Как мы модернизировали корпоративный портал федерального органа исполнительной власти на Битрикс24

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Корпоративный портал федерального органа исполнительной власти — это сложная многоуровневая система. В ней сходятся внутренние коммуникации, кадровые процессы, сервисные заявки, оргструктура, служебные документы, права доступа и требования информационной безопасности.

У заказчика уже был портал на 1С-Битрикс24. Он поддерживал рабочие процессы, но требовал развития: нужно было сделать структуру более управляемой, связать данные сотрудников с отечественной службой каталогов, доработать сервисные разделы и перевести часть кадровых сценариев в цифровой контур.

Проект выполнялся в государственном контуре. Поэтому результат должен был быть не только удобным для сотрудников, но и формально точным: соответствовать техническому заданию, регламентам, требованиям приемки и эксплуатации. В таких проектах важны детали, которые напрямую влияют на принятие работ: корректная оргструктура, права доступа, маршруты согласований, печатные формы, отступы в документах и склонение ФИО в приказах.

Перед PWD стояла задача развить корпоративный портал на Битрикс24 Энтерпрайз так, чтобы он стал единой внутренней сервисной средой для сотрудников и администраторов.

Нужно было доработать несколько связанных контуров:

• профиль сотрудника со служебными и кадровыми атрибутами;
• загрузку данных о пользователях, руководителях и подразделениях из отечественной службы каталогов;
• оргструктуру в древовидном и списочном виде;
• информационно-новостной раздел с ролями, редактором, комментариями и медиа;
• стартовую страницу как навигационный центр портала;
• сервисы бронирования переговорных, заказа пропусков, заявок и обращений;
• кадровые процессы: график отпусков, заявления, согласования, уведомления, приказы и график отсутствий;
• электронные документы для заявлений, приказов и пропусков;
• подготовку результата к испытаниям, приемке и дальнейшей поддержке.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Мы работали с порталом как с системой связанных процессов, а не как с набором отдельных страниц. В центре была логика «данные — роли — сервисы — документы»: сотрудник работает в привычном интерфейсе, руководитель согласует действия по своей зоне ответственности, кадровая служба управляет процессом, администраторы контролируют структуру и доступы.

Портал работал в инфраструктуре заказчика на Битрикс24 Энтерпрайз. В техническом контуре использовались актуальная серверная платформа, промышленная СУБД и интеграция с отечественной службой каталогов. Через каталог портал получает данные о сотрудниках, подразделениях, руководителях и учетных записях. Если учетная запись отсутствует или отключена на стороне заказчика, доступ к порталу не предоставляется.

Авторизацию внутри портала проработали отдельно. Права на разделы, действия и данные управляются механизмами Битрикс24, а не просто наследуются из групп каталога. Это важно для ведомственной системы, где кадровые сотрудники, администраторы, руководители и обычные пользователи работают с разным набором информации.

Навигация и коммуникации

Стартовая страница стала навигационным центром портала. Она собирает ключевые входы в рабочие разделы, актуальную информацию для сотрудников и быстрые переходы к смежным системам.

На главной доступны новости, телефонный справочник, информация о ведомстве, база знаний, сервисы, заявки, электронный документооборот, справочно-правовые ресурсы, видеоконференцсвязь и другие рабочие инструменты. Для администраторов добавлен сбор обратной связи: сотрудники могут оценить портал и оставить комментарий, а ответственные получают результаты в отдельной таблице.

Для внутренних коммуникаций был нужен более гибкий инструмент, чем базовая новостная лента. Поэтому мы доработали модуль новостей: добавили разделы публикаций, ленту и плиточный вид, главные новости, изображения и видео-анонсы, галереи, прикрепленные файлы, фильтры, теги, комментарии, лайки и настройку их доступности для каждой публикации.

Для редакторов предусмотрен интерфейс управления новостью: параметры публикации, анонс и подробное описание. Так новости становятся управляемым каналом коммуникации, а не разделом, который сложно поддерживать без разработчика.

Профиль сотрудника и оргструктура

Профиль сотрудника стал связующим элементом между каталогом, оргструктурой, кадровыми процессами и пользовательскими разделами.

Из службы каталогов в портал загружаются ФИО, рабочая почта, должность, телефон, кабинет, непосредственный руководитель и руководитель верхнего уровня. Данные, пришедшие из каталога, защищены от ручного изменения пользователем. Если сотрудник больше не найден в каталоге или его учетная запись отключена, профиль деактивируется.

В личной карточке отображаются рабочие и кадровые атрибуты: контакты, руководители, стаж, классный чин, признаки выплат, количество дней отпуска и нераспределенный остаток. Служебные поля скрыты от обычных пользователей, но доступны администраторам и кадровой службе.

На этих данных строится оргструктура: подразделения, руководители, подчиненные подразделения и сотрудники отображаются в древовидном и списочном виде. Схема здания, кабинет, подразделение и карточка сотрудника связаны в единую навигационную логику.

