Цифровизация внутренних коммуникаций и процессов одной из самых “бирюзовых” компаний России

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Задачи:

• вовлечь сотрудников в корпоративную культуру. Донести до каждого работника корпоративные цели и ценности, продемонстрировать их через истории и личные примеры;
• рассказать коллегам, в том числе удаленным, о существующих проектах, направлениях развития, а также о других активностях, в которых можно принять участие;
• помочь сотрудникам связаться друг с другом и находить нужную информацию о работе компании;
• предоставить удобные HR-сервисы.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

ВкусВилл - крупная российская розничная сеть супермаркетов и собственная торговая марка продуктов для здорового питания.

До начала внедрения корпоративного портала все сотрудники ВкусВилл общались и получали новости через почту и чаты в мессенджерах, также имелся свой телеграмм-бот. Однако имеющихся инструментов было недостаточно: отделы компании не знали чем живут сотрудники в других направлениях и чем живет компания в целом, не было новостной ленты, работа над задачами велась нелинейно и иногда сами задачи терялись в общем потоке.

Необходимо было сделать систему работы над задачами максимально прозрачной, свести все коммуникации на одну платформу, а также собрать накопленные знания в единую базу и открыть к ним доступ всем заинтересованным лицам.

Особенности проекта:

• Сжатые сроки – всего 2 месяца до запуска;
• Большое количество участников внедрения и контактных лиц со стороны Заказчика, а также сторонних поставщиков;
• Так как ВкусВилл – бирюзовая организация, и иерархии как таковой нет, решения принимаются по иной траектории;
• Работа велась без предварительной аналитики, требования уточнялись в процессе с большой скоростью;

Статистика и постоянное улучшение

Благодаря доработанному модулю статистики, мы в агентстве “Улей” регулярно наблюдаем насколько активно используется портал. Мы смотрим за тем, сколько пользователей зашло сегодня, сколько пользователей авторизовалось, а также, сколько было оставлено комментариев и поставлено лайков, сколько было опубликовано постов и сколько человек их посмотрели, сколько раз скачали ту или иную книгу из библиотеки.

Такой сбор статистики является основой для принятия решений в будущем. Ввиду того, что внедрение происходит без предварительной аналитики, мы пока не знаем какие модули будут больше использоваться, а какие меньше, потому постоянно тестируем наши гипотезы.

3. Результаты сотрудничества

Что мы сделали:

Сделали редизайн портала согласно фирменному стилю Заказчика. Мы скрыли чат и уведомления, добавили блок с соц. сетями и места для размещения индивидуальной информации (баннер над живой лентой).

Реализовали с нуля ”Базу знаний” с возможностью оповещать коллег о новых записях, прикладывать файлы, привязывать одну запись ко многим другим знаниям (подробнее о Базе знаний в других наших материалах).

Для оперативного решения вопросов и упрощения коммуникаций мы разработали раздел “Советы и комитеты”. Сотрудники могут отправлять сообщения в чат конкретному пользователи, но также отправить сообщение на электронную почту всем сотрудникам выбранного совета или комитета, нажатием одной лишь кнопки.

Доработали модуль «Доска объявлений», где сотрудники могут, например, помочь друг другу с поиском квартиры, обменом вещами и т.д. Мы изменили визуальную стилистику модуля и добавили цветовые метки (фильтры) для удобства просмотра объявлений на странице и поиску необходимых объявлений.

Доработали и запустили мультиканальную горячую линию. Все запросы из социальных сетей попадают в одно диалоговое окно, доступна статистика по обращениям и история. Помимо стандартных сообщений из VK мы доработали отправку комментариев к постам в чат Открытых линий. Разработали отдельный модуль для обработки комментариев к постам на сайте Вкусвилл в чате Открытых линий.

Настроили функционал обучения и визуализировали первый курс по бирюзовым организациям. Этот курс может пройти любой сотрудник или партнер компании.

Доработали фотогалерею – теперь при создании альбома можно выбрать, открытым или закрытым он будет, а так же выбирать конкретные отделы, которым будет доступен просмотр.

Сделали вывод на персональную страницу сотрудника всех его последних активностей в живой ленте по примеру страниц в социальных сетях. Также вывели информацию о группах, в которых состоит пользователь.

Реализовали видео-галерею.

Сделали корпоративную библиотеку, которая интегрирована с издательством МИФ. Книги в библиотеке представлены списком или книжными полками по определенным тематикам, предусмотрена фильтрация. Для каждого отдельного произведения есть описание и выведен его рейтинг. Конечно, любую книгу можно скачать в одном из популярных форматов, а если в библиотеке нужной книги не нашлось – можно оформить заявку на ее добавление.

Расширили стандартный модуль опросов, в частности изменили визуальную стилистику модуля, добавили возможность различных вариантов выбора ответов и проведение анонимных опросов.

Сделали возможность отложенного постинга, чтобы важные новости всегда появлялись вовремя.

Разработали модуль “Отчеты” на базе модуля “База знаний”. Теперь сотрудник может запустить бизнес-процесс на получение любого отчета, связанного с деятельностью компании, а ответственный подготовит его и разместит в общем хранилище. Любой сотрудник компании сможет подписываться на уведомления об изменениях в отчете при необходимости отслеживания новостей по определенному отчету.

Доработали модуль бронирования переговорных. Проверить занятость и забронировать переговорную комнату можно с помощью планшета, висящего у входа в офис компании.