HR-портал ГлавАПУ: глубокая кастомизация K-Team.HRM на Битрикс24 Enterprise

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

О заказчике

ГБУ «ГлавАПУ» — Главное архитектурно-планировочное управление Москомархитектуры.

Для внутренней работы учреждения используется корпоративный портал на базе коробочной версии Битрикс24 Enterprise. С учетом масштаба организации, большого количества сотрудников и многоуровневой организационной структуры портал должен был стать полноценной единой цифровой средой — не только для коммуникаций, но и для HR-процессов, внутренних сервисов, обучения, заявок и работы с корпоративной информацией.

Задача проекта

Перед «Цифровым Элементом» стояла задача существенно модернизировать существующий корпоративный портал ГлавАПУ и расширить его возможностями HRM-системы.

В качестве функциональной основы использовалась K-Team.HRM — платформа на базе Битрикс24. Однако типового внедрения было недостаточно: корпоративные процессы учреждения, структура, правила согласований, кадровые сценарии и требования к интерфейсу потребовали значительной адаптации стандартного решения.

Необходимо было сохранить возможности Битрикс24 Enterprise и одновременно сформировать на его базе единую корпоративную систему, включающую HR-сервисы, личный кабинет сотрудника, обучение, адаптацию, заявки, управление отсутствиями, внутренние коммуникации и специализированные разделы.

Отдельными требованиями стали фирменный интерфейс, интеграция с существующими информационными системами, актуализация организационной структуры и кадровых данных, разграничение прав доступа, возможность последующего масштабирования и развития портала.

Таким образом, проект представлял собой не установку готового HRM-продукта, а глубокую кастомизацию K-Team.HRM и Битрикс24 Enterprise под процессы крупного государственного учреждения.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Что сделали

Работы начались с обследования существующего портала и анализа его технического состояния.

Команда «Цифрового Элемента» изучила архитектуру решения, существующие механизмы импорта пользователей, подразделений, фотографий и отсутствий, работу фоновых заданий и интеграционных скриптов. Это позволило определить, какие компоненты можно сохранить и развить, а какие процессы необходимо перестроить в рамках новой архитектуры портала.

После аналитики была сформирована целевая структура решения и началось внедрение K-Team.HRM с последующей адаптацией модулей под процессы ГлавАПУ.

Единый дизайн корпоративного портала

Одной из задач была переработка пользовательского интерфейса.

K-Team.HRM адаптировали к фирменному стилю учреждения. Была предусмотрена централизованная система брендирования, позволяющая управлять цветовой схемой портала, элементами управления, кнопками, формами, ссылками, прогресс-барами и оформлением различных виджетов.

Одновременно переработали структуру меню и навигацию, чтобы большое количество корпоративных сервисов оставалось понятным для сотрудников.

В результате Битрикс24 перестал восприниматься как набор разрозненных стандартных инструментов и получил единый пользовательский интерфейс корпоративной информационной системы.

Главная страница как рабочая точка входа

Для Главной страницы разработан набор корпоративных виджетов.

Сотрудник получает важную информацию сразу после входа на портал:

• корпоративные объявления и баннеры;
• новости;
• быстрые ссылки;
• дни рождения;
• новых сотрудников;
• лучших сотрудников;
• актуальные опросы.

Для части элементов предусмотрены различные варианты отображения и персонализация. Например, информация о сотрудниках может учитывать подразделение пользователя, а новости — разделяться на обычные и наиболее важные.

Главная страница стала не информационной заставкой, а полноценной точкой входа в корпоративную цифровую среду.

Новый личный кабинет сотрудника

Одной из центральных частей проекта стала глубокая переработка профиля сотрудника.

В личном кабинете объединили информацию и сервисы, которые сотруднику необходимы в повседневной работе:

• персональные и контактные данные;
• положение в организационной структуре;
• информацию о руководителе;
• текущие отсутствия;
• запланированные отпуска;
• замещающих сотрудников;
• HR-сервисы;
• информацию о ДМС;
• активные и завершенные заявки;
• компетенции;
• благодарности;
• корпоративные сервисы;
• календарь, задачи и рабочее время.

