.

Кроме этого, на портале мы реализовали следующие разделы:

• Телефонный справочник для быстрого поиска контактов;
• Блок «Коммуникации» с новостями, опросами и Живой Лентой;
• Дни рождения сотрудников компании;
• Банк идей для обмена инициативами;
• Благодарности, чтобы сказать «спасибо» коллегам;
• «Доска почёта» для особо отличившихся сотрудников.

Артем Мерзликин

Руководитель направления развития сайтов, Росгосстрах

Благодаря серьезной подготовительной работе мы смогли четко сформулировать требования к порталу и расставить приоритеты с учетом потребностей бизнеса и пожеланий сотрудников. Именно это позволило нам вместе с Эм Си Арт создать продукт, полезный конечному пользователю.

3. Результаты сотрудничества

Спустя всего 3 месяца плотной работы мы запустили MVP корпоративного портала — он полностью соответствовал ожиданиям компании относительно поиска и работы с информацией, внутрикорпоративных коммуникаций и совместной работы, удобного доступа к IT-сервисам и заявкам.

Основной фокус мы сделали на предоставлении легкого и интуитивно-понятного доступа к информации, проработке интерфейсов и навигации.

Для создания действительно впечатляющего пользовательского опыта (UX) все процессы мы разложили на подробные сценарии (use cases), прописали базовые и альтернативные варианты использования (flow) и создали прототипы — интерфейсы разрабатывались только по завершении этих этапов.

Чтобы в дальнейшем специалисты «Росгосстраха» могли самостоятельно дорабатывать портал, команда Эм Си Арт разработала гайдлайн по работе с визуализацией, который содержит подробное описание требований к типографике, цветам, отступам и кнопкам.

Блок «Коммуникации» ощутимо повысил вовлеченность сотрудников, а блок «Заявки и сервисы» упростил доступ к целевым системам и сделал работу многих подразделений более структурированной и эффективной.

Артем Мерзликин

Руководитель направления развития сайтов, Росгосстрах

Мы довольны результатом сотрудничества с командой «Эм Си Арт» — разработанные сервисы увеличивают эффективность работы сотрудников, а благодаря новым возможностям взаимодействия заметно ускорились рабочие процессы. Сотрудники стали активнее пользоваться интранетом — а значит, всё было не зря. С нетерпением ждём добавления новых возможностей на портале.