HR-портал ГлавАПУ: глубокая кастомизация K-Team.HRM на Битрикс24 Enterprise

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

ГБУ «ГлавАПУ» — Главное архитектурно-планировочное управление Москомархитектуры. Для внутренней работы учреждения используется корпоративный портал на базе коробочной версии Битрикс24 Enterprise. С учётом масштаба организации, большого количества сотрудников и многоуровневой структуры портал должен был стать полноценной единой цифровой средой — не только для коммуникаций, но и для HR-процессов, внутренних сервисов, обучения, заявок и работы с корпоративной информацией.

Перед «Цифровым Элементом» стояла задача существенно модернизировать существующий корпоративный портал ГлавАПУ и расширить его возможностями HRM-системы. В качестве функциональной основы использовалась K-Team.HRM — платформа на базе Битрикс24. Однако типового внедрения было недостаточно: корпоративные процессы учреждения, структура, правила согласований, кадровые сценарии и требования к интерфейсу потребовали значительной адаптации стандартного решения.

Необходимо было сохранить возможности Битрикс24 Enterprise и одновременно сформировать на его базе единую корпоративную систему, включающую:

• HR-сервисы и личный кабинет сотрудника;
• обучение, адаптацию и управление отсутствиями;
• заявки, внутренние коммуникации и специализированные разделы;
• фирменный интерфейс и интеграцию с существующими информационными системами;
• актуализацию организационной структуры и кадровых данных;
• разграничение прав доступа и возможность последующего масштабирования.

Таким образом, проект представлял собой не установку готового HRM-продукта, а глубокую кастомизацию K-Team.HRM и Битрикс24 Enterprise под процессы крупного государственного учреждения.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Работы начались с обследования существующего портала и анализа его технического состояния. Команда «Цифрового Элемента» изучила архитектуру решения, существующие механизмы импорта пользователей, подразделений, фотографий и отсутствий, работу фоновых заданий и интеграционных скриптов. Это позволило определить, какие компоненты можно сохранить и развить, а какие процессы необходимо перестроить в рамках новой архитектуры портала.

После аналитики была сформирована целевая структура решения и началось внедрение K-Team.HRM с последующей адаптацией модулей под процессы ГлавАПУ.

Единый дизайн корпоративного портала. K-Team.HRM адаптировали к фирменному стилю учреждения. Предусмотрена централизованная система брендирования, позволяющая управлять цветовой схемой портала, элементами управления, кнопками, формами, ссылками, прогресс-барами и оформлением виджетов. Одновременно переработали структуру меню и навигацию, чтобы большое количество корпоративных сервисов оставалось понятным для сотрудников. В результате Битрикс24 перестал восприниматься как набор разрозненных стандартных инструментов и получил единый пользовательский интерфейс корпоративной информационной системы.

Главная страница как рабочая точка входа. Разработан набор корпоративных виджетов, которые сотрудник получает сразу после входа на портал:

• корпоративные объявления и баннеры;
• новости (с разделением на обычные и наиболее важные);
• быстрые ссылки;
• дни рождения и новые сотрудники;
• лучшие сотрудники;
• актуальные опросы.

Для части элементов предусмотрены различные варианты отображения и персонализация — например, информация о сотрудниках может учитывать подразделение пользователя. Главная страница стала не информационной заставкой, а полноценной точкой входа в корпоративную цифровую среду.

Новый личный кабинет сотрудника. Одна из центральных частей проекта — глубокая переработка профиля сотрудника. В личном кабинете объединены информация и сервисы, необходимые в повседневной работе:

• персональные и контактные данные, положение в организационной структуре;
• информация о руководителе, текущие отсутствия и запланированные отпуска;
• замещающие сотрудники и HR-сервисы;
• информация о ДМС, активные и завершённые заявки;
• компетенции, благодарности и корпоративные сервисы;
• календарь, задачи и рабочее время.

Профиль сотрудника превратился из стандартной карточки пользователя Битрикс24 в полноценное персональное рабочее пространство.

Визуальная организационная структура. Для организации с многоуровневой структурой стандартного представления подразделений было недостаточно. Модуль структуры адаптирован для работы с подразделениями и сотрудниками в нескольких представлениях. Реализованы поиск и фильтрация, карточки сотрудников, вывод руководителей и возможность перехода от общей структуры организации к конкретному подразделению. Отдельно предусмотрена административная функциональность для управления структурой пользователями с соответствующими правами.

Большой HR-раздел «Управление персоналом». Один из наиболее значимых блоков проекта — специализированный раздел, объединяющий материалы и сервисы, связанные со всем жизненным циклом сотрудника:

• подбор персонала и адаптация;
• обучение, развитие и оценка;
• маршрутный лист нового сотрудника;
• кадровые документы и охрана труда;
• ГОЧС, формы и обращения;
• контакты HR-службы.

В зависимости от сценария сотрудник может перейти во внутренний сервис, открыть документ непосредственно на портале, получить шаблон, перейти к бизнес-процессу или обратиться к ответственному сотруднику. Управление содержанием раздела вынесено в административную часть, благодаря чему HR-служба может актуализировать материалы без участия разработчиков.

Цифровая адаптация новых сотрудников. В K-Team.HRM сформирован механизм сценариев адаптации, позволяющий назначить сотруднику последовательность необходимых действий и контролировать их выполнение. Для HR доступны сотрудники, проходящие адаптацию, текущий этап, задачи, сроки и процент выполнения сценария. В рамках HR-раздела собраны необходимые сотруднику и руководителю материалы: инструкции, адаптационные треки, положения об испытательном сроке, планы прохождения адаптации, формы отчётности и материалы по наставничеству. Адаптация превратилась из набора документов в управляемый цифровой процесс.

