Кейс Аспро.Cloud: Про.К — документооборот с 300+ экспертами в CRM и управление проектами корпоративного университета

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Про.К — корпоративный университет на аутсорсе, 20 человек. Компания создает системы обучения под стратегические задачи бизнеса: групповые тренинги, индивидуальные программы, авторские решения с нуля. Для линейных менеджеров промышленного предприятия команда написала управленческую сказку — когда стандартных обучающих материалов не было, решение разработали с нуля.

Компания работала в Excel. На старте этого хватало. По мере роста проектов и числа внешних экспертов объем данных вышел за границы управляемости: информация путалась даже при продвинутом знании формул. Требования к системе были четкие: контроль статусов в реальном времени, учет трудозатрат, быстрые отчеты.

Предыдущий опыт с другой системой управления проектами оказался неудачным — неинтуитивный интерфейс требовал адаптировать реальные процессы под программу. Аспро.Cloud нашли по рекомендации.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Нестандартное решение — применение модуля CRM для документооборота с внешними экспертами, а не для работы с клиентами. Про.К сотрудничает с десятками самозанятых и ИП, каждому нужен договор, задание и акт. В системе настроены две воронки: «Договоры ИП/СЗ» с четырьмя этапами и «Задания ИП/СЗ» с пятью. Все эксперты хранятся в единой базе контрагентов. Шаблоны договоров готовы заранее и отправляются прямо из системы. Акт формируется автоматически из данных задания.

Для групповых обучений создана библиотека шаблонов проектов: 80-90% этапов повторяются. Специалист выбирает шаблон, задает параметры — и идет по чек-листу задач. Финансовый учет встроен в карточку проекта: план и факт по расходам в рамках бюджета заказчика.

Параллельно настроены два пользовательских списка: база экспертов-спикеров с специализацией и стоимостью, база слушателей с историей обучений сотрудников основного заказчика. Для планирования очных тренингов на собственной площадке — отдельный календарь «Бронь очных дней». База знаний собирает инструкции, памятки и чек-листы по каждому заказчику.

Андрей Рожнов, эксперт по групповым программам, поясняет, что все необходимые данные по экспертам — ценовая политика, история работ — теперь в CRM, без дополнительных источников. При новом запросе заказчика нужного специалиста находят по внутренней базе: ни команда, ни заказчик не тратят время на поиск.

3. Результаты сотрудничества

Команда из 20 человек управляет более чем 300 проектами в единой системе. Документооборот с внешними экспертами полностью перенесен в CRM: договор, задание и акт ведутся в одной цепочке без переключения между инструментами. Запуск нового обучения по шаблону занимает минуты вместо часов на настройку структуры с нуля.

База знаний снизила зависимость от передачи знаний «на словах»: новый сотрудник самостоятельно изучает регламенты. При активном расширении компании это критически важно для сохранения скорости онбординга. Дарья Носкова, эксперт по индивидуальным обучениям, отмечает, что без системы не представляет, как управлять таким объемом проектов.