Роснефть: Личный кабинет акционера

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«Роснефть» — лидер российской нефтяной отрасли и крупнейшая публичная нефтегазовая корпорация мира.

Общие собрание акционеров «Роснефти» по закону проводятся ежегодно и обязательно. «Роснефть» должна обеспечивать акционерам возможность проголосовать и внести предложения в повестку. Чтобы вовремя проинформировать сотни акционеров, собрать их в одно время и в одном месте, работает целый штат сотрудников. На подготовку мероприятия «Роснефть» тратит около года.

Задача

В 2017 году Роснефть попала в экспериментальную госпрограмму по цифровизации процессов. Задача — перевести в онлайн и оптимизировать процесс работы с акционерами с помощью цифровых решений. Так мы начали разработку личного кабинета акционера.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Портал для коммуникации

Чтобы проинформировать акционеров о собрании, сотрудники готовят официальные письма, согласовывают детали и отправляют приглашения по почте.

Для ускорения процесса мы сделали так, что объявления о собрании просто появляются в личных кабинетах акционеров. Информация о запланированных будущих мероприятиях, и о тех что уже прошли, отображается в календаре. Документы, презентации и отчеты с прошедших мероприятий хранятся там же — в любой момент можно зайти посмотреть итоги и решения, которые были приняты ранее.

Цитата менеджера проекта

Сотрудники «Роснефти» теперь могут быстро информировать всех акционеров об изменениях в повестке собрания. Акционеры в свою очередь могут заранее подготовить предложение, добавить свой комментарий к повестке или задать вопрос. Модераторы видят и обрабатывают информацию реал-тайм. Все это ускоряет коммуникацию в разы.

Личный кабинет позволяет акционерам посещать собрания онлайн в случае необходимости. Внутри портала мы предусмотрели возможность онлайн-трансляции и функцию голосования — например, за состав совета директоров или выпуск дополнительных акций. Количество акций влияет на вес голоса акционера. Распределять свои голоса можно между номинациями, итоговый результат будет показан в виде диаграммы.

Чтобы учесть особые требования безопасности к подтверждению личность акционера, мы внедрили электронно-цифровую подписью с ключем на флешке. После авторизации с ней на портале все действия автоматически подкрепляются цифровой подписью.

Обращения в Роснефть

Не только «Роснефть» тратила колоссальные ресурсы на связь с акционерами. Акционерам тоже часто требовалось много усилий, чтобы получить обратную связь от корпорации. Например, чтобы заказать выписку, узнать сколько выплат по дивидендам им положено, когда их начислят, нужно было по старинке отправлять официальное письмо через Почту России и ждать ответа. «Роснефть» перенаправляла запрос в Реестр РН (отдельный архив) и только потом отправляла нужную информацию. Каждый запрос проходил через нескольких специалистов-обработчиков.

Теперь, заходя в личный кабинет, акционер может:

- посмотреть, сколько у него акций

- узнать, сколько дивидендов он получит

- заказать выписки и справки

- посмотреть график начисления дивидендов, историю операций по акциям

- скачать отчет по выплатам по периодам

Мы сделали интеграцию с реестром напрямую, чтобы отображать актуальные данные. А если все-таки нужна бумажная справка, заказать ее можно в один клик — по готовности придет уведомление. Для безопасного получения персональных данных из реестра мы подключили отдельный сервис — внутреннюю шину, через которую шла интеграция с шифрацией и дешифрацией данных, во избежании кражи.

Если личный кабинет находится в закрытом контуре, то интеграция с Реестром-РН осуществлялась через ПИМ (Программный интеграционный модуль). ЛК отправляет запрос по API в ПИМ, ПИМ шифрует данные запроса и по API делает запрос в Реестр-РН, со стороны Реестр-РН происходит расшифровка и обработка запроса, после чего Реестр-РН отдаёт ответ в ПИМ также в зашифрованном виде, ПИМ расшифровывает результаты и передает их в ЛК.

Дмитрий Коновалов, операционный директор Extyl

Дополнительно создали страницу FAQ — о способах получении дохода; о требованиях выкупа акций; о покупке и продаже; об учете прав на акции и тд. Это свело к минимуму количество обращений с одинаковыми вопросами в корпоративное управление «Роснефти».

3. Результаты сотрудничества

«Роснефть» стала одной из первых государственных компаний, которая с нашей помощью начала цифровую трансформацию. Эта была лишь малая часть процессов, которые требовали оцифровки.

Мы снизили затраты ресурсов компании на организацию и обработку большого потока информации, связанной с акционерами, сократили нагрузку сотрудников. Акционерам легче взаимодействовать с компанией.

Сразу после этого проекта мы приступили к разработке огромной системы организации ежегодных собраний уже для внутреннего использования «Роснефти». Расскажем об этом в следующем кейсе.