Чат-бот для фестиваля Цветочный Джем

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Для организации подготовки к фестивалю определяется план, в котором отмечены площадки (порядка 1500 единиц), на которых необходимо выполнить те или иные работы. У каждой площадки есть свой адрес и список задач. Площадки сформированы в группы, у каждой группы площадок есть свой модератор. Модераторов площадки может быть несколько сотен, и их работу должны контролировать администраторы, а администраторы, в свою очередь, должны предоставлять отчеты организаторам фестиваля. Ранее администраторы выполняли проверки при помощи камер, на что тратилось огромное количество времени. Так появилась задача для чат-бота: создать для администраторов систему, при помощи которой можно получать отчеты о выполненных работах.

Цель: Оптимизировать часть процесса организации фестиваля. Сообщать модераторам план работ, фиксировать начало и завершение выполнения задач, получать информацию о проблемах, возникших при выполнении, для оперативного решения. Настроить автоматическую систему отчетов, при помощи которой можно отслеживать прогресс организации в быстром доступе.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Для разработки чат-бота были выбраны платформы WhatsApp и Telegram. Пользователи бота — это база модераторов. При запуске бота пользователь видит список площадок для выполнения работ, подсказки для общения с ботом. Общение происходит в формате диалога, используются управляющие слова.

Принцип работы следующий:

1. Пользователь выбирает площадку из списка, путем отправки номера площадки в сообщении к боту.

2. Далее бот попросит прикрепить фото, снятое на месте рабочей локации и геопозицию.

3. На следующем шаге пользователь видит список задач на данной локации и может выбирать задачи из списка в любом порядке.

4. Если выбранная задача выполнена успешно, необходимо отправить фото выполненной работы боту. Если в процессе выполнения возникли трудности, также можно отправить сообщение с описанием ситуации и приложить фото.

5. Успешно выполненные задачи отмечаются в списке зеленой галочкой. Когда все задачи выполнены, необходимо отправить боту сообщение о завершении работ, фото на месте рабочей локации и геопозицию.

Особое внимание мы уделили аналитике. Ранее при организации фестиваля сотрудники тратили огромное количество времени на сведение полученной от исполнителей информации в один отчет определенного формата. Для оптимизации этого процесса мы настроили интеграцию с облачным хранилищем DropBox: построена многоуровневая система папок для удобной навигации, отчеты исполнителей (модераторов) расположены в директории соответствующего им администратора, выше идет деление на районы, округи. Отчеты по каждому модератору формируются в файлах excel, содержат полную информацию о выполнении задач (начало работ, завершение работ, проблемы, фото, геопозиции и т.д.). Также настроена автоматическая система отчетов: каждый день формируется полный сводный отчет по всем задачам с указанием прогресса выполнения плана.

Данные по задачам и адресам загружаются в бот при помощи файла excel.

Для модераторов оформлены детальные инструкции по использованию бота.

3. Результаты сотрудничества

По итогам работы ботов можно сказать, что поставленная задача была выполнена на все 100%. Модераторы площадок получили отличный инструмент для быстрой отправки отчетов, время администраторов на проверку работ существенно сократилось, что позволило уделить внимание другим этапам организации и вывести подготовку мероприятия на новый уровень.