Обучение сотрудников. Корпоративное обучение интегрировано непосредственно в портал. На базе функциональности обучения Битрикс24 предусмотрена работа с внутренними и внешними курсами, уроками и тестами. Система позволяет отслеживать прохождение элементов программы обучения и рассчитывать общий процент завершения курса. В HR-разделе дополнительно собраны положения, инструкции и материалы по внутреннему и внешнему обучению, включая программы для сотрудников на испытательном сроке.

Автоматизация отпусков. Один из наиболее заметных для сотрудников процессов. На портале реализованы сценарии подачи заявлений и последовательного согласования отпусков. В зависимости от типа заявления система формирует маршрут между инициатором, HR и руководителем. Участники процесса получают задания и уведомления, могут согласовать или отклонить запрос, а при отказе указывается обязательная причина. Сотрудник видит состояние своего обращения и при необходимости может скорректировать данные и повторно направить заявление. Рутинный кадровый процесс перенесён непосредственно в корпоративный портал.

Управление замещением. Процесс отсутствия сотрудника связан не только с отпуском, но и с передачей полномочий. В личном кабинете реализован отдельный механизм управления замещением: сотрудник может выбрать заместителя, определить период его полномочий и связать замещение со своим отсутствием. Информация о назначенных заместителях становится частью профиля пользователя и доступна другим сотрудникам в соответствии с настройками портала.

Корпоративные заявки вместо писем и устных обращений. На портале сформирован каталог сервисов, через который сотрудник может создавать обращения в различные подразделения. Каждый сервис имеет собственную форму, а созданная заявка получает уникальный статус и передаётся ответственному исполнителю. Для пользователей реализованы активные и закрытые обращения, информация о сроках, статусах и ходе исполнения. Для исполнителей разработано отдельное рабочее пространство с заданиями, где заявку можно принять в работу, выполнить или отклонить с обязательным комментарием. При смене состояния заявки автор получает уведомление. Битрикс24 стал единым интерфейсом между сотрудником и внутренними службами организации.

Переговорные и корпоративный календарь. Проработан отдельный сервис бронирования переговорных. Сотрудник видит переговорные комнаты и сетку доступного времени, выбирает необходимые слоты и участников встречи. Для переговорных, требующих дополнительного разрешения, предусмотрен процесс согласования. Система уведомляет участников об изменениях бронирования, а информация о занятости помещений отображается непосредственно в интерфейсе портала. Предусмотрена интеграция с существующими календарными сервисами организации.

Интерактивный раздел «Профсоюз». Отдельная нестандартная задача — разработка полноценного внутреннего раздела «Профсоюз», объединившего:

• информацию о профсоюзе и данные о членах профкома;
• информацию о ДМС, нормативные документы и шаблоны;
• мероприятия и спортивные активности;
• отчёты, опросы и впечатления сотрудников;
• контакты.

Карточки членов профкома связаны с пользователями корпоративного портала. Мероприятия интегрированы с календарём: сотрудник может перейти к событию и добавить его в свой календарь. Для публикаций предусмотрены поиск, фильтрация, реакции, просмотры и комментарии. Внутри Битрикс24 появился самостоятельный интерактивный коммуникационный сервис.

Работа с кадровыми данными и интеграцией с 1С. Особое внимание уделено актуальности данных. В существующем портале уже использовались механизмы загрузки пользователей, организационной структуры, фотографий и отсутствий. Перед модернизацией команда провела технический аудит этих механизмов и изучила существующие фоновые скрипты и процессы обмена. В рамках проекта проработан интеграционный контур между кадровой системой на базе 1С и Битрикс24. Для обмена кадровой информацией рассматривались и проектировались различные механизмы интеграции, включая файловый обмен и специализированный коннектор. Задача интеграционного слоя — поддерживать актуальными сведения о сотрудниках, подразделениях и отсутствиях, от которых зависит работа HR-модулей портала.

С технической стороны проект потребовал работы одновременно с несколькими уровнями системы:

• коробочная версия Битрикс24 Enterprise и функциональность K-Team.HRM;
• существующие нетиповые доработки портала;
• кадровая система и механизмы фоновой синхронизации;
• организационная структура, многочисленные роли и права доступа;
• внутренние бизнес-процессы учреждения.

При этом требовалось сохранить совместимость со стандартной функциональностью Битрикс24 и возможность дальнейшего обновления платформы. Поэтому значительная часть работы заключалась именно в архитектурной адаптации и кастомной разработке, а не в настройке готовых модулей.

3. Результаты сотрудничества

В результате ГлавАПУ получил корпоративный HR-портал на базе Битрикс24 Enterprise и K-Team.HRM, адаптированный под реальные процессы учреждения. Ключевые эффекты:

• в едином цифровом пространстве объединены HR-сервисы, организационная структура, личный кабинет сотрудника, обучение, адаптация, отпуска, замещения, заявки, переговорные, корпоративный контент и внутренние коммуникационные сервисы;
• сотруднику больше не требуется воспринимать портал как набор отдельных инструментов Битрикс24 — основные ежедневные сценарии собраны в едином интерфейсе и связаны между собой;
• для HR и внутренних служб портал стал инструментом организации и автоматизации процессов;
• для сотрудников — единой точкой доступа к корпоративным сервисам и информации;
• реализован фирменный интерфейс с централизованной системой брендирования;
• обеспечена актуальность кадровых данных через интеграцию с 1С;
• подготовлена архитектура к дальнейшему развитию и масштабированию.

Главным результатом стало не внедрение очередной внутренней системы, а создание полноценной цифровой среды сотрудника, встроенной в ИТ-ландшафт учреждения.