Автоматизация финучета рекламного агентства в Аспро.Финансы

1. Вводная задача от заказчика, проблематика, цели

Финансовый учет велся через Excel и Google-таблицы, что приводило к ошибкам, задержкам и большим затратам времени на подготовку отчетности. Основные вызовы:

• отсутствовала автоматизация проектов и портфелей клиентов;
• платежи фиксировались вручную, что приводило к просрочкам;
• нет долгосрочного планирования и прогноза ДДС и ПиУ;
• отчеты формировались медленно и часто были недостоверны.

Цель проекта: создать единую систему финучета, сократить рутинную работу и повысить прозрачность управления финансами.

2. Описание реализации кейса и творческого пути по поиску оптимального решения

Внедрение решения Аспро.Финансы в агентстве Павел организовал самостоятельно. С самого начала он поставил задачу сделать процесс автоматизации финансов максимально прозрачным и управляемым для всей команды.

1. Контроль перерасходов по проектам

Что было до внедрения. В агентстве каждый проект велся как отдельная финансовая единица. Менеджеры проектов сами считали прибыль, данные часто попадали в финучет с задержкой, а форматы таблиц различались. При попытке свести все отчеты возникали трудности, перерасходы оставались незамеченными.

Как стало после внедрения Аспро.Финансы. Все денежные операции автоматически фиксируются в карточках проектов. Это позволило:

• Исключить ручной ввод операций — интеграция с банками сразу распределяет списания и поступления по проектам;
• Сразу видеть отклонения от плана и принимать решения по оптимизации затрат;
• Автоматически формировать финансовые отчеты ПиУ и ДДС по проекту, контрагенту, юрлицу и всей компании, без ручного переноса данных.

Теперь команда тратит меньше времени на сведение таблиц и может сосредоточиться на анализе финансовых показателей.

2. Управление финансами каждого клиента

Что было до внедрения. Если один клиент заказывал несколько услуг, создавалось столько же проектов. Разные подразделения использовали различные форматы отчетности, сведение данных занимало много времени. Команда не могла быстро понять:

• Сколько средств клиент перечислил;
• На что потрачены деньги;
• Какая прибыль получена от клиента.

Как стало после внедрения. Все проекты клиента объединены в портфели. Система формирует:

• Развернутые отчеты;
• Компактные виджеты с рентабельностью, балансом, поступлениями и расходами;
• Фильтры и поиск для анализа любой финансовой информации по услугам.

Это дало команде возможность оперативно оценивать, кто приносит агентству больше прибыли, а где требуется улучшить показатели.

3. Оплата счетов без просрочек

Что было до внедрения. Для оплаты счетов использовалась система управления проектами, где сотрудники создавали задачи, а бухгалтер закрывал их вручную. Этот процесс был долгим, с риском просрочек и штрафов.

Как стало после внедрения. Плановые платежи создаются в платежном календаре за пару кликов. Система автоматически помечает выполненные операции. Команда получила:

• Меньше просрочек;
• Экономию времени на планирование и проведение платежей;
• Отсутствие кассовых разрывов благодаря видимости остатков по счетам.

4. Долгосрочное планирование

Что было до внедрения. Финансовые планы на несколько месяцев или год отсутствовали. Стратегические решения не принимались — только оперативные, на основе текущих данных.

Как стало после внедрения. Система позволяет:

• Проводить бюджетирование по компании, юрлицам и проектам;
• Создавать прогноз ДДС и ПиУ;
• Контролировать план/факт, находить причины расхождений, оптимизировать издержки и корректировать бюджет.

5. Структурированная и актуальная информация о финансах

Что было до внедрения. Отчеты из таблиц содержали ошибки ввода, не соответствовали стандартам управленческого учета, сроки подготовки затягивались. Приходилось принимать решения на основе устаревших данных.

Как стало после внедрения. Отчеты ПиУ и ДДС формируются автоматически, данные полные, корректные и актуальные. Команда теперь анализирует:

• Отдельные проекты;
• Портфели проектов;
• Направления работы.

Финдиректор следит за всеми поступлениями и расходами, включая управленческие расходы, издержки по направлениям и ФОТ по отделам. Для удобства на рабочем столе настроены виджеты с ключевой финансовой информацией.

3. Результаты сотрудничества

• Финучет стал единым и прозрачным;
• 90% рутинной работы сокращено;
• автоматическое формирование отчетов по проектам, портфелям и юрлицам;
• контроль платежей и снижение просрочек;
• готовность к интеграции с 1С для автоматизации бухгалтерии.