Внедрение портала Битрикс24 для компании ГлавСтройКомплекс

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ЗАДАЧА

• Внедрить в работу Битрикс24 в качестве замены существующей системы документооборота, с дальнейшей автоматизацией рутинных процессов$
• Необходимо обойтись штатными интерфейсами Битрикс24 и использовать бизнес-процессы, а не модификацию программного кода.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Реестр документов

Работа компании завязана на множестве документов — служебных записок, входящих и исходящих писем. Мы упорядочили этот поток с помощью бизнес-процессов в коробочной версии Битрикс24.

Как это работает. Все документы проходят через секретариат, где их вносят в портал, заполняя поля: входящий и исходящий номер, инвентаризационные номера. К бизнес-процессу прикладывают скан документа. Теперь секретариат быстро находит нужные документы с помощью поиска по одному из полей.

Отчет исполнительской дисциплины

На основании документов, которые проходят через секретариат ГСК, сотрудники отдела ставят задачи другим работникам компании. Дольщики прислали жалобу — начальник ответственного отдела получает задачу разрешить конфликт. Отличием решения для ГСК стало то, что задачу нельзя закрыть стандартной кнопкой «Завершить». Клиенту важно, чтобы каждая задача имела результат (по умолчанию результат задач в Битрикс24 ищут в последних комментариях). Мы доработали модуль задач, и заменили «Завершить» тремя кнопками:

• Сдать результат секретариату. Если справился и доволен работой.
• Попросить об отсрочке. Если по какой-то причине не справился, и нужно разрешение гендиректора закончить работу позже.
• Делегировать задачу. Если сделал свою часть работы, а дальнейшие действия не в твоей ответственности.

Как исполнители справляются с задачами, влияет на их зарплату. Раз в месяц данные по тому, как сотрудник справлялся с задачами сводятся в единый отчет для удобства подсчетов. Если человек не выдерживает сроки или просит об перенести дедлайн после его наступления, это идет ему в минус.

Простые решения — хорошие решения

Коробочная версия Битрикс24 позволяет неограниченно автоматизировать бизнес-процессы за счет возможности «допиливать» недостающую логику через PHP-код. Улей тяготеет к тому, чтобы решать задачи преимущественно с помощью настроек:

• Обновления Битрикс24 проходят гладко и не выбивают систему из строя.
• Там, где можно настроить, лучше настроить, чтобы оставить пространство для развития портала и дальнейших более сложных доработок.

Простые элегантные решения хороши и тем, что с минимальными вложениями показывают ощутимые результаты: секретариат быстро находит нужные документы, а сотрудники выполняют KPI, отчитываясь по каждой задаче.

3. Результаты сотрудничества

В рамках этих работ мы полностью создали документооборот, с возможностью контроля поставленных задач, на основе входящих/исходящих документов.

Также, были внесены значительные правки в базовый функционал Задач и созданы отчеты, для лучшего контроля ежедневной исполнительской дисциплины.