Развитие Битрикс24 Enterprise для Российского общества «Знание»: автоматизация внутренних процессов и глубокая кастомизация портала

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

О заказчике

Российское общество «Знание» — крупнейшая просветительская организация России и одна из главных площадок страны для открытого диалога между молодежью, экспертами, учеными, государственными и общественными деятелями. Региональные отделения Общества работают во всех 89 субъектах Российской Федерации.

Масштаб деятельности, распределенная организационная структура и большое количество параллельных внутренних процессов предъявляют повышенные требования к корпоративным информационным системам: они должны не только обеспечивать коммуникации сотрудников, но и поддерживать сложную ролевую модель, автоматизацию заявок и внутренних процессов, интеграцию с внешними системами и стабильную работу при развитии портала.

В качестве корпоративной платформы заказчик использует коробочную версию Битрикс24 Enterprise.

Исходная ситуация

К моменту начала проекта Битрикс24 уже был внедрен и активно использовался заказчиком.

Портал развивался собственными силами, постепенно обрастал дополнительной бизнес-логикой, собственными интерфейсами и интеграциями. По мере развития системы появились задачи, которые невозможно было решить только стандартными настройками Битрикс24.

Кроме того, после очередного развития и обновления платформы потребовалось адаптировать часть ранее реализованных изменений: восстановить отдельные элементы интерфейса, корректную работу профилей и навигации, права пользователей и другие элементы корпоративного портала.

Перед заказчиком стояла задача не заменить существующую систему и не начать внедрение заново, а сохранить уже созданную цифровую среду и вывести ее на следующий уровень зрелости.

Для этого потребовалась команда с опытом глубокой разработки коробочного Битрикс24 Enterprise и пониманием архитектуры продукта. Таким партнером стала компания «Цифровой Элемент».

Цели проекта

Основной целью проекта стало комплексное развитие действующего корпоративного портала Битрикс24 Enterprise с учетом масштабов организации, существующей архитектуры и сформировавшихся требований бизнеса.

В рамках проекта требовалось одновременно решить несколько классов задач:

• развить автоматизацию внутренних заявок и процессов;
• доработать пользовательские и управленческие интерфейсы;
• адаптировать портал к сложной организационной структуре;
• реализовать дополнительные сценарии работы со смарт-процессами;
• настроить взаимодействие Битрикс24 с внешними корпоративными сервисами;
• доработать модель доступа пользователей;
• восстановить и адаптировать существующие кастомизации после обновлений платформы;
• подготовить технический контур Битрикс24 Enterprise к дальнейшему масштабированию и развитию.

Одним из ключевых ограничений проекта были сроки: весь основной комплекс работ необходимо было выполнить в кратчайшие сроки.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Как подошли к проекту

Особенность проекта заключалась в том, что команда «Цифрового Элемента» подключилась не к «чистому» Битрикс24.

Перед началом разработки необходимо было разобраться в уже существующей логике портала, определить взаимосвязи стандартного функционала Битрикс24 с ранее выполненными доработками и понять, какие изменения можно реализовать средствами платформы, а где требуется собственная разработка.

Поэтому проект фактически объединил несколько направлений:

аудит и стабилизация существующего решения → разработка нового функционала → автоматизация процессов → интеграции → развитие интерфейсов → инфраструктурные работы.

Развитие системы внутренних заявок

Одним из крупных направлений стала дальнейшая автоматизация работы сотрудников с внутренними заявками и запросами.

Существующий пользовательский интерфейс был расширен с учетом различных ролей сотрудника в процессе. Пользователь получил возможность работать не только со своими обращениями, но и с процессами, в которых он участвует в другой роли. Для руководителей была предусмотрена дополнительная логика просмотра информации по сотрудникам с учетом организационной структуры.

При разработке потребовалось связать интерфейс портала с иерархией подразделений и реализовать получение необходимых данных динамически.

В результате Битрикс24 стал не просто реестром заявок, а ролевым рабочим пространством, в котором отображаемая информация зависит от позиции сотрудника в конкретном процессе и организационной структуре.

Управленческие показатели непосредственно в интерфейсе

Для ряда внутренних процессов были разработаны дополнительные информационные элементы, позволяющие непосредственно в интерфейсе Битрикс24 отображать текущие показатели обработки обращений.

Пользователи могут видеть состояние очереди и другие рассчитанные показатели, а правила их отображения и пороговые значения могут настраиваться под особенности конкретного процесса.

Таким образом, сотруднику не требуется переходить в отдельную аналитическую систему для получения базовой оперативной информации: необходимые данные доступны непосредственно в рабочем интерфейсе.

Смарт-процессы и автоматизация внутренних регламентов

Отдельное направление проекта — развитие смарт-процессов Битрикс24.

Для одного из регламентированных процессов, связанных с работой региональной структуры Общества, была создана отдельная цифровая модель.

В ней были предусмотрены:

• специализированная форма ввода данных;
• набор этапов прохождения процесса;
• обязательность данных в зависимости от текущего этапа;
• автоматические переходы между стадиями;
• уведомления участников;
• работа с документами;
• распределение ролей;
• отдельная модель прав доступа.

Часть полей и элементов формы динамически изменяется в зависимости от ранее выбранных пользователем параметров.

За счет этого достаточно сложный организационный регламент был перенесен в Битрикс24 и превратился в управляемый цифровой процесс, где система самостоятельно контролирует последовательность этапов и наличие необходимых данных.

