Развитие Битрикс24 Enterprise для Российского общества «Знание»: автоматизация внутренних процессов и глубокая кастомизация портала

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Российское общество «Знание» — крупнейшая просветительская организация России и одна из главных площадок страны для открытого диалога между молодежью, экспертами, учеными, государственными и общественными деятелями. Региональные отделения Общества работают во всех 89 субъектах Российской Федерации.

Масштаб деятельности, распределенная организационная структура и большое количество параллельных внутренних процессов предъявляют повышенные требования к корпоративным информационным системам: они должны не только обеспечивать коммуникации сотрудников, но и поддерживать сложную ролевую модель, автоматизацию заявок и внутренних процессов, интеграцию с внешними системами и стабильную работу при развитии портала.

В качестве корпоративной платформы заказчик использует коробочную версию Битрикс24 Enterprise.

Исходная ситуация

К моменту начала проекта Битрикс24 уже был внедрен и активно использовался заказчиком.

Портал развивался собственными силами, постепенно обрастал дополнительной бизнес-логикой, собственными интерфейсами и интеграциями. По мере развития системы появились задачи, которые невозможно было решить только стандартными настройками Битрикс24.

Кроме того, после очередного развития и обновления платформы потребовалось адаптировать часть ранее реализованных изменений: восстановить отдельные элементы интерфейса, корректную работу профилей и навигации, права пользователей и другие элементы корпоративного портала.

Перед заказчиком стояла задача не заменить существующую систему и не начать внедрение заново, а сохранить уже созданную цифровую среду и вывести ее на следующий уровень зрелости.

Для этого потребовалась команда с опытом глубокой разработки коробочного Битрикс24 Enterprise и пониманием архитектуры продукта. Таким партнером стала компания «Цифровой Элемент».

Цели проекта

Основной целью проекта стало комплексное развитие действующего корпоративного портала Битрикс24 Enterprise с учетом масштабов организации, существующей архитектуры и сформировавшихся требований бизнеса.

В рамках проекта требовалось одновременно решить несколько классов задач:

• развить автоматизацию внутренних заявок и процессов;
• доработать пользовательские и управленческие интерфейсы;
• адаптировать портал к сложной организационной структуре;
• реализовать дополнительные сценарии работы со смарт-процессами;
• настроить взаимодействие Битрикс24 с внешними корпоративными сервисами;
• доработать модель доступа пользователей;
• восстановить и адаптировать существующие кастомизации после обновлений платформы;
• подготовить технический контур Битрикс24 Enterprise к дальнейшему масштабированию и развитию.

Одним из ключевых ограничений проекта были сроки: весь основной комплекс работ необходимо было выполнить в кратчайшие сроки.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Как подошли к проекту

Особенность проекта заключалась в том, что команда «Цифрового Элемента» подключилась не к «чистому» Битрикс24.

Перед началом разработки необходимо было разобраться в уже существующей логике портала, определить взаимосвязи стандартного функционала Битрикс24 с ранее выполненными доработками и понять, какие изменения можно реализовать средствами платформы, а где требуется собственная разработка.

Поэтому проект фактически объединил несколько направлений:

аудит и стабилизация существующего решения → разработка нового функционала → автоматизация процессов → интеграции → развитие интерфейсов → инфраструктурные работы.

При этом часть реализованной бизнес-логики относится к внутренним процессам Российского общества «Знание» и не раскрывается публично. В кейсе описаны архитектурный подход и классы решенных задач без публикации конфиденциальных сценариев, внутренних маршрутов, параметров интеграций и модели доступа.

Развитие системы внутренних заявок

Одним из крупных направлений стала дальнейшая автоматизация работы сотрудников с внутренними заявками и запросами.

Существующий пользовательский интерфейс был расширен с учетом различных ролей сотрудника в процессе.

Пользователь получил возможность работать не только со своими обращениями, но и с процессами, в которых он участвует в другой роли. Для руководителей была предусмотрена дополнительная логика просмотра информации по сотрудникам с учетом организационной структуры.

При разработке потребовалось связать интерфейс портала с иерархией подразделений и реализовать получение необходимых данных динамически.

В результате Битрикс24 стал не просто реестром заявок, а ролевым рабочим пространством, в котором отображаемая информация зависит от позиции сотрудника в конкретном процессе и организационной структуре.

Управленческие показатели непосредственно в интерфейсе

Для ряда внутренних процессов были разработаны дополнительные информационные элементы, позволяющие непосредственно в интерфейсе Битрикс24 отображать текущие показатели обработки обращений.

Пользователи могут видеть состояние очереди и другие рассчитанные показатели, а правила их отображения и пороговые значения могут настраиваться под особенности конкретного процесса.

Таким образом, сотруднику не требуется переходить в отдельную аналитическую систему для получения базовой оперативной информации: необходимые данные доступны непосредственно в рабочем интерфейсе.

Смарт-процессы и автоматизация внутренних регламентов

Отдельное направление проекта — развитие смарт-процессов Битрикс24.

Для одного из регламентированных процессов, связанных с работой региональной структуры Общества, была создана отдельная цифровая модель.

В ней были предусмотрены:

• специализированная форма ввода данных;
• набор этапов прохождения процесса;
• обязательность данных в зависимости от текущего этапа;
• автоматические переходы между стадиями;
• уведомления участников;
• работа с документами;
• распределение ролей;
• отдельная модель прав доступа.

Часть полей и элементов формы динамически изменяется в зависимости от ранее выбранных пользователем параметров.

За счет этого достаточно сложный организационный регламент был перенесен в Битрикс24 и превратился в управляемый цифровой процесс, где система самостоятельно контролирует последовательность этапов и наличие необходимых данных.

