Авторизация
Забыли пароль?
Сброс пароля
Вернуться к авторизации

56 бизнес-процессов на «Битрикс24»

22 июля ‘21

Заказчик: ССР

Автоматизация работы крупной строительной компании с распределенной командой и офисами более чем в десяти городах. Бухгалтерские операции, закупки, контроль качества, участие в тендерах, обучение — все основные бизнес-процессы, регулирующие деятельность организации.

Агентство-исполнитель кейса

DD Planet

Создание digital-сервисов и информационно-аналитических систем

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Заказчик принял решение автоматизировать бизнес-процессы, чтобы повысить эффективность работы компании. Для этого нужно было перейти с Jira — системы управления задачами — на «Битрикс24» с «алгоритмической» логикой: задачи автоматически создаются внутри процессов, переходят между людьми, сохраняется заданная последовательность действий.

Клиенту важно было вести все дела в едином окне: правильно настраивать рабочие процессы и отслеживать полную информацию о них, видеть, на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс, почему не удается завершить в срок.

Перед нами стояли следующие задачи:

-Реализовать структурно-описанные заказчиком бизнес-процессы в рамках «Битрикс24».

-Провести интеграцию с внутренней системой клиента Active Directory.

-Настроить автоматические периодические задачи по подготовке отчетов.

-Обучить руководителей отделов работе с бизнес-процессами.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проект реализовали на базе «Битрикс24» с помощью «Дизайнера бизнес-процессов» — конструктора, который позволяет создавать бизнес-процессы в виде схемы. Возможностей коробочной версии было недостаточно, и мы провели ряд доработок: написали программный компонент на базе API «Битрикс24» и сделали дополнительную PHP-activity.

1. Аналитик со стороны клиента подготовил схемы бизнес-процессов, действующих в компании. Мы систематизировали их и суммарно получили 54 процесса для автоматизации, разбили все на недельные спринты — в каждом от 2 до 5 процессов.

По готовности каждого блока проводили видеодемонстрацию для руководителей отделов, чтобы получать обратную связь и фиксировать изменения. Как только клиент принимал первую группу бизнес-процессов, мы переносили ее на бой и открывали возможность с ними работать.

2. Создали в «Битриксе» раздел «Структура компании» и совместно с техническим специалистом клиента настроили передачу данных о пользователях из Active Directory в «Битрикс24». Благодаря этому любое изменение в реальной структуре компании автоматически отражается в системе. Также помогли заказчику корректно настроить почтовый сервер и опцию «Отправка почтовых уведомлений».

3. В процессе реализации проекта исходное ТЗ претерпело некоторые изменения. Когда клиент понял, как устроены и работают на практике бизнес-процессы в «Битрикс24», оказалось, что часть первоначальных схем функционировали не совсем корректно и требовали доработок.

Если один бизнес-процесс оказывался продолжением другого, и удобнее просматривать сразу оба в одном окне — мы их объединяли. Часть процессов разделили, чтобы они решали свои задачи правильно.

В результате получилось 56 бизнес-процессов, которые можно разбить на несколько категорий в соответствии с задачами:

-контроль качества;

-бухгалтерские операции;

-работа со сметой;

-обучение сотрудников;

-закупки;

-формирование внутренней документации;

-общение с заказчиками и другие внешние коммуникации;

-формирование графика работ, сроков реализации услуг;

-HR-процессы;

-участие в тендере;

-исполнение заявок IT.

4. Для создания некоторых бизнес-процессов нам не хватило инструментов «Битрикс24», и мы написали нужные решения с нуля.

Наследование данных. Процесс может затрагивать несколько задач. При закрытии одной из них прикрепленные документы и комментарии не переходят в другую и теряются. Исполнитель не видит полной картины, не может выполнить задачу и возвращает ее постановщику.

Мы написали собственный микрокомпонент, реализованный в виде ссылки в теле каждой задачи. При клике открывается отдельное окно, в котором подтягиваются комментарии из всех задач. Таким образом, пользователь без дополнительных шагов получает быстрый доступ ко всей информации по процессу.

Динамические права доступа к папкам. При создании нового бизнес-процесса параллельно на общем диске заводится связанная с ним папка для документов. По умолчанию доступ к ней можно выдать только на уровне всего отдела. В ряде случаев заказчику требовалось ограничить круг лиц, которые будут видеть папку на диске.

Мы сделали дополнительную PHP-activity, что позволило показывать сотруднику только те папки, которые связаны с бизнес-процессами, где он выбран ответственным, и не показывать те, где выбран его линейный коллега.

Автозапуск. Чтобы вся информация о прошлом процессе сохранялась в следующем, мы настроили автоматический переход из одного этапа в другой. Например, процесс «Участие в тендере» переходит в «Согласование договоров» — пользователю не нужно вручную создавать новый.

ID бизнес-процессов. Чтобы клиент мог легко найти соответствие задач и процессов, мы добавили в название каждой задачи год и ID процесса, к которому она относится. Например: 2020/ порядковый номер процесса/название этапа этого процесса.

5. Отчеты

Настроили автоматические задачи по подготовке отчетности. Каждый месяц на руководителей направлений ставится задача от генерального директора — сделать отчет за указанный период. Например, на руководителя сметного отдела — проанализировать затраты.

3. Результаты сотрудничества

В рамках сотрудничества мы автоматизировали в «Битрикс24» 56 бизнес-процессов компании. Благодаря этому получилось оптимизировать работу сотрудников: сократить время на выполнение задач, уйти от рутины и повысить общую эффективность.

4. Заключение

Помимо просто внедрения «Битрикс24» мы проявили свою экспертизу с точки зрения бизнеса и сложной разработки: помогли заказчику усовершенствовать перечень и схемы процессов в соответствии с бизнес-реалиями, модернизировали готовые модули платформы и написали недостающие компоненты под потребности клиента.

Агентство-исполнитель кейса

DD Planet

Создание digital-сервисов и информационно-аналитических систем

Ruward использует технологию "cookie" – сохранение на компьютере пользователя небольших текстовых файлов. Также мы используем на сайте сервис Яндекс.Метрика. Эта информация не позволит идентифицировать вас, однако может помочь нам улучшить работу нашего сайта. Если вы не согласны, чтобы мы использовали данные технологии, вы должны соответствующим образом установить настройки вашего браузера или не использовать наш сайт.

Согласен