Таким образом, профиль сотрудника превратился из стандартной карточки пользователя Битрикс24 в полноценное персональное рабочее пространство.

Визуальная организационная структура

Для организации с многоуровневой структурой стандартного представления подразделений было недостаточно.

Модуль структуры был адаптирован для работы с подразделениями и сотрудниками в нескольких представлениях. Реализованы поиск и фильтрация, карточки сотрудников, вывод руководителей и возможность перехода от общей структуры организации к конкретному подразделению.

Портал позволяет быстро определить место сотрудника в структуре, найти коллегу или подразделение и получить необходимые контактные данные.

Отдельно была предусмотрена административная функциональность для управления структурой пользователями с соответствующими правами.

Большой HR-раздел «Управление персоналом»

Одним из наиболее значимых блоков проекта стала разработка специализированного раздела «Управление персоналом».

В одном пространстве объединили материалы и сервисы, связанные со всем жизненным циклом сотрудника:

• подбор персонала;
• адаптация;
• обучение, развитие и оценка;
• маршрутный лист нового сотрудника;
• кадровые документы;
• охрана труда;
• ГОЧС;
• формы и обращения;
• контакты HR-службы.

При этом это не просто каталог ссылок.

В зависимости от сценария сотрудник может перейти во внутренний сервис, открыть необходимый документ непосредственно на портале, получить шаблон, перейти к соответствующему бизнес-процессу или обратиться к ответственному сотруднику.

Управление содержанием раздела вынесено в административную часть, благодаря чему HR-служба может актуализировать материалы без участия разработчиков.

Цифровая адаптация новых сотрудников

Отдельное направление проекта — автоматизация адаптации.

В K-Team.HRM сформирован механизм сценариев адаптации, позволяющий назначить сотруднику последовательность необходимых действий и контролировать их выполнение.

Для HR доступны сотрудники, проходящие адаптацию, текущий этап, задачи, сроки и процент выполнения сценария.

В рамках HR-раздела также собраны необходимые сотруднику и руководителю материалы: инструкции, адаптационные треки, положения об испытательном сроке, планы прохождения адаптации, формы отчетности и материалы по наставничеству.

В результате адаптация превращается из набора документов и отдельных договоренностей в управляемый цифровой процесс.

Обучение сотрудников

Корпоративное обучение было интегрировано непосредственно в портал.

На базе функциональности обучения Битрикс24 предусмотрена работа с внутренними и внешними курсами, уроками и тестами.

Система позволяет отслеживать прохождение элементов программы обучения и рассчитывать общий процент завершения курса.

В HR-разделе дополнительно собраны положения, инструкции и материалы по внутреннему и внешнему обучению, включая программы для сотрудников на испытательном сроке.

Таким образом, сотрудник получает единое пространство как для ознакомления с HR-материалами, так и непосредственно для обучения.

Автоматизация отпусков

Одним из наиболее заметных для сотрудников процессов стала работа с отпусками.

На портале реализованы сценарии подачи заявлений и последовательного согласования отпусков.

В зависимости от типа заявления система формирует маршрут между инициатором, HR и руководителем. Участники процесса получают задания и уведомления, могут согласовать или отклонить запрос, а при отказе указывается обязательная причина.

Сотрудник видит состояние своего обращения и при необходимости может скорректировать данные и повторно направить заявление.

Так рутинный кадровый процесс был перенесен непосредственно в корпоративный портал.

Управление замещением

Процесс отсутствия сотрудника связан не только с отпуском, но и с передачей его полномочий.

Поэтому в личном кабинете реализован отдельный механизм управления замещением.

Сотрудник может выбрать заместителя, определить период его полномочий и связать замещение со своим отсутствием.

Информация о назначенных заместителях становится частью профиля пользователя и доступна другим сотрудникам в соответствии с настройками портала.

Корпоративные заявки вместо писем и устных обращений

Еще одно крупное направление — внутренние сервисные заявки.

На портале сформирован каталог сервисов, через который сотрудник может создавать обращения в различные подразделения.

