Цифровая трансформация «УралБизнесГрупп»: пятикратное сокращение ручных операций через единую платформу на Битрикс24

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

«УралБизнесГрупп» — поставщик комплексных решений в области промышленного смазывания, официальный дистрибьютор FUCHS Petrolub AG на территории УрФО и представитель SKF Lubrication System Germany GmbH в Челябинской области. Специфика бизнеса выходит за рамки простой торговли: компания ведёт проектную работу с промышленными предприятиями, включающую подбор технических решений, сопровождение клиентов и согласование коммерческих предложений, договоров и сервисных работ.

К моменту старта проекта компания активно росла, но операционная модель не успевала за масштабом. Часть процессов была автоматизирована, однако значительная доля операций выполнялась вручную, а информация передавалась через почту, звонки и личные коммуникации. Это создавало ряд системных проблем:

• разрозненность инструментов для работы с клиентами, документами и задачами;
• сложный цикл согласования документов между коммерческими, техническими и административными подразделениями;
• высокая зависимость процессов от человеческого фактора;
• потери информации при передаче между отделами;
• отсутствие прозрачности исполнительской дисциплины;
• двойной ввод данных из-за отсутствия интеграции с учётной системой 1С.

Руководству требовалась единая цифровая среда, способная централизовать работу сотрудников и обеспечить управляемость процессов. Перед нашей командой были поставлены следующие задачи:

• создать единое корпоративное пространство для всех подразделений;
• автоматизировать полный цикл работы с клиентами в CRM с учётом нескольких направлений бизнеса;
• формализовать и автоматизировать внутренние согласования;
• внедрить прозрачную систему постановки и контроля задач;
• реализовать интеграцию корпоративного портала с 1С;
• снизить объём ручной работы и зависимость от человеческого фактора;
• повысить скорость принятия управленческих решений за счёт актуальных данных.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Проект строился как комплексная цифровая трансформация, а не просто внедрение отдельного инструмента. Работы охватили несколько взаимосвязанных блоков.

Корпоративный портал Битрикс24 был развёрнут на выделенном сервере с настройкой необходимой инфраструктуры. В рамках запуска выполнены подключение корпоративной телефонии, интеграция электронной почты, настройка структуры компании, создание ролей и матрицы прав доступа, обучение сотрудников и консультационная поддержка. Портал стал единой рабочей средой для коммерческих, административных и руководящих подразделений.

Многоконтурная CRM стала одним из самых сложных и уникальных решений проекта. Для каждого направления деятельности компании была разработана собственная модель продаж:

• отдельные воронки и стадии продаж;
• индивидуальные карточки сделок и наборы полей;
• собственные роботы, триггеры и бизнес-процессы обработки клиентов;
• доработанные карточки контактов и компаний с расширенной информацией.

Фактически внутри одного портала была реализована единая экосистема управления продажами, учитывающая специфику каждого подразделения. Также выполнен перенос исторических данных из CSV и XLSX источников.

Автоматизация бизнес-процессов и согласований потребовала предварительного BPMN-моделирования. Совместно с заказчиком мы проанализировали существующие сценарии, формализовали процессы и перенесли логику в цифровую среду. Были автоматизированы маршруты согласования:

• коммерческих предложений и договоров;
• счетов и платежей;
• командировок и отпусков сотрудников.

Каждый процесс получил чёткую логику прохождения, контроль сроков, автоматические уведомления и возможность контроля со стороны руководителей. Вместо бумажного документооборота и длительных цепочек переписки компания получила прозрачную систему управления согласованиями с едиными механизмами контроля, уведомлений и эскалаций.

Интеграция с 1С исключила двойной ввод данных. Обеспечен двусторонний обмен данными и синхронизация информации для работы коммерческих подразделений и руководства. Сотрудники получили возможность работать в едином информационном пространстве без переключения между системами.

Кастомизация модуля «Задачи и проекты» адаптировала стандартный функционал под реальные бизнес-сценарии заказчика. Реализованы дополнительные роли пользователей, специальные механизмы фильтрации, расширенные сценарии контроля исполнения и адаптация интерфейсов под различные категории сотрудников.

3. Результаты сотрудничества

После внедрения Битрикс24 компания получила полноценную цифровую платформу для управления продажами и внутренними процессами. Ключевые эффекты:

• объём ручных операций сокращён в 5 раз;
• все клиентские данные собраны в единой CRM-системе;
• стандартизированы процессы работы различных подразделений;
• автоматизированы ключевые маршруты согласования;
• исключены потери информации между отделами;
• повышена прозрачность исполнительской дисциплины;
• ускорено принятие решений руководством;
• обеспечена бесшовная интеграция коммерческих процессов с 1С;
• создано единое цифровое пространство для работы сотрудников.

Руководство получило инструменты оперативного контроля и аналитику в режиме реального времени. Сотрудники — понятную единую среду без необходимости переключаться между разрозненными сервисами и дублировать данные.