STAFF BOT

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Исходная задача — разработать систему управления корпоративными рассылками внутри компании. В ходе обсуждения проекта с заказчиком, мы выявили основные функциональные требования. Одним из наиболее важных является наличие возможности сегментировать сотрудников по целевым группам. Следующее требование — возможность гибкой настройки рассылки. И, конечно, сотрудники компании должны получать информацию оперативно, в лаконичном виде, без необходимости какой-либо регистрации или наличия постоянного доступа к компьютеру.

Цель - Автоматизировать процесс доставки информации сотрудникам компании. Оптимизировать временные затраты менеджеров. Централизовать управление рассылками.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Система управления рассылками представляет собой веб-интерфейс. Доступ к системе защищен логином и паролем. В качестве способа получения информации был выбран мессенджер WhatsApp, выбор обоснован рядом преимуществ: данный мессенджер очень популярен и установлен почти у всех сотрудников, его использование привычно и удобно, к тому же смартфон всегда под рукой.

Дизайн веб-интерфейса выполнен в минималистичном стиле, без лишней динамики, навигация проста и удобна, основные разделы выведены в боковой сайдбар. В целом работать в системе несложно, в специальном обучении нет необходимости, а некоторые функции дополнены всплывающими подсказками. Данные на экранах представлены в виде таблиц с возможностью сортировки по столбцам. Чтобы оперативно найти информацию можно воспользоваться функцией поиска, расположенной в шапке.

Получатели

Раздел предназначен для добавления, редактирования или удаления получателей рассылок, а также определения их в целевые группы — можно выбирать группы сотрудников по отделу, филиалу, специализации и другим параметрам. Именно с этого шага начинается работа над созданием рассылки. Список получателей может быть довольно большим, в этом случае предусмотрена функция загрузки списка при помощи файла. Для удобства пример файла можно скачать сразу из системы.

Рассылки

Корпоративные рассылки для сотрудников при правильном применении помогают решить массу важных задач: Заменить совещания, отнимающие у работников много времени; Своевременно проинформировать не только центральный офис, но и даже самые отдаленные филиалы о значимых изменениях в работе компании; Познакомить новичков с организацией рабочего процесса на предприятии; Создавать и поддерживать высокий уровень мотивации; Оптимизировать коммуникацию внутри компании и обеспечить своевременное выполнение поставленных задач. Администратор системы может в любой момент просмотреть текущие рассылки и статус по ним. Каждую можно запустить, редактировать либо удалить, а также создать новую. Первое, что необходимо сделать в новой рассылке — это выбрать одну или несколько групп получателей из созданных ранее. Далее заполняем данные, которые хотим отправить: информация может содержать текстовое сообщение, изображения, вложенные файлы любого формата. Для запуска рассылки следует установить дату и время, но можно подготовить рассылку заранее и указать для нее статус Не активна, чтобы в нужный момент осталось только нажать кнопку запуска — это очень удобно для планирования. Зачастую корпоративные рассылки имеют периодичность: различные виды отчетов, какие-либо плановые мероприятия или события. Такая настройка также предусмотрена в системе, можно сделать рассылку разовой, еженедельной, ежемесячной или ежегодной.

Расчетные листы

Данный функционал предназначен для автоматизации такой рутинной бухгалтерской задачи как отправка расчетных листков сотрудникам. Вся информация по сотрудникам выгружается одним файлом из системы бухгалтерского учета 1С и загружается в веб-интерфейс. Специально разработанный скрипт обрабатывает файл, разделяя его на отдельные листки для каждого сотрудника. Далее скрипт сверяет данные со списком получателей и отправляет информацию. Весь процесс занимает считанные секунды, позволяя при этом существенно сэкономить время сотрудников.

Конструктор ботов

Еще один интересный функционал системы. Тут мы не говорим о базах знаний или искусственном интеллекте или каких-то иных сложных видах ботов. Часто есть необходимость собрать внутри компании обратную связь от сотрудников по различным вопросам. Собрать необходимую информацию можно при помощи мини-опроса. Конструктор ботов в система позволяет создавать простые линейные опросы состоящие из одного или нескольких вопросов и рассылать их определенным группам получателей. Ответы попадают в систему и доступны для администратора в читабельным виде и доступны к выгрузке в виде файла для последующей аналитики.

Технологии

PHP

HTML/CSS/JS

mongoDB

Java

MySQL

Docker

Nginx

3. Результаты сотрудничества

Сроки реализации

Общий срок реализации проекта составил 3 месяца

Уточнение требований и оформление технического задания 2 недели

Программирование системы и бота 8 недель

Тестирование и отладка 2 недели