Работа с организационной структурой

Стандартное представление информации о сотрудниках было расширено собственным компонентом.

Задача заключалась в том, чтобы корректно отображать взаимосвязи сотрудников не только в рамках одного подразделения, но и с учетом более сложной структуры подчиненности.

Это позволило использовать организационную структуру Битрикс24 как источник данных для других элементов портала: внутренних заявок, пользовательских интерфейсов и ролевой логики.

Также были разработаны дополнительные корпоративные справочники, автоматически связанные со структурой организации.

В результате оргструктура стала не просто справочной информацией, а одним из элементов бизнес-логики портала.

Интеграции с внешними системами

Часть процессов заказчика выходит за пределы Битрикс24, поэтому еще одним направлением проекта стала серверная интеграция с внешними корпоративными сервисами.

Для этого были разработаны собственные активности и механизмы API-взаимодействия.

Пользователь может инициировать необходимую операцию непосредственно из Битрикс24, а портал самостоятельно формирует и передает данные во внешнюю систему.

Аналогичный подход был применен для автоматизации отдельных логистических операций.

Это позволило сохранить Битрикс24 в роли единой точки входа сотрудника, не заставляя пользователей вручную переносить данные между различными информационными системами.

Развитие корпоративного интерфейса

Значительная часть Битрикс24 у заказчика адаптирована под собственную корпоративную среду.

В ходе проекта команда «Цифрового Элемента» продолжила развитие пользовательского интерфейса:

• переработала отдельные элементы профиля сотрудника;
• адаптировала навигацию;
• настроила отображение необходимых корпоративных сервисов;
• доработала главную страницу;
• скорректировала доступность отдельных возможностей в зависимости от пользовательского сценария;
• реализовала дополнительные интерфейсные компоненты.

Целью было не просто изменить внешний вид Битрикс24, а убрать из интерфейса лишние для конкретных ролей элементы и сделать портал более понятным для сотрудников.

Восстановление кастомизированного портала после обновления

Отдельной технической задачей стала работа с последствиями обновления Битрикс24.

При глубокой кастомизации коробочной версии корпоративного портала обновление платформы может затрагивать существующие интерфейсные и функциональные доработки.

После обновления потребовалось провести диагностику и восстановить ряд элементов: страницу авторизации, пользовательские профили, меню, корпоративную навигацию, отдельные визуальные компоненты и правила доступа.

Команда последовательно проанализировала возникшие несовместимости и адаптировала существующий функционал к обновленной версии платформы.

Для заказчика это было принципиально важно: необходимо было сохранить преимущества обновляемой коробочной платформы и одновременно продолжить использовать разработанный под внутренние процессы функционал.

Развитие аналитических возможностей

В корпоративной базе знаний были реализованы дополнительные возможности визуального представления данных.

Для пользователей предусмотрены интерактивные графические блоки, которые позволяют работать с несколькими показателями и визуально сравнивать необходимую информацию непосредственно внутри корпоративного портала.

Enterprise-инфраструктура и отказоустойчивость

Проект затронул не только прикладной функционал Битрикс24.

Для корпоративной системы такого масштаба важны возможность дальнейшего масштабирования, воспроизводимость инфраструктуры и устойчивость к отказам.

В рамках технического направления была проработана кластерная архитектура Битрикс24 Enterprise с использованием контейнерного подхода.

Архитектура предусматривает распределение сервисов, балансировку нагрузки, репликацию данных и общее файловое пространство.

Такой подход создает технологическую основу для дальнейшего развития корпоративного портала и позволяет масштабировать отдельные компоненты системы по мере изменения нагрузки.

Самое сложное в проекте

Главная сложность проекта заключалась не в разработке одного большого модуля.

Необходимо было развивать уже существующую и значительно кастомизированную Enterprise-инсталляцию Битрикс24, не нарушая работу действующих процессов.

Одновременно команда работала с несколькими уровнями системы: пользовательский интерфейс → организационная структура → смарт-процессы → бизнес-логика → права доступа → API-интеграции → серверная инфраструктура.

Изменение одного элемента могло затронуть другие части корпоративного портала, поэтому требовалось учитывать архитектуру решения в целом, а не рассматривать технические задания как независимый набор небольших доработок.

3. Результаты сотрудничества

За 3 месяца команда «Цифрового Элемента» выполнила запланированный комплекс работ по развитию корпоративного Битрикс24 Российского общества «Знание».

Заказчик сохранил уже сформированную корпоративную среду, при этом получил существенно более развитую платформу:

• внутренние процессы получили дополнительную автоматизацию;
• сотрудники — более удобные ролевые рабочие интерфейсы;
• руководители — дополнительные возможности контроля заявок и процессов;
• организационная структура стала использоваться непосредственно в бизнес-логике;
• появились новые автоматизированные смарт-процессы;
• Битрикс24 был связан с внешними информационными системами через API;
• восстановлена корректная работа кастомизированных элементов после обновления;
• пользовательский интерфейс был дополнительно адаптирован под корпоративные сценарии;
• сформирована техническая основа для дальнейшего масштабирования Enterprise-инсталляции.

Главный результат проекта — Битрикс24 продолжил развитие из универсального корпоративного портала в адаптированную под специфику заказчика цифровую платформу для внутренних процессов и сервисов.