Финучет рекламного агентства в разрезе проектов: кейс перехода на Аспро.Cloud

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Рекламное агентство с несколькими подразделениями вело финансовый учет в Google Таблицах и Excel. Производственники самостоятельно заполняли карточки проектов и анализировали рентабельность — сталкиваясь с постоянными сбоями формул и расхождениями форматов данных. Ошибки в расчетах приходилось долго искать и исправлять вручную: сводные таблицы из разных отделов не сходились, и каждый инцидент съедал часы рабочего времени.

Параллельно шли бесконечные звонки и сообщения бухгалтеру: оплачен ли счет, когда ждать поступление. Вместо работы бухгалтер тратил значительное время на коммуникацию. Инструмента для планирования платежей не было, кассовые разрывы возникали неожиданно — уже постфактум, когда ситуация требовала немедленного реагирования. Долгосрочное планирование денежных потоков давалось с большим трудом и требовало отдельного специалиста.

Финансовый директор агентства Павел сформулировал ключевое требование: нужна система с финансовым учетом именно в разрезе проектов, а не только на уровне компании в целом. Стандартные сервисы финучета закрывали учет на уровне организации, но не позволяли видеть финансовую картину по каждому проекту отдельно. Павел нашел информацию об Аспро.Cloud на профильном форуме — платформу рекомендовали за интегрированность: финансы, управление проектами и CRM в едином контуре. После изучения стало ясно: система закрывает все потребности агентства без набора разрозненных инструментов.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

После перехода каждый проект ведется в карточке Аспро.Cloud — все поступления и списания суммируются автоматически. Ключевое изменение — банковская интеграция: большинство транзакций подтягиваются из банков без ручного ввода. Добавлять вручную нужно только наличные операции. Команда сравнивает плановые показатели с фактическими в режиме реального времени: если расходы превышают план, сразу начинают разбираться в причинах и искать оптимизацию. Управленческие решения принимаются онлайн, а не в конце месяца, когда данные уже устарели.

Для анализа прибыльности по клиентам проекты объединяются в портфели. Руководство в любой момент видит плановые и фактические поступления по всем направлениям за любой выбранный период. От ответа на вопрос «Мы в плане или нет?» зависит выплата премий сотрудникам — поэтому актуальность данных имеет прямое денежное значение. Портфели позволяют быстро определить, какие клиенты и направления приносят больше денег и где нужно улучшить показатели.

Платежный календарь устранил хаос с планированием ликвидности. Раньше плановые расходы и поступления фиксировались как задачи в проектной системе с кучей лишних полей. Теперь все заводится в специализированном модуле: несколько понятных полей, и операция готова. После оплаты платеж автоматически появляется в модуле «Деньги», в карточке проекта загораются зеленые галочки. Кассовые разрывы видны заранее: в календаре понятно, когда и какую сумму нужно внести — планировать ликвидность теперь можно проактивно, а не разбираться с последствиями постфактум.

Бюджетирование переехало из таблиц в модуль Аспро.Cloud. Команда создает бюджеты в разрезе юридических лиц и проектов в форматах ДДС и ПиУ — в прогнозном режиме. Плановые значения указываются по каждой статье учета, затем анализируется план-факт и выявляются точки оптимизации. Горизонт планирования вырос с одного месяца до полугода: теперь понятно, как компания будет вести себя в разных сценариях. Отчет о прибылях и убытках формируется автоматически по всем проведенным операциям с разбивкой на производственные, коммерческие и административные расходы. Виджеты и дашборды не нужно собирать вручную — данные обновляются ежедневно, как только все операции закрыты и внесены.

3. Результаты сотрудничества

Вся компания полностью отказалась от Google Таблиц и Excel — перешла в единую систему. Время на подготовку финансовой отчетности сократилось с 2–3 часов, а иногда и целого дня, до ежедневного автообновления. Горизонт финансового планирования вырос с одного месяца до полугода. Финансовый директор тратит 1 час в день на администрирование всей системы — вместо многочасовой ручной работы со сводными таблицами. Кассовые разрывы из неожиданной проблемы стали управляемым элементом планирования.

Павел обучил сотрудников работе в системе — теперь они самостоятельно по инструкции заносят данные. По его словам, среди всех сервисов, которые он запускал, Аспро.Cloud отличается простотой внедрения: интерфейс интуитивный, есть подробные инструкции и оперативная поддержка. Он отметил, что в отличие от Excel, где формулы со временем ломаются и данные расходятся, в Аспро.Cloud дашборды и графики формируются автоматически — не нужен отдельный человек для ручного сбора отчетов.