Разработка сервиса для автоматизации работы государственного департамента «База знаний»

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Сервис дистанционного взаимодействия предпринимателей области и Департамента со всеми его подразделениями. Состоит из:

— реестра проектов для подачи документов на субсидирование и льготы от предпринимателей Кемеровской области

— внутренней системы постановки задач с возможностью отслеживать сроки выполнения задач, обсуждать задачи со всеми исполнителями без встреч и переговоров оффлайн, автоматически формировать отчеты и оперативно находить нужные документы.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Сервис «База знаний» создавался, чтобы упростить взаимодействие между бизнесом и ведомствами Департамента инвестиционного развития, а также между подразделениями самого Департамента. Для Кузбасского технопарка «База знаний кластера» — инструмент реализации кластерных проектов совместно с бизнесом Кемеровской области.

Работу над сервисом начали с создания интерактивных прототипов и тестирования идеи на реальных пользователях. Проанализировали, какие звенья в работе сотрудников можно автоматизировать полностью или частично. Для этого создали по 60 отдельных интерфейсов интерактивного прототипа для каждого из 5 типов пользователей на каждый сценарий взаимодействия с системой. Типы пользователей:

— администратор системы: заводит новых пользователей, раздает права доступа, имеет доступ ко всем ресурсам

— руководитель проекта: распределяет задачи между сотрудниками, следит за исполнением

— аналитик: доступ к предоставленным данным от инициаторов проектов,

— сотрудник ставит задачи на сотрудников своего уровня, является исполнителем задач

— инициатор проекта: предприниматель, добавляет документы и данные отчетов в личном кабинете.

3. Результаты сотрудничества

Сервис состоит из 2 блоков:

1. Реестра проектов: для подачи заявки на субсидии через интернет и оперативного их рассмотрения аналитиками.

Предприниматели регистрируются в системе и получают доступ в личный кабинет.

Из личного кабинета подают заявку, прикрепляют к заявке документы. Список необходимых документов доступен в этом же кабинете.

Здесь же предприниматели проверяют статус рассмотрения документа. В случае, если документ отвергнут, Инициатор проекта оперативно видит замечания. Если документы приняты, открываются следующие этапы: подача на рассмотрение описания бизнес-плана, расчетов по нему и прогнозируемых сводных показателей проекта.

Доступ к каждому новому этапу появляется только после утверждения предыдущего. К такой системе мы пришли после изучения бизнес-процессов заказчика. Так пользователь не запутается, в каком порядке подавать материалы на рассмотрение. А аналитику Департамента не придется проверять все документы скопом и делать двойную работу.

2. Системы постановки задач: для совместной работы над заявками и доступа к документам по проектам в электронном виде.

Мы изучили бизнес-процессы Департамента и разработали полноценную систему управления проектами и взаимодействия разноуровневых пользователей. Специфика такой системы для государственного учреждения — задачи можно ставить только своим прямым подчиненным, чтобы не нарушать иерархическую структуру Департамента и вертикаль власти.

Сервис позволяет оперативно находить коллег и контрагентов, ставить задачи на исполнителей, предоставляет совместный доступ к файлам при командной работе над задачей. То есть это одновременно интранет, сервис управления проектами и облачное хранилище данных.

Все элементы были разработаны с нуля, без применения существующих аналогов, так как они не удовлетворяли заказчика по функциями, либо имели неудобный интерфейс, либо не проходили требования к безопасности.

Все блоки в совокупности — многофункциональный сервис База знаний кластера, который учитывает потребности государственного учреждения и специфику пользователей, которые ранее не взаимодействовали с подобными платформами. Интерфейс максимально простой и понятный даже для сотрудников старшего поколения.

В нем храниться полная информация о работе Департамента и его подразделений. Для удобства внедрения мы разработали инструкцию с описанием всех функций сервиса, видеоинструкции для пользователей, техническую документацию для обслуживания сервиса системными администраторами департамента.