Кейс о философии кайдзен, digital-булочках и портале Битрикс24 для самой петербургской сети кафе-кондитерских "Буше"

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ЗАДАЧА

Отразить идеологию «Буше» во внутренней соц.сети — портале Битрикс24. Облегчить онбординг новых сотрудников быстрорастущей компании. Упростить для работников «Буше» старт использования портала.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Компания «Буше» известна не только своей продукцией, но и атмосферой, в которую погружает клиентов. Хэштеги #какдома, #бушевнобольной, #теплогохлебаипододеяло знакомы каждому петербуржцу. За легкостью настроения бренда стоит большая внутренняя работа и стройная идеология компании.

Идейный лидер и основатель «Буше» Олег Лега в своих интервью часто упоминает японский подход “кайдзен”, который проповедует постоянное самосовершенствование, а также человекоориентированный подход, возведенный в основу корпоративной культуры компании. Эта философия оказалась настолько близка Улью, что понять самые неожиданные запросы «Буше» к созданию портала было легко. Битрикс24 здесь не может остаться неподвижной платформой в своем первозданном виде: он должен развиваться не только со всей компанией, но и с каждым отдельным членом команды.

Теперь портал — творческая внутренняя платформа «Буше», которая подсказывает сотрудникам, что делать, а руководству показывает, как каждая отдельная задача влияет на стратегические планы.

Облегчили старт

Мы упростили введение портала в ежедневную работу сотрудников «Буше» за счет возможности оставлять заявки внутри портала. Работник торговой точки нажимает на кнопку «Требуется помощь», отправляет заявку техподдержке и получает консультацию IT-службы.

Булочки рождаются в online

Введение новинок — процесс, который затрагивает отделы производства и маркетинга. Первые отрабатывают рецепт, в то время как вторые решают вопросы продвижения продукта. Ранее в «Буше» задачи двух этих отделов синхронизированы не были, и это препятствовало рабочим процессам, порождая споры и некорректные решения. Улей понял эту БУШЕвную боль и в первую очередь решил проблему синхронизации работы двух отделов.

Вывод новинки — регламентированный процесс, в котором на протяжении двух месяцев участвуют разные сотрудники. Помимо задач, есть события, где руководители направлений принимают решение — «Да», «Нет» или «Доработать»; в зависимости от решения процесс может ветвиться и зацикливаться. Все этапы фиксируются по датам и в отчётах показывается результат расхождения с датой по регламенту.

Доска идей

Олег Лега не хочет, чтобы система диктовала сотруднику порядок работы. По задумке руководителя «Буше», работники компании должны начинать день с белого листа, отвечая для себя на вопросы: что ты хочешь сделать сегодня, чего хочешь добиться?

Доска идей — многофункциональный модуль, в котором идея — чистый лист. Каждую идею можно превратить в задачу, встречу, письмо, сообщение в чат или в Живую ленту. «Буше» считают Доску идей самым важным функционалом в работе. С Доски идей начинается каждый рабочий день сотрудника: от руководителя до кассира. На своей Доске идеи можно менять местами, делиться ими с другими сотрудниками, делить идеи на категории и многое другое. Доска идей вполне может заменить Trello и Google Keep в вашем Битрикс24, так как интегрирована с другими сущностями портала.

Это пример функционала, которого нет в Битрикс24 как сущности “из коробки”. Концепция была создана на стороне «Буше», а Улей развил её, реализовал техническое решение и разместил его в маркетплейсе - каталоге готовых решений, куда выкладываются разработки на платформе 1С-Битрикс. Теперь другие партнеры Битрикс могут интегрировать Доску идей в свои порталы.

Вы тоже можете интегрировать модуль в свой Битрикс24. Начать можете с двухнедельного бесплатного триала.

Интеграция с другими системами

У компании множество внутренних систем и подрядчиков. Один из них — IT-компания SoftJoys — получает заявки на работу через портал Битрикс24. Заявка попадает в систему SoftJoys после того, как ответственный сотрудник «Буше» отмечает, что работа действительно должна быть выполнена этой компанией. После выполнения работ статус заявки меняется.

Процесс планирования и бюджетирования

Отдельно стоит отметить ещё один важный, налаженный Ульем процесс. Руководитель ставит задачу через Бизнес-процесс - например, бюджет на месяц. И автоматически возникают подзадачи с ответственными и регламентированными дедлайнами. Руководитель это видит и может отследить. Это удобно и экономит рабочее время.

3. Результаты сотрудничества

Непрерывное совершенствование

Как предполагает философия “кайдзен”, работа над продуктом не может быть остановлена после достигнутых результатов. Улей продолжает улучшать портал: мы визуализировали процессы вывода новинок, интегрируем портал с 1С:ЗУП (зарплата и управление персоналом) и другими системами, которые использует «Буше».