Работа с организационной структурой

Стандартное представление информации о сотрудниках было расширено собственным компонентом.

Задача заключалась в том, чтобы корректно отображать взаимосвязи сотрудников не только в рамках одного подразделения, но и с учетом более сложной структуры подчиненности.

Это позволило использовать организационную структуру Битрикс24 как источник данных для других элементов портала: внутренних заявок, пользовательских интерфейсов и ролевой логики.

Также были разработаны дополнительные корпоративные справочники, автоматически связанные со структурой организации.

В результате оргструктура стала не просто справочной информацией, а одним из элементов бизнес-логики портала.

Интеграции с внешними системами

Часть процессов заказчика выходит за пределы Битрикс24, поэтому еще одним направлением проекта стала серверная интеграция с внешними корпоративными сервисами.

Для этого были разработаны собственные активности и механизмы API-взаимодействия.

Пользователь может инициировать необходимую операцию непосредственно из Битрикс24, а портал самостоятельно формирует и передает данные во внешнюю систему.

Аналогичный подход был применен для автоматизации отдельных логистических операций.

Это позволило сохранить Битрикс24 в роли единой точки входа сотрудника, не заставляя пользователей вручную переносить данные между различными информационными системами.

Конкретные параметры интеграций, внутренние маршруты API и состав передаваемых данных не раскрываются.

Развитие корпоративного интерфейса

Значительная часть Битрикс24 у заказчика адаптирована под собственную корпоративную среду.

В ходе проекта команда «Цифрового Элемента» продолжила развитие пользовательского интерфейса:

• переработала отдельные элементы профиля сотрудника;
• адаптировала навигацию;
• настроила отображение необходимых корпоративных сервисов;
• доработала главную страницу;
• скорректировала доступность отдельных возможностей в зависимости от пользовательского сценария;
• реализовала дополнительные интерфейсные компоненты.

Целью было не просто изменить внешний вид Битрикс24, а убрать из интерфейса лишние для конкретных ролей элементы и сделать портал более понятным для сотрудников.

Восстановление кастомизированного портала после обновления

Отдельной технической задачей стала работа с последствиями обновления Битрикс24.

При глубокой кастомизации коробочной версии корпоративного портала обновление платформы может затрагивать существующие интерфейсные и функциональные доработки.

После обновления потребовалось провести диагностику и восстановить ряд элементов: страницу авторизации, пользовательские профили, меню, корпоративную навигацию, отдельные визуальные компоненты и правила доступа.

Команда последовательно проанализировала возникшие несовместимости и адаптировала существующий функционал к обновленной версии платформы.

Для заказчика это было принципиально важно: необходимо было сохранить преимущества обновляемой коробочной платформы и одновременно продолжить использовать разработанный под внутренние процессы функционал.

Развитие аналитических возможностей

В корпоративной базе знаний были реализованы дополнительные возможности визуального представления данных.

Для пользователей предусмотрены интерактивные графические блоки, которые позволяют работать с несколькими показателями и визуально сравнивать необходимую информацию непосредственно внутри корпоративного портала.

Это еще один пример того, как стандартная среда Битрикс24 была расширена под реальные рабочие сценарии заказчика без необходимости создавать для каждой задачи отдельную информационную систему.

Enterprise-инфраструктура и отказоустойчивость

Проект затронул не только прикладной функционал Битрикс24.

Для корпоративной системы такого масштаба важны возможность дальнейшего масштабирования, воспроизводимость инфраструктуры и устойчивость к отказам.

В рамках технического направления была проработана кластерная архитектура Битрикс24 Enterprise с использованием контейнерного подхода.

Архитектура предусматривает распределение сервисов, балансировку нагрузки, репликацию данных и общее файловое пространство.

Такой подход создает технологическую основу для дальнейшего развития корпоративного портала и позволяет масштабировать отдельные компоненты системы по мере изменения нагрузки.

Подробная инфраструктурная схема, конфигурация серверов и параметры внутреннего контура в публичном кейсе не раскрываются.

Самое сложное в проекте

Главная сложность проекта заключалась не в разработке одного большого модуля.

Необходимо было развивать уже существующую и значительно кастомизированную Enterprise-инсталляцию Битрикс24, не нарушая работу действующих процессов.

Одновременно команда работала с несколькими уровнями системы:

пользовательский интерфейс → организационная структура → смарт-процессы → бизнес-логика → права доступа → API-интеграции → серверная инфраструктура.

Изменение одного элемента могло затронуть другие части корпоративного портала, поэтому требовалось учитывать архитектуру решения в целом, а не рассматривать технические задания как независимый набор небольших доработок.

Именно здесь особенно важен опыт работы с коробочной версией Битрикс24 Enterprise.

3. Результаты сотрудничества

За 3 месяца команда «Цифрового Элемента» выполнила запланированный комплекс работ по развитию корпоративного Битрикс24 Российского общества «Знание».

Заказчик сохранил уже сформированную корпоративную среду, при этом получил существенно более развитую платформу:

• внутренние процессы получили дополнительную автоматизацию;
• сотрудники — более удобные ролевые рабочие интерфейсы;
• руководители — дополнительные возможности контроля заявок и процессов;
• организационная структура стала использоваться непосредственно в бизнес-логике;
• появились новые автоматизированные смарт-процессы;
• Битрикс24 был связан с внешними информационными системами через API;
• восстановлена корректная работа кастомизированных элементов после обновления;
• пользовательский интерфейс был дополнительно адаптирован под корпоративные сценарии;
• сформирована техническая основа для дальнейшего масштабирования Enterprise-инсталляции.

Главный результат проекта — Битрикс24 продолжил развитие из универсального корпоративного портала в адаптированную под специфику заказчика цифровую платформу для внутренних процессов и сервисов.