56 бизнес-процессов на «Битрикс24»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Заказчик принял решение автоматизировать бизнес-процессы, чтобы повысить эффективность работы компании. Для этого нужно было перейти с Jira — системы управления задачами — на «Битрикс24» с «алгоритмической» логикой: задачи автоматически создаются внутри процессов, переходят между людьми, сохраняется заданная последовательность действий.

Клиенту важно было вести все дела в едином окне: правильно настраивать рабочие процессы и отслеживать полную информацию о них, видеть, на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс, почему не удается завершить в срок.

Перед нами стояли следующие задачи:

-Реализовать структурно-описанные заказчиком бизнес-процессы в рамках «Битрикс24».

-Провести интеграцию с внутренней системой клиента Active Directory.

-Настроить автоматические периодические задачи по подготовке отчетов.

-Обучить руководителей отделов работе с бизнес-процессами.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проект реализовали на базе «Битрикс24» с помощью «Дизайнера бизнес-процессов» — конструктора, который позволяет создавать бизнес-процессы в виде схемы. Возможностей коробочной версии было недостаточно, и мы провели ряд доработок: написали программный компонент на базе API «Битрикс24» и сделали дополнительную PHP-activity.

1. Аналитик со стороны клиента подготовил схемы бизнес-процессов, действующих в компании. Мы систематизировали их и суммарно получили 54 процесса для автоматизации, разбили все на недельные спринты — в каждом от 2 до 5 процессов.

По готовности каждого блока проводили видеодемонстрацию для руководителей отделов, чтобы получать обратную связь и фиксировать изменения. Как только клиент принимал первую группу бизнес-процессов, мы переносили ее на бой и открывали возможность с ними работать.

2. Создали в «Битриксе» раздел «Структура компании» и совместно с техническим специалистом клиента настроили передачу данных о пользователях из Active Directory в «Битрикс24». Благодаря этому любое изменение в реальной структуре компании автоматически отражается в системе. Также помогли заказчику корректно настроить почтовый сервер и опцию «Отправка почтовых уведомлений».

3. В процессе реализации проекта исходное ТЗ претерпело некоторые изменения. Когда клиент понял, как устроены и работают на практике бизнес-процессы в «Битрикс24», оказалось, что часть первоначальных схем функционировали не совсем корректно и требовали доработок.

Если один бизнес-процесс оказывался продолжением другого, и удобнее просматривать сразу оба в одном окне — мы их объединяли. Часть процессов разделили, чтобы они решали свои задачи правильно.

В результате получилось 56 бизнес-процессов, которые можно разбить на несколько категорий в соответствии с задачами:

-контроль качества;

-бухгалтерские операции;

-работа со сметой;

-обучение сотрудников;

-закупки;

-формирование внутренней документации;

-общение с заказчиками и другие внешние коммуникации;

-формирование графика работ, сроков реализации услуг;

-HR-процессы;

-участие в тендере;

-исполнение заявок IT.

4. Для создания некоторых бизнес-процессов нам не хватило инструментов «Битрикс24», и мы написали нужные решения с нуля.

Наследование данных. Процесс может затрагивать несколько задач. При закрытии одной из них прикрепленные документы и комментарии не переходят в другую и теряются. Исполнитель не видит полной картины, не может выполнить задачу и возвращает ее постановщику.

Мы написали собственный микрокомпонент, реализованный в виде ссылки в теле каждой задачи. При клике открывается отдельное окно, в котором подтягиваются комментарии из всех задач. Таким образом, пользователь без дополнительных шагов получает быстрый доступ ко всей информации по процессу.

Динамические права доступа к папкам. При создании нового бизнес-процесса параллельно на общем диске заводится связанная с ним папка для документов. По умолчанию доступ к ней можно выдать только на уровне всего отдела. В ряде случаев заказчику требовалось ограничить круг лиц, которые будут видеть папку на диске.

Мы сделали дополнительную PHP-activity, что позволило показывать сотруднику только те папки, которые связаны с бизнес-процессами, где он выбран ответственным, и не показывать те, где выбран его линейный коллега.

Автозапуск. Чтобы вся информация о прошлом процессе сохранялась в следующем, мы настроили автоматический переход из одного этапа в другой. Например, процесс «Участие в тендере» переходит в «Согласование договоров» — пользователю не нужно вручную создавать новый.

ID бизнес-процессов. Чтобы клиент мог легко найти соответствие задач и процессов, мы добавили в название каждой задачи год и ID процесса, к которому она относится. Например: 2020/ порядковый номер процесса/название этапа этого процесса.

5. Отчеты

Настроили автоматические задачи по подготовке отчетности. Каждый месяц на руководителей направлений ставится задача от генерального директора — сделать отчет за указанный период. Например, на руководителя сметного отдела — проанализировать затраты.

3. Результаты сотрудничества

В рамках сотрудничества мы автоматизировали в «Битрикс24» 56 бизнес-процессов компании. Благодаря этому получилось оптимизировать работу сотрудников: сократить время на выполнение задач, уйти от рутины и повысить общую эффективность.