Каждый сервис имеет собственную форму, а созданная заявка получает уникальный статус и передается ответственному исполнителю.

Для пользователей реализованы активные и закрытые обращения, информация о сроках, статусах и ходе исполнения.

Для исполнителей разработано отдельное рабочее пространство с заданиями, где заявку можно принять в работу, выполнить или отклонить с обязательным комментарием.

При смене состояния заявки автор получает уведомление.

В результате Битрикс24 стал единым интерфейсом между сотрудником и внутренними службами организации.

Переговорные и корпоративный календарь

В рамках модернизации проработан отдельный сервис бронирования переговорных.

Сотрудник видит переговорные комнаты и сетку доступного времени, выбирает необходимые слоты и участников встречи.

Для переговорных, требующих дополнительного разрешения, предусмотрен процесс согласования.

Система уведомляет участников об изменениях бронирования, а информация о занятости помещений отображается непосредственно в интерфейсе портала.

Также предусмотрена интеграция с существующими календарными сервисами организации.

Интерактивный раздел «Профсоюз»

Отдельной нестандартной задачей стала разработка полноценного внутреннего раздела «Профсоюз».

В нем объединили:

• информацию о профсоюзе;
• данные о членах профкома;
• информацию о ДМС;
• нормативные документы и шаблоны;
• мероприятия;
• спортивные активности;
• отчеты;
• опросы и впечатления сотрудников;
• контакты.

Карточки членов профкома связаны с пользователями корпоративного портала.

Мероприятия интегрированы с календарем: сотрудник может перейти к событию и добавить его в свой календарь.

Для публикаций предусмотрены поиск, фильтрация, реакции, просмотры и комментарии.

Таким образом, внутри Битрикс24 появился самостоятельный интерактивный коммуникационный сервис.

Работа с кадровыми данными и интеграция с 1С

Особое внимание уделили актуальности данных.

В существующем портале уже использовались механизмы загрузки пользователей, организационной структуры, фотографий и отсутствий. Перед модернизацией команда провела технический аудит этих механизмов и изучила существующие фоновые скрипты и процессы обмена.

В рамках проекта был проработан интеграционный контур между кадровой системой на базе 1С и Битрикс24.

Для обмена кадровой информацией рассматривались и проектировались различные механизмы интеграции, включая файловый обмен и специализированный коннектор.

Задача интеграционного слоя — поддерживать актуальными сведения о сотрудниках, подразделениях и отсутствиях, от которых зависит работа HR-модулей портала.

Техническая сложность проекта

Проект ГлавАПУ нельзя рассматривать как типовое внедрение K-Team.HRM.

Команда работала одновременно с несколькими уровнями системы:

• коробочной версией Битрикс24 Enterprise;
• функциональностью K-Team.HRM;
• существующими нетиповыми доработками портала;
• кадровой системой;
• механизмами фоновой синхронизации;
• организационной структурой;
• многочисленными ролями и правами доступа;
• внутренними бизнес-процессами учреждения.

При этом требовалось сохранить совместимость со стандартной функциональностью Битрикс24 и возможность дальнейшего обновления платформы.

Поэтому значительная часть работы заключалась именно в архитектурной адаптации и кастомной разработке, а не в настройке готовых модулей.

3. Результаты сотрудничества

В результате ГлавАПУ получил корпоративный HR-портал на базе Битрикс24 Enterprise и K-Team.HRM, адаптированный под реальные процессы учреждения.

В едином цифровом пространстве были объединены HR-сервисы, организационная структура, личный кабинет сотрудника, обучение, адаптация, отпуска, замещения, заявки, переговорные, корпоративный контент и внутренние коммуникационные сервисы.

Сотруднику больше не требуется воспринимать портал как набор отдельных инструментов Битрикс24: основные ежедневные сценарии собраны в едином интерфейсе и связаны между собой.

Для HR и внутренних служб портал стал инструментом организации и автоматизации процессов, а для сотрудников — единой точкой доступа к корпоративным сервисам и информации.

Главным результатом стало не внедрение очередной внутренней системы, а создание полноценной цифровой среды сотрудника, встроенной в ИТ-ландшафт учреждения.