Сервисы для сотрудников

Большой блок проекта был посвящен сервисам, которые убирают ручную переписку и помогают сотрудникам решать типовые задачи через портал.

В сервисный контур вошли бронирование переговорных, практика студентов, график отпусков, заявления на отпуск, график отсутствий, единовременная выплата и материальная помощь, заказ пропуска, внос и вынос материальных ценностей, запрос расчетного листа и сведений о доходах, организация рабочего места, обращение в техподдержку, выдача ЭЦП, SIM-карт и роуминга, прикрепление к поликлинике, заказ документов в кадровой службе, заявки в хозяйственный отдел и сервисы видеоконференцсвязи.

Часть сервисов работает как электронная форма с отправкой на нужный адрес. Часть формирует печатный документ по утвержденному шаблону. Часть ведет пользователя в смежные системы заказчика, сохраняя портал единой точкой входа.

Цифровой контур отпусков

Самым объемным новым модулем стал контур отпусков и отсутствий. Он объединяет планирование, заявление, согласование, уведомления, приказ, печатную форму и отображение отсутствия в рабочих разделах.

Сотрудник планирует отпуск в электронном виде и подает заявление через портал. Система напоминает о плановом отпуске за 14 дней и предлагает выбрать действие: «Иду», «Не иду» или «Перенести». За 3 дня до начала отпуска приходит дополнительное уведомление.

Согласование зависит от должности сотрудника. Для разных ролей формируется своя цепочка: непосредственный руководитель, руководители подразделений, кураторы верхнего уровня и кадровая служба. Каждое решение фиксируется в системе с датой, временем, ФИО согласующего и результатом.

Кадровая служба видит заявления в работе, может редактировать их, создавать заявления за сотрудников в исключительных случаях, прикреплять документы, выбирать согласованные заявления для приказа, автоматически формировать приказ, редактировать его, сохранять и печатать.

График отсутствий объединяет отпуска, командировки, больничные, декретные и учебные отпуска, дистанционную работу и другие типы отсутствий. Эти данные автоматически отображаются в профиле сотрудника, разделе с руководством, задачах, проектах и списке сотрудников.

Сложности

Главная сложность была в том, чтобы собрать устойчивую систему на стыке портала, службы каталогов, кадровых данных, печатных форм и строгой приемки.

Интеграция со службой каталогов потребовала аккуратной настройки. Портал должен был корректно получать пользователей, подразделения, руководителей и атрибуты, а затем использовать эти данные сразу в нескольких модулях: профиле, оргструктуре, согласованиях, сервисах и печатных формах.

Отдельной задачей стала оргструктура. В сложных организациях справочники часто содержат неточности: сотрудник может быть не в том подразделении, должность названа иначе, часть полей не заполнена. Но в портале заказчик должен видеть корректный результат, поэтому команда работала не только с интеграцией, но и с приведением данных к рабочему состоянию.

Еще один сложный блок — печатные формы. Для заявлений, приказов и пропусков важны не только реквизиты, но и внешний вид: отступы, переносы, шрифты, пунктуация и соответствие утвержденным шаблонам. Формы проходили несколько итераций правок, потому что в государственном контуре формальная точность документа так же важна, как работоспособность интерфейса.

Дополнительно пришлось решать задачу склонения ФИО, должностей и подразделений. В заявлениях и приказах данные должны подставляться в правильных падежах. При неполных исходных данных, например без заполненного пола сотрудника, автоматическое склонение работает нестабильно. Мы доработали логику и данные так, чтобы документы формировались корректно.

3. Результаты сотрудничества

PWD модернизировала корпоративный портал федерального органа исполнительной власти и адаптировала Битрикс24 Энтерпрайз под процессы государственного заказчика.

Портал получил обновленную навигацию, развитые новости, профиль сотрудника с данными из службы каталогов, актуализируемую оргструктуру, сервисные разделы, бронирование переговорных, заказ пропусков, кадровые заявки и цифровой контур отпусков.

Отдельный продуктовый результат — модуль планирования отпусков. Он закрыл сложный кадровый процесс внутри портала и получился достаточно самостоятельным, чтобы его можно было развивать как отдельное решение для других организаций на Битрикс24.

После основного этапа проект перешел в поддержку: команда продолжает сопровождать результат, закрывать замечания и развивать портал вместе с заказчиком.

Ценность для заказчика

Для сотрудников портал стал более понятной рабочей средой: в нем быстрее найти информацию, перейти в нужный сервис, оформить заявку, согласовать отпуск и увидеть актуальные данные по коллегам и подразделениям.

Для администраторов и кадровой службы система стала более управляемой: данные приходят из единого источника, служебные поля отделены от пользовательских, заявления и согласования фиксируются, а документы формируются по установленным шаблонам.

Для государственного заказчика важен еще один уровень ценности: решение вписано в требования закрытого контура, приемки, эксплуатации и информационной безопасности. Это не косметическая доработка портала, а развитие внутренней цифровой среды, в которой ежедневно работают сотрудники ведомства.