Корпоративный портал Битрикс24 для Политеха

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

5 тысячам сотрудников необходимо общее информационное пространство, чтобы мгновенно находить коллег и нужные подразделения. Улей должен был разрешить сложности с внутренней документацией, постановкой задач и контролем исполнения. Привести в порядок сайты научных подразделений: сделать так, чтобы сотрудники независимо наполняли их контентом по единому образцу.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ЗАДАЧИ ВУЗА МАЛО ОТЛИЧАЮТСЯ ОТ БИЗНЕС-ЗАДАЧ

В СПбПУ уже был шаблон корпоративного портала Битрикс24, заточенный скорее под коммуникативную функцию. Но в Политехе более 1000 подразделений; каждый месяц открываются новые и закрываются потерявшие актуальность. В вузе работает около 20 тысяч человек, из них 5 тысяч — те, кто регулярно должен был использовать портал. Сотрудники, работающие бок о бок, едва догадывались, чем занимаются коллеги, и чем они могут быть полезны друг другу.

Масштаб организации и разветвленная структура определили важную задачу портала — информационную. Нужно было помочь сотрудникам находить коллег, которые могут ответить на вопрос, «двинуть вперед» задачу, скоординировать работу по проекту.

ДИЗАЙН ПОРТАЛА

Внешний вид портала, меню, функции поиска мы полностью переработали под нужды сотрудников Политеха. Например, левое вертикальное меню вобрало в себя все инструменты со счетчиками (числовыми индикаторами) – это такие интерактивные сервисы как «Бизнес-чат» с окном для уведомлений о событиях в портале, задачи, требующие внимания, бизнес-процессы, которые ждут реакции пользователя, живая лента (ей решено не выделять центральное внимание, как в шаблоне Битрикс24).

АВТОМАТИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК

Найти способ автоматизации кажется простой задачей, но на деле это трудоемкая часть работы, требующая продумывания, в первую очередь, со стороны заказчика. При оформлении командировки может быть несколько организаций, оплачивающих ее, у каждой — свой лицевой счет. В процессе согласования нужно собрать подписи ответственных лиц. При подаче заявки на командировку бизнес-процесс автоматически запускает документы по тем организациям, которые задействованы в финансировании и утверждении этой командировки в зависимости от подразделения сотрудника и целей поездки.

КАДРОВАЯ СИСТЕМА В ПОРТАЛЕ

Политех выпускал бумажные справочники с данными о сотрудниках.

Но найти нужного коллегу было трудно — книги быстро теряли актуальность,

содержали информацию о 20% сотрудников и не обо всех подразделениях.

Улей интегрировал кадровую систему в портал.

Теперь здесь только актуальная и полная информация.

САЙТЫ 100 ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ В ПОРЯДКЕ

За счет «Универсальных списков рабочих групп» сотрудники наполняют сайты подразделений — добавляют и редактируют контент — без навыков работы с админкой. Плюс этого решения — простое, как в социальных сетях, включение людей в работу над контентом сайта. Коллегу достаточно пригласить в рабочую группу, посвященную ресурсу. Если нужно опубликовать новость на сайте подразделения выше или ниже, то сотрудник указывает при публикации, на какой уровень ее надо поместить. На подотчетном уровне новость публикуется автоматически. Для публикации на более высоком уровне запускается бизнес-процесс согласования. Сотруднику, ответственному за уровень, приходит уведомление о просьбе разместить новость. Он может отредактировать и одобрить публикацию или отвергнуть ее с обязательным комментарием.

ПОРТАЛ ПОНЯТЕН СОТРУДНИКАМ

В вузе работают сотрудники с разным уровнем владения информационными технологиями.

Важно было сделать портал простым в использовании.

Меню «Помощь» — одно из решений, нацеленных на то, чтобы работа в Битрикс24 была приятной.

«Помощь» совпадает с аналогичной кнопкой-иконкой в шаблоне «Битрикс24»,

но при нажатии появляется выпадающее меню,

которое содержит обучающие видеоролики, ссылки на онлайн-курсы.

ЕДИНЫЙ ВНЕШНИЙ ВИД САЙТА И ПОРТАЛА

Сайт научной части Политеха и портал выполнены в едином стиле — это создает неразрывность восприятия публичной части и внутреннего портала. Это разговор «на одном языке» с разными частями системы: аналогичные действия вызывают одну и ту же реакцию на сайте и в портале.

3. Результаты сотрудничества

Теперь сотрудники быстро находят друг друга, информацию о разветвлённой структуре университета и подразделениях. Портал помогает вести документооборот, планировать собрания, уведомляет о важных изменениях в работе. С помощью портала сотрудники могут быстро создавать и наполнять сайты подразделений.