Заменили Excel на систему динамических цен и сократили подготовку коммерческого предложения с 15 минут до 30 секунд

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Отдел продаж логистической компании Exmail нуждался во внутреннем цифровом инструменте, который позволял бы мгновенно рассчитывать стоимость доставки по конкретному направлению, сравнивать собственные тарифы с предложениями конкурентов, гибко управлять маржой и скидками, автоматически формировать готовое коммерческое предложение и сократить цикл его подготовки буквально до секунд.

До начала проекта менеджеры работали с разрозненными Excel-файлами, тарифными таблицами и ручными расчётами. Сравнение с конкурентами занимало заметное время и создавало постоянный риск ошибок — каждая цифра пересчитывалась вручную, а актуальность данных зависела от того, насколько своевременно обновлялись таблицы. Итоговая цель проекта формулировалась предельно ясно: превратить ценообразование из хаотичного, завязанного на ручной труд процесса в управляемую цифровую систему, которая напрямую влияет на скорость и качество продаж.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Ключевая работа над проектом началась не с интерфейса, а с глубокой аналитики. В течение двух месяцев бизнес-аналитики детально изучали тарифные таблицы Exmail и его конкурентов, сопоставляли разные форматы расчётов, выявляли зависимости по весу, направлениям, НДС и срокам доставки. У каждого конкурента была собственная логика тарификации, свои диапазоны веса и свои правила расчёта — поэтому задача заключалась не в простом сравнении цифр, а в приведении десятков разрозненных таблиц к единому алгоритмическому стандарту и формировании нормализованной модели данных для базы. По сути, на этом этапе была разработана полноценная математическая модель сравнения рынка, которая легла в основу всей будущей системы.

Только после этого команда перешла к разработке самого инструмента на Laravel и Vue.js. Центральным элементом продукта стал экран расчёта и сравнения: менеджер выбирает направление, вес груза, вид услуги, конкурентов и параметры сравнения, желаемую скидку и маржу — и система мгновенно рассчитывает тариф Exmail, показывает цены конкурентов, выводит разницу в процентах, отображает сроки и итоговую стоимость с НДС и без НДС, а также цену с учётом скидки и маржи. Менеджер получил возможность видеть весь рынок в одном окне и управлять ценой сделки в реальном времени — увеличивать или снижать маржу, давать индивидуальную скидку, сохраняя при этом конкурентоспособность предложения.

После расчёта система автоматически формирует коммерческое предложение с возможностью предпросмотра, экспортирует его в PDF и Excel и отправляет клиенту напрямую по email или WhatsApp — весь цикл подготовки КП сократился до 30 секунд. Для типовых маршрутов отдельно реализовали режим ТОП-100 направлений: список самых популярных маршрутов с расчётом без ручного ввода данных, что дополнительно ускорило работу в массовых сценариях продаж.

Отдельным крупным блоком стала административная панель, через которую бизнес получил возможность полностью управлять логикой системы без вмешательства в код: назначать пользователей и роли, редактировать параметры сравнения, добавлять и отключать конкурентов, управлять списком услуг, загружать тарифы через Excel, настраивать шаблоны коммерческих предложений и корректировать формулы расчёта НДС и маржи. Параллельно реализовали реестр всех созданных КП — с фильтрацией по дате и менеджеру, быстрым просмотром, повторной отправкой и экспортом, — что превратило систему из простого калькулятора в полноценный инструмент контроля продаж.

3. Результаты сотрудничества

Внедрение системы дало компании Exmail измеримый экономический эффект. Подготовка коммерческого предложения сократилась с 12–15 минут ручного расчёта до 30 секунд — при 20 КП в день это экономит около 3,8 часа рабочего времени на одного менеджера, а в масштабах отдела из 8 человек — порядка 660 часов в месяц.

Средняя маржа выросла на 3–5%: раньше она выставлялась вручную и часто занижалась, а при среднем обороте направления в 25 млн ₽ в месяц даже 3% прироста дают около 750 000 ₽ дополнительной валовой прибыли. За счёт мгновенного сравнения с конкурентами менеджеры получили возможность точечно снижать маржу ровно настолько, чтобы обойти конкурента, не прибегая к избыточным скидкам или «перепродаже» — оценочный рост конверсии составил 8–12%.

В целом скорость подготовки КП сократилась на 45%, количество ошибок ручного расчёта заметно снизилось, а управляемость маржой существенно выросла. В итоге компания получила не просто калькулятор тарифов, а полноценную систему контроля прибыльности сделок — инструмент динамического ценообразования, дающий реальное стратегическое преимущество на конкурентном логистическом рынке.